Marile corporații cu multe divizii se confruntă în mod inevitabil cu problema fluxului de lucru intern. În cadrul companiilor avansate, o astfel de procedură este computerizată, într-o versiune mai modestă, aceasta este corespondența cu transportatorii de hârtie. Cu toate acestea, normele de scriere de afaceri rămân aceleași pentru orice format. De obicei, un astfel de document se numește memo.
Pentru ce cazuri faceți un memoriu
Relația dintre unități este o chestiune delicată și uneori necesită scriere. Să presupunem că angajații mai multor unități la distanță geografice lucrează împreună la un proiect. Pentru a face schimb de informații fiabile, telefonul nu este suficient, sunt necesare surse scrise.
Sau o altă opțiune, mai puțin plăcută: trebuie să-l aduci pe angajat la răspunderea disciplinară pentru încălcarea sarcinilor oficiale. Cum se dovedește că a existat o astfel de încălcare, și în ce consta? Desigur, cu ajutorul surselor scrise: rezoluții, corespondență internă, instrucțiuni scrise și alte note similare.
Pot exista momente în care trebuie să faceți o solicitare sau să aduceți la cunoștința tuturor angajaților informații importante. Acest lucru se poate face folosind un memo.
Adică, o notă de probă poate fi utilă pentru o varietate de probleme ale întreprinderii:
- forței de muncă;
- prin acord;
- administrativ și managerial;
- disciplinare;
- administrative și economice;
- sindicat;
- informații.
Iar această listă nu este exhaustivă.
Detalii obligatorii
O notă este, în primul rând, un document și, prin urmare, ar trebui să fie compilată în conformitate cu regulile fluxului de lucru pentru afaceri, cu accent pe eșantion. Un memo scris întocmit în mod competent este destul pentru a rezolva o problemă de producție. Documentul trebuie să conțină următoarele informații:
- cui este adresat memoriul;
- care este esența, justificarea, trimiterea la legi, norme, instrucțiuni;
- aplicații - dacă există;
- cine a semnat - șeful unității, care are dreptul să semneze documente interne;
- cine a compilat - interpretul care a compilat direct nota de serviciu de probă;
- numărul de înregistrare al documentului și data la care a fost trimis destinatarului.
De regulă, înregistrările de servicii sunt întocmite de numărul de destinatari în original și o copie pentru expeditor. Dacă sunt mulți destinatari, atunci aceștia sunt enumerați în ierarhie în jumătatea dreaptă a foii.
Cum se scrie un memo
Un document de probă poate fi găsit în orice publicație de referință folosind o scrisoare de afaceri sau în colecții de documente de afaceri. formă memo nu este aprobat în mod special. Practic, atunci când se întocmește, sunt ghidați de normele cifrei de afaceri și a practicilor consacrate.
Cu toate acestea, există așa-numitele standarde de stat care guvernează forma documentației. Acestea impun anumite cerințe documentației interne a întreprinderii, este prescris unde ar trebui să fie localizate aceste sau acele inscripții, cum să indicați corect inițialele sau să semnați corect documentele deputatului în absența șefului.
Ținând cont de tot ceea ce este scris, puteți utiliza nota de serviciu exemplu de mai jos. Desigur, logica de prezentare și justificare la care face referire compilatorul ar trebui să fie bine gândită, deoarece formatul va determina percepția documentului și, prin urmare, eficacitatea acestuia. Un document solid și bine gândit este întotdeauna mai credibil.
Exemplar memo
Director HR
CS "Energosbyt"
Titenko V.A.
memorandum
La problema predării documentului către angajat
Nr. 214 / OK din 06/03/14
31/05/14 compania a primit o scrisoare de la executorul judecătoresc, potrivit căreia angajata Degtyareva Irina Pavlovna ar trebui să vină să-l vadă, întrucât este debitor printr-o hotărâre judecătorească de recuperare a sumei în favoarea Centrului pentru ocuparea forței de muncă.
Conform datelor disponibile, angajatul specificat lucrează în divizia de energie electrică ca expeditor.
În conformitate cu cerințele executorului judecătoresc, vă rog să vă asigurați de urgență livrarea citației atașate către Degtyareva Irina Pavlovna împotriva semnăturii și să trimiteți o copie cu semnătura prin poștă către executorul judecătoresc.
Apendice: citare în 2 exemplare.
Cu stimă,
Șef departament juridic
MV Blanche
App. Oleva I.R.
5027982
În acest format, puteți pune orice întrebare, principalul lucru este să vă concentrați pe nota de serviciu de eșantion și să nu neglijați justificarea cerințelor declarate.
Memo - Document intern
Un exemplu de memorandum oferă o idee despre procedura de pregătire a acesteia. Trebuie amintit că acest document, indiferent de obiectul său, rămâne afacerea internă a companiei.
În mod obișnuit, o întreprindere emite o comandă specială de determinare a informațiilor cu acces limitat, cu referire la care, este posibil să refuze eliberarea de copii sau, în plus, originalele documentației oficiale la cererea terților.
Cu toate acestea, trebuie amintit că, la solicitarea autorităților de aplicare a legii și a autorităților judiciare, corespondența oficială poate deveni proprietatea investigatorului sau a judecătorului. De asemenea, aceste documente au dreptul de a solicita organismelor de inspecție. Având în vedere această posibilitate, este mai bine să întocmiți imediat un document corect și prudent, deoarece ceea ce este scris cu un stilou nu poate fi tăiat cu un topor. Pentru aceasta, nota de serviciu de eșantion este cea mai potrivită.
