Condiții de depozitare a comenzilor personalului. Reguli de contabilitate și stocare a documentelor de personal

Este important ca fiecare angajator să știe ce perioade de depozitare a comenzilor pentru personal au loc. La urma urmei, siguranța documentației este responsabilitatea pe care o asumă fiecare companie. Nu trebuie să adune numai informații cu privire la personalul angajaților, ci să asigure și stocarea acestora. Și fără greș. Doar nu toată lumea știe ce presupune această documentație. Și cu atât mai mult, mulți nu înțeleg principiile stocării și înregistrării comenzilor pentru personal. Toate detaliile referitoare la aceste probleme sunt prezentate mai jos. Acestea vor ajuta să înțeleagă cât de mult și cât de exact sunt stocate informații despre angajați, precum și alte documente care pot fi atribuite documentației de personal.

Ce este asta

Primul pas este să vă dați seama ce este în joc. Ce sunt comenzile din punct de vedere al personalului? La urma urmei, înainte de a începe să stocați ceva, trebuie să înțelegeți complet cu ce documentație trebuie să lucrați.

Comenzi de personal - documente de reglementare relații de muncă între angajat și angajator. Această documentație este tot ceea ce poate indica fișiere și informații care se referă la activitate. Toate comenzile sunt împărțite în mai multe categorii:

• Documente de stocare pe termen lung.
• Lucrări pe termen scurt.
• Comenzi temporare.

În consecință, fiecare dintre categorii are propriile sale caracteristici. Prin urmare, înainte de a începe să studiați teoria stocării și a documentației contabile pentru personalul din companie, trebuie să înțelegeți la ce tip aparține acest lucru sau acel document. Numai după aceea, fără a încălca regulile stabilite, va fi posibilă desfășurarea proceselor studiate. Care sunt perioadele de retenție pentru comenzile personalului? Ce ar trebui să știe fiecare angajator despre acest moment?

Documente pe termen lung

Acum este timpul să luăm în considerare fiecare tip de documente listate anterior. S-a spus deja că acest lucru va ajuta la înțelegerea completă a cât de mult trebuie păstrată documentația. Dar contabilizarea tuturor tipurilor de valori mobiliare este aceeași. Prin urmare, întrebarea este de obicei simplă. Timp de depozitare documente de personal depind direct de tipul de hârtie. Prima este ordinele de stocare pe termen lung. Nu este greu de ghicit că vor fi luate în considerare de către angajator și păstrate mult timp. Cât de exact? Mai multe despre asta mai târziu.

Ce poate fi atribuit acestei documentații? Acestea sunt documente care descriu relația de muncă între angajator și subordonați și indică, de asemenea, factori de muncă semnificanți. Ce le poate fi atribuit? Acesta este:

1. Un contract de muncă cu ordin de muncă.
2. Documente de traducere.
3. Comenzi privind stabilirea unui anumit salariu într-o anumită poziție.
4. Certificate care confirmă premierea sau bonusul angajaților.
5. Lucrări despre călătorii de afaceri (lungi, străine).
6. Fișiere personale.
7. Formulare de cerere completate în timpul angajării.
8. Comenzi de respingere.

Nu de personal

Acum este clar ce documente sunt pe termen lung. Singurul lucru este că comanda pentru angajarea unui angajat este o hârtie, care se referă la personal. Dar există o ușoară excepție de la regulă. Ar trebui amintit.

Despre ce vorbești? Nu toate ordinele de muncă, împreună cu un contract de muncă, sunt ordine către personal. Lucrări similare au o excepție. Există așa-numitele comenzi pentru activitatea principală. Acestea includ următoarele:

• Un contract de muncă cu o comandă corespunzătoare.
• Modificări ale contractului de muncă (de transfer pentru o altă poziție, de exemplu).
• Documente privind demiterea cadrului.

Trebuie menționat că pentru activitatea principală aceste valori mobiliare vor fi luate în considerare doar în raport cu persoane fizice. De obicei, aceștia sunt directorii companiei, precum și contabili, șefi, adjuncți. Acest personal este adesea prescris în cartea companiei. Această regulă trebuie amintită dacă angajatorul dorește să afle care sunt termenii pentru stocarea comenzilor pe personal. Nu toate documentele se încadrează în această categorie.

Depozitare pe termen scurt

În continuare, trebuie să înțelegeți ce poate fi atribuit hârtiilor de depozitare pe termen scurt. Desigur, se va face un fel de contabilitate a comenzilor la personal în această situație. Dar după o perioadă scurtă de timp, astfel de documente vor fi distruse. Ce poate fi atribuit acestei categorii? Documentele de stocare pe termen scurt se numesc comenzi, care reglementează prompt performanța de către un angajat a unei anumite activități de muncă. Adică, acestea nu sunt documente atât de grave precum documentele privind concedierea sau un contract de muncă. Mai exact, putem distinge:

1. Comenzi de vacanta.
2. Direcții în călătorii scurte.
3. Documente care indică o varietate de acțiuni disciplinare.
4. Comenzi pentru trimiterea personalului la cursuri de formare sau formare continuă.

Dar asta nu este totul. Normele de stocare pentru documentele studiate au multe caracteristici și nuanțe. Pe lângă opțiunile deja luate în considerare, se poate distinge stocarea temporară și cea permanentă. Aceste cazuri nu sunt prea frecvente.

Temporar și permanent

Documentele temporare sunt orice ordine și instrucțiuni care nu joacă un rol semnificativ pentru muncă. De obicei, ele sunt importante la un moment dat. Iar după ce nu mai sunt necesare, sunt distruse. Există, de asemenea, comenzi de stocare permanentă. Cel mai adesea, numai dosarele personale ale managerilor și ale altor funcționari prescrise în statutul corporației pot fi diferențiate de documentele referitoare la personal. Contabilitatea și stocarea unei astfel de documentații se realizează în mod continuu. Și este distrusă numai după închiderea companiei.

Mult timp

Care sunt perioadele de retenție pentru comenzile personalului? S-a spus deja că mult depinde de ce fel de titluri în cauză. Există documentație pentru stocarea pe termen lung. Acesta trebuie sistematizat și luat în considerare în conformitate cu regulile stabilite. Și astfel de documente sunt păstrate mult timp.

Având în vedere că doar unele companii sunt capabile să lucreze mult timp după deschidere, putem spune că hârtia de depozitare pe termen lung nu trebuie distrusă în mod continuu. De ce? Cert este că comenzile de personal din această categorie sunt depozitate timp de 75 de ani. Și numai după această perioadă puteți face distrugerea. Doar unele corporații reușesc să funcționeze mai mult decât perioada specificată.

Este scurt?

Și care sunt perioadele de stocare a documentelor de personal care sunt clasificate drept pe termen scurt? O astfel de documentare poate trece în continuare prin faza de distrugere fără închiderea sau lichidarea organizației. Documentele pe termen scurt sunt de obicei păstrate timp de 5 ani. În unele cazuri (dacă este prescris în cartă) - 10. Dar nu mai mult.

Despre contabilitate și stocare

Câte comenzi de personal sunt stocate? Răspunde la această întrebare nu este dificil. Acum puteți acorda atenție regulilor de contabilitate pentru aceste documente. Acesta este, de asemenea, un punct important pe care orice angajator ar trebui să îl cunoască. La urma urmei, dacă există hârtii care sunt stocate pentru o anumită perioadă de timp, trebuie să păstrați cumva o evidență a acestora, altfel puteți pierde comenzi importante.

Acum există mai multe tipuri de stocare de documente. În orice companie, acestea trebuie implementate. Acum, companiile trebuie să creeze liste speciale de contabilitate a valorilor mobiliare pe personal, atât sub formă hârtie, cât și în format electronic.Apropo, al doilea poate fi neglijat. Dar forma de prezentare generală acceptată este o necesitate. Dar cum să efectuezi contabilitatea? Principiile pentru versiunile electronice și materiale sunt aceleași. Despre ei mai departe.

Principiile contabile de bază

Deci, contabilitatea comenzilor la personal este o chestiune responsabilă și este reglementată de standarde general acceptate. Toate documentele de personal trebuie să fie înregistrate. Dacă nu se face acest lucru, nu puteți depozita această hârtie sau aceea. Fără înregistrare - fără document. Ce se înțelege prin acest proces?

Înregistrarea comenzilor la personal este transferul detaliilor scrise pe documente în formulare de documentare specializate cu alocarea ulterioară a unui număr și data aprobării lucrării, astfel cum este înregistrată. Adică, atât în ​​interpretarea pe hârtie, cât și în interpretarea electronică, este necesară atribuirea unei denumiri digitale fiecărei comenzi. Și, de asemenea, scrieți-o într-o formă sau alta. Acesta este un articol obligatoriu.

Datele sunt înregistrate în registrele comenzilor pentru personal. De asemenea, intrarea are loc în baze de date electronice și arhive. Aceasta este singura modalitate de a înregistra și stoca complet documentele. Companiile asigură alegerea gratuită a formularului pentru salvarea documentației. Carta trebuie să conțină reguli conform cărora toate comenzile (sau cele specifice) sunt stocate atât în ​​versiuni de hârtie, cât și în format electronic. De remarcat este faptul că primul paragraf este de obicei obligatoriu. Este un document material care este capabil să confirme o anumită comandă.

Jurnal de ordine

Cea mai frecventă practică de înregistrare și stocare a documentației este o carte de ordine emisă de companie pentru personal. Acest document este un caiet mic. Conține numărul de comenzi, precum și principalele lor date (detalii). De exemplu, numele și data aprobării. Jurnalul de comenzi înregistrează hârtie de stocare permanentă, pe termen lung și pe termen scurt. Dar, dacă vorbim de documentare temporară, atunci nu trebuie introdusă într-un astfel de caiet. Cu excepția cazului în care compania furnizează un charter pentru un jurnal separat, destinat exclusiv comenzilor temporare. Este umplut până la sfârșit. Imediat ce se termină foile goale, trebuie să introduceți un nou document contabil în funcțiune. Cel vechi este depus și trimis pentru depozitare. Apropo, acesta este un document de contabilitate constantă.

înregistrări

Indiferent de comenzile despre care vorbește personalul, fiecare companie prevede stocarea arhivistică a documentelor. Aceasta este cea mai frecventă formă de contabilitate pe hârtie. Și toți. Nu neapărat în personal. Toate datele sunt trimise în arhive după ce nu mai sunt necesare. Sau cele care sunt deja efectuate. De exemplu fișiere personale ale angajaților. Imediat ce a fost semnat ordin de concediere precum și cazul în care cazul este închis, acesta trebuie trimis la arhivă pentru depozitare pentru o perioadă specificată. Există mai multe tipuri de sortare a datelor, dar mai multe despre acestea mai târziu.

Pentru început, trebuie menționat că arhivele pot fi prezentate în formă de hârtie (obligatorie), precum și în format electronic. Indiferent de aceasta, compania alege principiile organizării informațiilor stocate. Datele arhivistice au un inventar. Oferă o listă scurtă a tuturor documentațiilor stocate. Stocarea arhivistică a documentelor este cea mai convenabilă formă de înregistrare a datelor. Se folosește atât în ​​hârtie, cât și în format electronic. Trebuie menționat că documentele temporare nu sunt arhivate. Acestea sunt atașate la principalele valori mobiliare, apoi sunt distruse. Este recomandat să trimiteți toate comenzile de stocare temporară într-un loc separat și să nu le combinați cu cele pe termen lung sau pe termen scurt.

Sfaturi de sistematizare

Perioadele de păstrare a documentelor de personal sunt de înțeles. De obicei are vârsta de 5 și 75 de ani. Dar asta nu este totul. O atenție specială este necesară arhivelor.După înregistrarea comenzii, precum și plasarea ei în arhivă, este necesar să sistematizăm cumva toate datele disponibile. În acest scop, companiile folosesc mai multe principii:

• Stocarea documentației în foldere separate cu divizare în documente pe termen scurt și pe termen lung. Este recomandat să nu stocați toate hârtiile împreună.
• Sistematizare după an, lună și dată. Fiecare dosar cu documente este ordine pentru o anumită perioadă de timp. În interior, toate lucrările sunt întocmite ținând cont de înregistrarea lor în jurnalul de contabilitate (luni și zile). Astfel, sarcina de a găsi un anumit document este facilitată.
• Utilizarea locației prin numere de ordine ținând cont de ordinea alfabetică. Deja în interiorul fiecărui dosar, se recomandă sistematizarea prin numere de ordine, precum și cu majuscule.

Sfârșitul contabilității

Ce să faceți după expirarea stocării unui document în arhive? Un serviciu special din companie verifică actele. Apoi le sistematizează și dă anumite ordine de distrugere. În mod obișnuit, documentele sunt fie arse sau trecute printr-o tocătoare. În orice caz, comenzile nu pot fi aruncate pur și simplu. Tocmai pentru a le distruge. Pentru a aloca documente unui tip sau altuia, este implicată o comisie specială. Apreciază importanța comenzilor, le atribuie un termen de valabilitate. Și abia atunci sunt plasate în arhive într-o formă sau alta.