Documentarea auditului vă permite să creați o bază pe care să trageți concluzii cu privire la corectitudinea procedurii și la suficiența, profesionalismul, acuratețea acțiunilor auditorilor care au implementat evenimentul. Din lucrările întocmite în timpul auditului, puteți obține cantitatea necesară de date pentru analiza activităților de audit și pentru evaluarea acestora.
Documentarea auditului vă permite să stabiliți controlul asupra controlului, indiferent dacă a fost organizat un audit intern sau a fost implicată o organizație terță parte. Dacă situația de conflict a ajuns în instanță, documentele formate în timpul auditului vor ajuta la apărarea poziției lor în instanța de stat, chiar dacă clientul este convins că serviciul a fost prestat insuficient.
Documentare: audit și hârtie
Este inacceptabil să neglijăm designul documentelor oficiale. Una dintre principalele sarcini ale unui specialist de audit este să compileze cu atenție în mod stabilit informații care au cel puțin o importanță pentru încheiere, precum și una care poate fi folosită pentru a demonstra poziția unuia. În plus, trebuie amintit că, pentru desfășurarea auditului, au fost introduse standarde federale, care trebuie îndeplinite fără greș. Documentația corectă și corectă a auditului, documentele de lucru ale auditorului vor servi drept dovadă a respectării regulilor stabilite la nivel de stat, ceea ce va ajuta la protejarea intereselor dvs. în caz de conflict cu clientul.
Prin documentație, este obișnuit să înțelegem astfel de materiale, documente formate în timpul auditului, pe care a lucrat auditorul. Aceasta include, de asemenea, datele furnizate de client auditorului, stocate de un specialist, după cum impun condițiile de verificare. În acest aspect, documentarea auditului unei întreprinderi mici are aceleași cerințe ca lucrul cu o companie medie și mare.
Neglijarea este inacceptabilă!
De ce organizarea auditului include întotdeauna planificarea lucrărilor cu o cantitate imensă de documente oficiale? Există mai multe justificări pentru astfel de fluxuri de lucru și oficiale, adoptate în rândul specialiștilor și firmelor care organizează inspecții.
Dacă auditorul poate furniza un plan de audit și o documentație de lucru, pe baza căreia s-a făcut o concluzie finală, aceasta înseamnă că auditul a fost realizat într-o manieră de înaltă calitate și completă. Dar în cazul în care nu s-a format documentație de lucru în timpul auditului, ei spun că verificarea a fost „falsă”. Putem presupune cu siguranță că raportul de audit a fost făcut literal de la zero. Dacă o astfel de poziție poate fi dovedită în instanță, compania își va pierde licența pentru activități de audit.
Aspecte importante
Motivul specificat nu este singurul, care obligă să trateze cu atenție problema documentării auditului. Așadar, prezența documentelor oficiale face posibilă monitorizarea cât de eficient, eficient, responsabilul de audit și-a îndeplinit sarcinile. Supervizorii pot monitoriza progresul muncii și pot lua măsuri în funcție de indicatori.
Dacă o entitate economică nu a fost nemulțumită de raportul de audit, documentația generată în fluxul de lucru poate fi un factor cheie în contribuirea la apărarea poziției cuiva. În unele cazuri, este suficient să prezentați aceste documente pentru a fundamenta concluziile, în altele va fi necesară dovedirea cazului lor în instanță.Trebuie amintit că instanța este o instanță destul de birocratică, care acordă multă atenție dacă toate lucrările au fost întocmite în timp util. Adică, planul de audit și alte documente pot fi un aspect decisiv, dovedind validitatea societății de audit.
Ce să mai cauți?
Standardele de audit, documentația de audit nu au fost inventate întâmplător. Este o abordare minuțioasă, atentă și minuțioasă a lucrărilor de hârtie, care permite să obțină cea mai mare optimizare a fluxului de muncă, adică să reducă la minimum eforturile, timpul personalului petrecut în activitățile planificate. Dacă documentele sunt standardizate, executate sistematic, fără să lipsească puncte importante, atunci auditorul poate prelucra rapid toate informațiile din ele, să le analizeze și să dea un rezultat corect și fiabil.
În același timp, auditorul are dreptul în fiecare caz să decidă ce volum de documentație a procesului de lucru este necesar și ce va deveni o pierdere de timp inutilă. În același timp, sunt luate în considerare standardele de documentare de audit, dar cheia va fi opinia profesională, „instinctul”. Examinatorul consideră un număr foarte mare de întrebări în timpul procesului de lucru și, în conformitate cu regulile, nu este necesar să se reflecte pe fiecare dintre ele în documentație. Documentarea este făcută doar din aspecte importante, semnificative.
Poziția oficială
Criteriile de audit au fost formulate pentru prima dată în 2006, când au intrat în vigoare standardele internaționale de audit. Chiar și atunci s-a indicat că documentația auditului a fost realizată astfel încât opinia auditorului să fie exprimată în mod corespunzător, precum și să aibă dovezi ale auditului în conformitate cu standardele internaționale, legile și cerințele aplicabile. Cerințele în sine în standardul actualizat au fost revizuite în direcția strângerii. După cum au explicat autorii inovațiilor, acest lucru a fost realizat pentru a îmbunătăți calitatea verificărilor efectuate.
În afară de obiectivul principal, adică îmbunătățirea calității, actualizarea cerințelor, au existat și o serie de altele, a căror realizare părea posibilă prin îmbunătățirea sistemului de gestionare a documentelor în timpul inspecțiilor. În special, auditorii au putut să își asume pe deplin responsabilitatea pentru sarcinile îndeplinite, să fie conștienți de acest lucru și, de asemenea, să-și demonstreze poziția în cazul în care reprezentantul clientului nu este de acord. Întrucât documentarea este realizată în toate etapele executării lucrărilor, rapoartele generate în timpul procesului sunt destul de complete și oferă o idee despre gradul de îndeplinire a sarcinilor, ceea ce este important atât pentru auditul curent, cât și pentru acumularea de experiență utilă în viitor. Dacă echipa de auditori are oportunitatea de a colabora cu un specialist cu mai multă experiență în acest domeniu, atunci prin documentele generate în timpul procesului de lucru, acesta primește o evaluare calitativă terță parte a sarcinii pe care a îndeplinit-o.
Aspecte de lucru
Dacă apelați la recomandările oficiale despre formatul și formatul documentației de audit care reflectă procesul de lucru, puteți găsi sfaturi persistente pentru a exclude documentele inutile din arhive. În special, nu este necesară stocarea de proiecte care au fost înlocuite cu cele mai avansate pe parcursul lucrării, nu este necesar să stocați copii ale rapoartelor care ulterior au fost refăcute, reformulate. În concluzii, înregistrările care nu conțin informații utile, inclusiv constatări preliminare, sunt de asemenea excluse din arhive. Nu este necesar să stocați documente care au fost corectate în viitor, precum și copii suplimentare.
Pregătirea documentelor legate de audit nu este o sarcină ușoară, de aceea se recomandă să-i încredințezi auditorilor experimentați, cu o înțelegere a regulilor de gestionare a documentelor și a lucrărilor de birou.În același timp, lucrările sunt formate astfel încât chiar și specialistul care nu a participat direct la audit ar putea trage concluzii despre caracteristicile evenimentului din documentație. Volumul lucrărilor efectuate, natura și timpul alocat acestora ar trebui să fie evident. Asigurați-vă că reflectați rezultatele, probele, concluziile făcute de dragul obținerii procedurii. Este considerat important să se înregistreze aspectele semnificative apărute în timpul auditului, precum și rezultatele obținute în timpul studiului lor.
Atenție maximă la tot ceea ce este important
În mod corect, documentația compilată profesional include în mod necesar un astfel de volum de informații din care este posibil să formezi un plan clar de verificare, să monitorizezi îndeplinirea sarcinilor de lucru și să tragi o concluzie care să reflecte situația reală din subiectul economic studiat. Documentația ar trebui să includă informații care să confirme în mod clar faptul că auditul a fost implementat ținând cont de legile, cerințele, actele de reglementare, juridice care reglementează această sferă de prestare de servicii în țara noastră.
Auditul: o problemă delicată
Una dintre sarcinile importante ale auditorului responsabil pentru documentarea fluxului de lucru este nu numai să asigure pe deplin auditul cu acte oficiale, ci și să organizeze acest lucru la timp, fără întârziere. De îndată ce începe o etapă specifică de lucru, pentru el este pregătit un document care reflectă toate datele pentru acest pas. În același timp, documentația care descrie etapa poate fi împărțită în trei grupe: formată la începutul lucrării, în proces, la sfârșitul etapei de verificare. În momentul primirii raportului de audit de către client, toate documentele în toate etapele trebuie să fie gata, întocmite conform regulilor de gestionare a documentelor în vigoare în stat.
Este important sau nu?
Din standarde rezultă că numai aceste date care au fost documentate în modul prescris sunt semnificative. Informațiile transmise verbal de către auditor către client nu constituie o confirmare a executării comenzii. Constatările orale nu pot fi un aviz de audit. În același timp, este permis să dea explicații verbale, clarificări ale datelor specificate în avizul scris.
Documentația de lucru conține date clasificate ca dovezi. Sunt considerate sursele principale de informații pe baza cărora se formează o concluzie. Astfel de certificate pot fi utilizate la generarea declarațiilor fiscale, precum și la procesarea altor valori mobiliare în diferite cazuri.
Remediază totul!
Când auditorul pregătește documentația care descrie fluxul de lucru, sarcina sa este de a descrie în detaliu toate aspectele semnificative. Atunci când caracterizează procedurile, specialistul își prescrie natura, limitele de timp alocate execuției, amploarea efectuată, date despre cine a lucrat la sarcină. În același timp, se presupune că posturile superioare controlează procesul de lucru la fiecare pas și nu este obligat să introduceți dovezi ale acestui fapt nicăieri.
Abordarea corectă a personalului este cheia succesului
Menținerea documentației care descrie procesul de verificare a unei entități economice începe în momentul în care un reprezentant al clientului trimite o scrisoare de cerere la adresa companiei de audit. Antreprenorul va numi un auditor responsabil care va fi specialistul principal în această sarcină. Este domeniul său de responsabilitate - documentarea auditului în cadrul cooperării cu un client dat. Asistenții sunt de obicei repartizați direct pentru a asista auditorul principal, care este responsabil doar de controlul personalului. Dar o astfel de schemă este convenită preliminar cu echipa de conducere și se obține permisiunea pentru aceasta. O abordare specială este practicată dacă compania de audit are un volum mare de comenzi, ceea ce duce la creșterea volumului de muncă al specialiștilor de frunte.Într-o astfel de situație, este posibil să încredințați lucrătorilor asistenți numai dacă există informații fiabile despre nivelul ridicat de profesionalism al acestora.