Situația în care antreprenorii se confruntă cu necesitatea de a flash documente este departe de a fi neobișnuită. Documentele pot fi necesare pentru inspecția fiscală, fondul de pensii sau pentru depozitarea în arhivă.
Este strict interzis să lipiți documente sau să fixați cu o capsator. Pentru a evita problemele și pentru a nu câștiga reputația unei persoane analfabeți, trebuie să știți cum să clipești documente în conformitate cu toate cerințele.
Reguli generale
La prima vedere, poate părea că nu ar trebui să apară dificultăți în documentele obligatorii, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Procesul trebuie abordat în mod responsabil, astfel încât lucrările să fie într-o formă adecvată. Multe tipografii pot efectua această lucrare contra unei taxe stabilite și într-un timp scurt, însă nu orice om de afaceri va risca să încredințeze lucrări importante străinilor. Pentru a nu utiliza serviciile profesioniștilor de fiecare dată, merită să vă dați seama cum să clătiți corect documentele.
Structurile de supraveghere nu oferă antreprenorilor îndrumări specifice cu privire la această problemă, așa că trebuie să vă descurcați singur. Informațiile pot fi obținute din orientările din domeniul lucrărilor de birou.
Coaseți hârtie folosind fir
Cum să flash documente în acest fel? Pentru a face acest lucru, pregătiți accesoriile. Trebuie să aveți fire, ace și lipici. Procesul constă din trei etape:
- Pregătirea documentelor. Toate lucrările trebuie să fie stabilite în ordinea corectă și numerotate cu un creion în colțul foii. Găurile pot fi realizate cu ajutorul unui pumn sau folosind un pumn. În cazul în care există o mulțime de hârtii și este imposibil să le străpungeți cu un pumn de gaură, merită să folosiți un cui ascuțit și un ciocan. Numărul de găuri depinde de importanța și scopul documentului. Documentele de înaltă sensibilitate sunt capsate în cinci găuri pentru a evita răspândirea pliantului. Găurile trebuie să fie amplasate în partea stângă, în centrul câmpului liber. Distanța trebuie să fie de aproximativ trei centimetri de la o puncție la alta.
- Scrie-off. Înțelegând cum să coase documente cu fire, trebuie să știți nuanțele importante. În cele mai multe cazuri, este obișnuit să folosești firul sau firul LS-210. Sunt permise și alte fire durabile. Este necesar să începeți procesul din partea din spate a găurii, care este situată în mijloc. Se obișnuiește să se capseze documente de două ori pentru a da puterea dorită. Firul este adus în partea din spate a puncției centrale și este legat cu un nod. Dacă trebuie să fixați hârtii care nu au o valoare specială, puteți utiliza un fir obișnuit.
- Certificarea unui document. Pentru a certifica corect hârtia, este necesar să se pregătească o frunză mică, cu dimensiuni de 4 până la 5 cm. Pe foaie trebuie să indicați numărul de documente depuse în număr și cuvinte, precum și poziția, numele și inițialele persoanei responsabile. După aceea, certificatorul își pune semnătura și sigiliul, dacă este cazul. Marginile semnăturii și sigiliului trebuie să depășească autocolantele pliantului.
Cum se pregătesc lucrările pentru inspecția fiscală?
Orice antreprenor este obligat să furnizeze diverse rapoarte cu privire la activitățile sale, astfel că este necesară cunoașterea modului de a flash documente pentru serviciul fiscal. Pentru a evita neconcordanțele, este recomandabil să verificați cu persoana responsabilă regulile de fixare a documentelor.
La documentul finalizat ar trebui să existe o listă cu toate lucrările atașate. Lista trebuie anexată chiar la începutul cauzei și numerotată separat.De asemenea, este necesar să indicați datele documentelor și numărul de foi. Trebuie amintit că numărul este plasat pe foi, nu pe pagini. Dacă documentul este multi-volum, foile fiecărui volum sunt numerotate separat.
Pentru autoritățile fiscale, trebuie să flash documente în 3 găuri, nici mai mult și nici mai puțin. Distanța dintre perforații trebuie să fie mai mare de trei centimetri. Trebuie să le aranjați în câmpurile din partea stângă. Găurile se fac cu ajutorul unui ac sau cu un ac gros. Punctele trebuie să fie în mijlocul câmpului, astfel încât textul să fie clar vizibil. Toate găurile trebuie făcute astfel încât să fie strict unul sub celălalt.
Ce fir să coaseți?
Documentele pentru impozitare trebuie cusute doar cu un ac de piercing, folosind sfoară sau fir LS-210. Într-un caz extrem, este permisă intermiterea cu un fir de nailon pliat de mai multe ori.
Firul este afișat pe spatele ultimei foi. Capetele, a căror lungime nu poate fi mai mare de 6 cm, trebuie legate. Autocolantul este realizat în conformitate cu regulile general acceptate și este certificat prin semnătură și sigiliu. Capetele firului trebuie să fie libere.
Dacă documentul va fi păstrat mai mult de zece ani, trebuie efectuate cinci puncții. În acest caz, autocolantul trebuie să fie din hârtie țesut.
Coperta documentului
Trebuie să știți nu numai modul de aprindere a documentelor, ci și cum să alegeți o copertă pentru ele. Ele pot fi de trei tipuri: standard, non-standard și cele utilizate pentru depozitarea pe termen lung a hârtiilor. De regulă, de cele mai multe ori dimensiunile capacului sunt de 229 pe 324 mm, sunt utilizate pentru foi A4.
Dacă documentul este mai mare, trebuie să faceți o copie personalizată. Pentru a face acest lucru, puteți contacta tipografia sau faceți-vă singuri. Acele hârtii care trebuie păstrate mai mult de 25 de ani ar trebui să fie încadrate într-un capac puternic din carton gros. Dacă se presupune că documentul este transferat în arhiva de stat, materialul de acoperire nu trebuie să conțină acid.
Firmware cu 4 găuri
În funcție de cât timp sunt stocate documentele, execuția poate fi de două tipuri:
- Parțial, în care foile pot să nu fie numerotate. În acest caz, nu trebuie compilat un inventar și o foaie de certificare. Acest design este permis pentru documentele stocate nu mai mult de zece ani.
- Executarea completă este necesară dacă lucrările sunt în arhivă de mai bine de zece ani. În acest caz, trebuie să flash documente în 4 găuri.
Capacul trebuie să fie solid, din carton gros, a cărui grosime este de 0,35-1,5 mm. Elementele de descriere trebuie să fie amplasate în conformitate cu GOST 17914-72. La depunerea hârtiei, trebuie să vă amintiți că textul ar trebui să fie bine citit. Toate elementele metalice, cum ar fi agrafe de hârtie și capse, trebuie îndepărtate.
Pentru firmware în 4 găuri, trebuie să pregătiți un fir, un dispozitiv de prindere, ace mari și fire. Dacă există o mulțime de foi, este mai bine să faceți un burghiu.
Subtilitățile cusăturii arhivistice
Înainte de a clipi documentele, trebuie să verificați toate hârtiile și să le aranjați în ordinea corectă. Fișele de inventar trebuie numerotate separat. În final, este nevoie de un martor.
Dacă carcasa este parțial completată, cartonul trebuie aplicat în partea de sus și de jos. În cazul unui proiect complet, este necesar să se coase și să se lege cu ajutorul lipiciului PVA.
Pentru a fixa pachetul, ar trebui să folosiți opresiunea sau un dispozitiv special. Puncția inferioară și superioară trebuie amplasată la o distanță de 30 mm de marginile câmpurilor. Celelalte două găuri sunt situate la o distanță de aproximativ 80 mm față de punctiunile extreme.
Capetele firului trebuie să fie filetate în ace diferite și ținute în punctele din mijloc în partea din față. Firul este afișat din spate prin punctele extreme către partea din față. Filetat în continuare în găurile adiacente. Capetele trebuie să fie legate din spate.
concluzie
Raportarea corectă și gestionarea documentelor este unul dintre aspectele esențiale ale unei afaceri de succes. Prin urmare, managerii ar trebui să abordeze această problemă cu toată responsabilitatea și să știe să spele corect documentele.
