Un număr tot mai mare de întreprinderi rusești încep să studieze problemele asociate fluxurilor de informații. Ce este acest fenomen? Care este semnificația fluxurilor de informații pentru dezvoltarea organizațiilor? Care sunt caracteristicile aplicării metodologiei pentru studiul acestora pentru întreprinderile din diferite industrii?
Importanța practică a fluxurilor de informații
Printre domeniile în care fluxurile de informații au cea mai mare importanță practică se numără managementul întreprinderii.
Pentru a crește eficiența producției de bunuri, precum și calitatea acestora, pentru a stăpâni producția de noi tipuri și a introduce tehnologii avansate, liderii companiei utilizează o gamă largă de metode științifice și aplicate.
Fluxurile de informații din organizație contribuie semnificativ la calitatea muncii managerilor din toate domeniile notate.
Prin explorarea lor, companiile pot rezolva cu succes problemele asociate cu exploatarea resurselor de producție existente.
Utilizarea fluxurilor de informații în producție
Să luăm în considerare, prin ce mecanisme sunt implicate fluxurile de informații la întreprindere. De regulă, companiile încearcă să le construiască în proiecții de sistem. Baza pentru formarea căreia sunt resursele informaționale (având origine internă și externă).
tipic model de informare fluxurile în companie, așa cum am spus mai sus, reflectă interesul conducerii companiei pentru îmbunătățirea calității managementului. Construcția sa implică soluția următoarelor sarcini principale:
- introducerea sistemelor de control pe liniile de producție;
- analiza calității surselor de informații, colectarea acesteia, evaluarea importanței și perspectivele implicării în afaceri;
- modelarea mecanismelor de influență directă a informațiilor asupra proceselor de producție;
- crearea și actualizarea unei baze de cunoștințe corporative;
Algoritmul specific pentru construirea modelului depinde, de regulă, de specificul industriei companiei. În unele segmente, schimbul de informații atât în cadrul corporației, cât și cu piața externă poate fi dificil din cauza secretului sau a dificultăților tehnologice în compilarea datelor în fișiere și transmiterea lor ulterioară către destinatar.
Tipuri de fluxuri de informații
Criteriile de clasificare general acceptate, care ar face posibilă denumirea fără echivoc a tipurilor de fluxuri de informații, nu au fost încă dezvoltate în școala modernă de marketing rusă. Prea multe aspecte problematice care reflectă explorarea datelor. Cu toate acestea, printre experți există un model destul de răspândit care împarte fluxurile în tipuri în funcție de natura informațiilor. Deci, pot fi:
- financiar;
- tehnologie;
- de introducere pe piață;
Aceasta, desigur, este departe de o clasificare exhaustivă a fluxurilor de informații. Desigur, lista continuă. Exemple specifice de fluxuri de informații pot fi foarte diferite. Este important să nu le confundați din cauza armoniei lor cu fenomenele din industrie. De exemplu, fluxurile financiare și de informații care implică canale de numerar și de decontare care nu reflectă informații, statistice sau analitice, despre fluxurile de numerar nu sunt același lucru. Cu toate acestea, primele pot fi completate calitativ de cel de-al doilea.
Implicarea firelor ca instrument competitiv
Dacă în companie este introdus un sistem de funcționare corectă a fluxurilor de informații, acest lucru poate deveni un avantaj competitiv semnificativ pentru companie. În ce aspecte?
În primul rând, în controlul proceselor. Când angajații responsabili ai companiei sunt furnizați în mod corespunzător informațiile necesare, acest lucru le permite să optimizeze mai eficient anumite etape de producție. Informațiile obținute de specialiști ne permit să identificăm tehnologiile care sunt cele mai semnificative din punct de vedere al rentabilității afacerii, precum și să le introducem pe cele care ar putea deveni astfel.
Un alt avantaj oferit de analiza fluxurilor de informații este îmbunătățirea calității managementului la nivel de personal.
Deținând datele necesare, corporative structuri de management personalul are la îndemână un instrument care permite organizarea mai eficientă a structurilor corporative interne.
Un alt factor competitiv pe care o companie îl poate obține folosind fluxurile de informații în activitatea sa este distribuirea mai bună a resurselor financiare și materiale.
Deținând informațiile necesare, managerii vor ști în ce volume și unde să direcționeze mai intens fluxurile de numerar și materiile prime și unde mai puțin.
Toți cei trei factori observați fac compania mai puternică în confruntarea potențială cu concurenții. Fluxurile de informații fac posibilă, în primul rând, depășirea jucătorilor de pe piață datorită construirii unei comunicări mai bune între structurile corporative interne. Drept urmare, producția este mai eficientă, profitabilitatea este mai mare, prețurile sunt mai competitive și, prin urmare, crește atractivitatea în ochii cumpărătorilor sau a clienților din segmentul lor.
Practică de gestionare a informațiilor
Prin ce mecanisme practice gestionează companiile fluxurile de informații? De regulă, baza pentru schimbul de date și analiza este interacțiunea angajaților responsabili pentru munca în domeniile relevante, prin documente corporative interne, rețele și resurse web, uneori surse financiare. În ele, de regulă, în cea mai fiabilă formă (spre deosebire de, de exemplu, negocieri orale, corespondență între angajați etc.), este descrisă starea actuală (sau planificată) într-o anumită structură a organizației.
Există o categorie specială de persoane implicate în gestionarea sistemului informațional corporativ - generatoare de informații. Dețin autoritatea tipurilor de date discutate mai sus. Principala nuanță este aceea că într-o întreprindere (mai ales dacă este o companie mare), în unele cazuri, este problematic să se identifice angajați care au participat la generarea anumitor informații. Motivul principal este că o parte semnificativă a documentelor (în special a celor financiare) trece prin proceduri de aprobare și ajustare în mai multe etape la nivelul diferitelor niveluri de management.
Lucrările „autorilor” fluxurilor de informații pot fi fie spontane (adică documentele sunt formate ca un produs secundar al activității principale de muncă), fie efectuate în mod regulat - aceștia pot fi specialiști a căror sarcină este să genereze cât mai multe date referitoare la activitățile companiei.
Datele extrase din documente corporative interne și din alte surse cu semne de fiabilitate sunt încărcate în sistemul informațional (vom fi de acord că există deja în companie). După aceea, informațiile sunt analizate și se ia o decizie cu privire la utilizarea documentelor. Dacă sunt prescriptive (de exemplu, sunt instrucțiuni), atunci managerii pot considera necesar să le facă ajustări sau, invers, să le lase neschimbate. Dacă acestea sunt, să spunem, documente contabile, atunci concluziile relevante cu privire la acestea pot fi transferate departamentului financiar pentru analize și raportări ulterioare.
În final, totul se rezumă la asigurarea faptului că fluxurile de informații sunt implicate cumva. Iar cele care nu au niciun folos practic au fost excluse din circulație. Semnificația aplicată este principalul criteriu pentru informații dintr-o întreprindere.
Tehnologia de rețea
O serie de experți numesc utilizarea tehnologiilor de rețea principalul criteriu pentru calitatea funcționării unui sistem informațional corporativ. Ce se înțelege aici?
Cert este că mișcarea fluxurilor de informații, în mod ideal, potrivit specialiștilor, ar trebui să se bazeze pe principiul multi-vectorului. Adică, cu atât sunt mai puțin închise (precum și unidirecționale) canale - cu atât mai bine. Cu cât sunt mai competenți implicați în generarea și partajarea datelor, cu atât este mai eficientă afacerea. Din punct de vedere tehnologic, rețeaua va fi cel mai optim canal pentru interacțiunea lor. În practică, poate fi un site web corporativ. Acest lucru nu este neapărat public - accesul utilizatorilor de internet poate fi complet sau parțial limitat.
Tehnologiile de rețea, desigur, sunt utile și în ceea ce privește crearea relațiilor dintre companie și jucătorii externi, care, apropo, pot fi și generatori de informații. Fluxurile de informații externe, care apar, de exemplu, sub formă de solicitări ale clienților sau oferte comerciale ale altor organizații, în multe cazuri sunt date cu semnificație practică.
De exemplu, după ce au primit de la clienți un anumit set de solicitări pentru eliberarea de mărfuri cu caracteristici care încă nu sunt caracteristice produselor, conducerea companiei poate decide lansarea acestor produse în producție. Întrucât cumpărătorul dorește să le vadă pe ghișeu, el a informat despre dorințele sale prin canalul de informații furnizat de companie. Capacitatea de a comunica cu clienții poate fi, de asemenea, considerată un avantaj competitiv în afaceri.
Criterii de calitate a informațiilor
Având în vedere modul în care se formează fluxurile de informații externe și interne, putem studia criteriile care determină calitatea informațiilor primite în circulația corporativă internă. Printre astfel de experți se numără:
- relevanță (actualitatea);
- veridicitate (verificabilitate);
- relevanța (reflectarea problemelor reale);
- utilitate (valoare aplicată);
- inteligibilitate (interpretare fără echivoc);
- exhaustivitate (nu este necesară clarificarea faptelor);
Procesul, care presupune verificarea informațiilor care circulă în interiorul companiei, pentru criteriile de mai sus, unii experți apelează la control (din controlul englez). Sarcina specialiștilor responsabili de această lucrare este de a reduce prezența datelor care nu îndeplinesc criteriile în sistemul informațional al companiei.
Despre control
Câțiva experți pun sensul suplimentar în termenul „control”. În special, există o opinie că aceasta este o activitate legată nu numai de analiza calității informațiilor, ci și de interpretarea acesteia, identificând aspecte care afectează semnificația aplicată a informației. În plus, există specialiști care reduc sensul termenului „control” doar la activitățile structurilor financiare și economice ale întreprinderii. Aceasta este, în opinia lor, toate informațiile care sunt în circulație în cadrul companiei ar trebui, în cele din urmă, utilizate pentru optimizarea profiturilor și cheltuielilor. Orice schemă de fluxuri de informații în conformitate cu acest concept ar trebui analizată pentru a avea impact asupra profitabilității întreprinderii.
Există experți care reduc oarecum funcțiile specialiștilor în control. În teoria lor, această activitate ar trebui limitată numai la culegerea de informații de la diferiți generatori și distribuirea acesteia către departamentele competente. În unele cazuri, controlerele pot forma optim, în funcție de evaluarea lor, structura fluxului de informații, formatul prezentării sale.Experții consideră că ar trebui analizată și interpretată de structuri specializate într-o anumită zonă a întreprinderii.
Adică relativ vorbind, statisticile care reflectă consumul de vopsea în timpul producției de jucării ar trebui transmise specialiștilor responsabili de etapa de producție corespunzătoare. Date financiare - în contabilitate etc. Controlul presupune doar o funcție statistică. Studiul fluxurilor de informații este realizat de structurile companiei competente.
Valoarea managementului fluxului de informații
Să încercăm să stabilim în ce aspecte se exprimă cea mai mare valoare a gestionării fluxurilor de informații. În același timp, suntem de acord că controlul ocupă una dintre funcțiile centrale ale acestui proces (și nu doar în ceea ce privește colectarea datelor și structurarea acestora).
Principala caracteristică a fluxurilor de informații este concentrarea obiectivelor de management. Totalitatea datelor care circulă în cadrul corporației determină o creștere calitativă a nivelului de cunoștințe al fiecărui departament, în mare parte datorită interacțiunii cu alte structuri ale companiei și recunoașterii reciproce a relevanței sarcinilor cu care se confruntă întreprinderea.
Lucrul cu fluxuri de informații, precum și controlul (cu condiția să existe o adâncime suficientă a utilizării acesteia) vă permite să detectați punctele slabe din afaceri. Legăturile individuale de producție sunt îmbunătățite, produsele companiei sunt din ce în ce mai bune și mai competitive.
Lucrul cu fluxuri de informații implică concentrarea resurselor companiei (nu numai materiale, ci și personal), identificarea celor mai puternice părți ale modelului de afaceri, găsirea de noi surse de creștere a competitivității, introducerea unor mecanisme inovatoare de producție care nu au fost testate anterior în companie.
Utilizarea fluxurilor de informații în logistică
În ce alte domenii sunt utilizate în mod activ fluxurile de informații? În logistică, cu siguranță. Care ar putea fi motivul pentru asta?
Întreprinderile care operează în domeniul producției și vânzărilor de mărfuri se caracterizează nu numai prin informații, ci și printr-o mare varietate de fluxuri de materiale - circulația produselor din fabrică către consumatori, cu și fără intermediari, în țară și în străinătate. De fapt, această funcție este responsabilitatea logisticii, care s-a dezvoltat într-o industrie independentă. Cea mai importantă caracteristică a acesteia este că în ea fluxurile de informații și materiale pot fi studiate simultan. Cum?
Experții consideră că gestionarea eficientă a fluxurilor de materiale depinde direct de calitatea procesării informațiilor care este utilizată în sistemele de logistică.
Aici mult depinde de nivelul de cunoștințe pe care managerii și specialiștii îl dețin care efectuează analiza corespunzătoare.
Cert este că logistica este o zonă relativ nouă pentru Rusia. Iar acele criterii caracteristice sistemelor informaționale, să zicem, de tip bancar sau de producție, nu sunt complet compatibile cu această industrie.
În primul rând, spun specialiștii, la nivel de metode și principii. Din punct de vedere tehnologic, fluxul de informații logistice poate fi bine explorat cu instrumente tradiționale. Dar cum să le folosească corect sub aspect metodologic, logistica rusă este doar să învețe să înțeleagă, spun specialiștii.
În același timp, experții din industrie, după cum spun analiștii, înregistrează progrese. Acest lucru se datorează în principal informatizării intensive a sectorului logistic. Acum, majoritatea angajaților companiilor ruse au acces la calculatoare și tehnologii de rețea, software dezvoltat în mod activ pentru activități de cercetare și analitice. Companiile de logistică au mai multe oportunități de a fi deschise în cadrul tehnologiilor de rețea - atât în ceea ce privește interacțiunea cu alți actori de pe piață, cât și în ceea ce privește schimbul de date cu clienții.
