În orice organizație, fiecare document trebuie înregistrat și înscris într-un jurnal special. Acest lucru este valabil și pentru acordurile de muncă. Un registru de contracte de muncă, al cărui eșantion va fi analizat în continuare, este necesar în fiecare companie care ține evidența documentelor și a datelor angajaților săi.
Am nevoie de o revistă
Liderii organizațiilor ar trebui să înțeleagă că registrul contractelor de muncă și al acordurilor suplimentare nu este o pierdere de timp, ci o oportunitate de a vă asigura. În primul rând, este foarte convenabil. Toate informațiile despre documente sunt conținute într-un singur loc, în loc să stocați o grămadă de contracte ale tuturor angajaților pe biroul dvs. În al doilea rând, o revistă poate fi necesară dacă apar conflicte între angajat și angajator. În al treilea rând, datorită revistei, un agent de resurse umane poate emite orice informație unui angajat într-un timp scurt.
În unele organizații, se obișnuiește păstrarea mai multor astfel de jurnale: pentru contracte perpetue și pentru cele urgente.
Cuvântul de drept
Apropo, legislația nu indică nicăieri că este necesar registrul contractelor de muncă. Dar s-a întâmplat așa că aceasta este o lucrare de birou dată și regulile sale generale. Conform normelor, fiecare document trebuie stabilit. În plus, această revistă este listată în lista documentelor de management. Iar absența sa în organizație poate cauza probleme cu organismele de inspecție.
Angajații cu experiență din departamentul de personal susțin că prezența unui registru de contracte de muncă, al cărui eșantion va fi prezentat ulterior, facilitează semnificativ zilele de lucru și vă permite să organizați date despre angajați și să păstrați evidența acestora.
Completarea
Nu este reglementată prin lege cum ar trebui să arate exact un jurnal contabil. În cele mai multe cazuri, formularul registrului contractelor de muncă este un caiet obișnuit. Principalul lucru este că capacul este dens pentru o exploatare mai mare.
Pagina de titlu a jurnalului trebuie să indice numele organizației, numele jurnalului, începutul întreținerii acesteia. În continuare, pe prima foaie, sunt indicate persoanele responsabile cu întreținerea cărții. Dacă se presupune că persoanele autorizate se pot schimba, atunci este mai bine să introduceți informații despre ele în mod ordonat:
- Numărul în ordine.
- Detalii despre angajat.
- Titlul postului.
- Motivele pentru care această persoană poate aduce modificări jurnalului.
- Semnatura angajatului.
Completarea registrului contractelor de muncă poate fi denumită standard. Toate informațiile sunt introduse într-un tabel, numărul de coloane în care variază în funcție de dorințele organizației în sine. În medie, pot exista până la zece coloane. Tabelul este populat după cum urmează:
- Numărul de serie al înregistrării documentului.
- Data încheierii contractului.
- Numărul contractului.
- Detalii despre angajat.
- Denumirea poziției sau a specialității.
- Numele departamentului sau al unității.
- Perioada de valabilitate a contractului.
- Natura muncii.
- Prezența acordurilor suplimentare.
- Note speciale.
Opțional, puteți introduce o altă coloană, unde angajatul va semna lângă informațiile furnizate. În plus, semnătura va indica faptul că salariatul a primit o copie a contractului.
Cei care nu știu cum arată registrul contractelor de muncă, pot vedea exemplul de document din fotografia de mai jos.
Versiunea de hârtie
În ciuda faptului că epoca tehnologiei computerizate înflorește astăzi, aproape toate companiile păstrează o versiune pe hârtie a jurnalului de înregistrare.
În primul rând, acest document trebuie să fie cusut, numerotat și certificat de către șeful organizației. În al doilea rând, departamentul de personal se asigură că este mult mai convenabil să ții un astfel de jurnal. Și în al treilea rând, în jurnal ar trebui să fie semnături ale angajaților, care să indice acordul lor cu informațiile specificate.
Versiune electronică
Forma electronică de înregistrare a contractelor de muncă are atât pro, cât și contra. Fără îndoială, documentele electronice sunt foarte convenabile de utilizat. Grămada de dosare și hârtii nu se aglomerează pe birou și rafturi, deoarece totul este stocat pe un computer. Dar în versiunea electronică nu puteți obține semnătura angajatului în document și destul de des se întâmplă ca calculatoarele să se descompună și toate informațiile pot dispărea pur și simplu.
Prin urmare, mulți manageri de personal, dacă păstrează un jurnal electronic, este doar ca versiune de rezervă a suportului de hârtie.
De obicei, fac o versiune electronică în format Excel. Acest tabel are multe funcții și este ușor de completat. Formatul electronic al revistei este:
- controlul stocării informațiilor;
- secretul informațiilor;
- formarea instantanee a copiilor comenzilor și certificatelor;
- Căutare instantanee a documentelor necesare.
În plus, puteți păstra separat un registru suplimentar. acorduri privind contractele de muncă. Dar uneori este incomod să cauți informații despre un angajat în diferite documente. Este mai bine dacă aceste informații sunt evidențiate ca o coloană separată într-un document comun.
caracteristici
Există câteva funcții care se păstrează cel mai bine la înregistrare. Aceasta poate include:
- Registrul contractelor pentru contractele de muncă și contractele în sine pot fi începute din nou în fiecare an. Acest lucru este valabil mai ales în cazul întreprinderilor mari, unde există o mulțime de documente.
- Dacă persoana autorizată a comis o greșeală în introducerea informațiilor, nu se presupune amenzi pentru acest lucru.
- Un astfel de document ar trebui păstrat cel puțin 75 de ani.
- După ce jurnalul s-a încheiat, acesta trebuie să fie aprins și numerotat. În continuare, puneți sigiliul și trimiteți-l la arhiva documentelor, unde este de fapt depozitat.
- Dacă un contract pe durată determinată intră în categoria nelimitatelor, acest fapt trebuie înregistrat. În continuare, contractul este reînregistrat sau se face o notă corespunzătoare în jurnal.
- Liderul trebuie să certifice jurnalul de înregistrare, punându-și semnătura pe coperta din spate a caietului.
Cine ține o revistă
După cum am aflat deja, jurnalul de contabilitate contractuală este un document care confirmă prezența documentelor importante într-o organizație.
Conform regulilor, aceste documente sunt completate și întreținute de persoane autorizate. La baza acestuia, sunt angajații HR sau managerii de resurse umane. Aceștia sunt responsabili pentru diverse verificări, adică furnizarea completă de informații despre angajați.
Aceiași angajați poartă, de asemenea, responsabilitatea pentru originalele tuturor contractelor și acordurilor suplimentare pentru aceștia. Începeți aceste documente conform ordinului angajatorului.
Comanda stabilește:
- tipul de jurnal (hârtie sau electronic);
- angajat responsabil pentru exploatare forestieră;
- formular de jurnal de înregistrare.
Anterior, a fost prezentat un registru al contractelor de muncă (documentul-eșantion). Acum puteți vedea în fotografia de mai jos cum arată jurnalul pentru înregistrarea acordurilor suplimentare la contracte.
schimbări
Mai devreme se spunea că, cu o mică supraveghere, angajatul nu poartă responsabilitate sau penalități speciale. Dar totuși trebuie să completați cu atenție jurnalul.
Este strict interzisă efectuarea oricăror modificări, indiferent de tipul de document. Dacă un angajat autorizat face o greșeală gravă, jurnalul trebuie închis. Aceasta înseamnă că în ultima pagină a cărții este indicat motivul închiderii acesteia. În plus, problema trebuie raportată șefului companiei. Pentru a începe un nou jurnal contabil, trebuie să emiteți o comandă.
În ceea ce privește modificările suplimentare referitoare la un anumit angajat, acestea includ:
- destituirea din funcție;
- schimbarea condițiilor de muncă;
- transferul unui angajat într-un alt departament, diviziune sau schimbarea poziției unui angajat.
Pentru aceste informații, este creată fie o carte separată pentru acorduri suplimentare, fie o coloană separată în jurnalul de înregistrare a contractului.
Este important să ne amintim că un astfel de jurnal este important în primul rând pentru un angajat care păstrează informații despre angajați.
Datorită acestui document, puteți găsi cu ușurință informații în acele jurnale care au fost transferate de mult timp în arhivă. Și, de asemenea, revista este considerată confirmarea legală a existenței tuturor acelor contracte de muncă încheiate cu angajații care își desfășoară activitățile la întreprindere.