Inventarul este o procedură în cadrul căreia compania identifică prezența, starea și proprietățile principale ale inventarului, mijloacelor fixe și altor active care sunt deținute de companie asupra unui drept de proprietate, închiriate de acesta sau sunt sub controlul acesteia prin alte mecanisme legale. Care sunt cele mai importante nuanțe ale acestei proceduri? Ce documente sunt utilizate în inventar?
Care este esența inventarului?
Să începem cu aparatul conceptual pe tema care va fi discutat în articolul nostru. Un inventar al proprietății organizației este o procedură care presupune contabilizarea inventarului deținut în companie (sau inventar) sau alte active la momentul evenimentului.
Frecvența acestor activități este stabilită în programul aprobat de directorul general al companiei. Inventarul este realizat de o comisie specială, care este stabilită și de conducerea companiei. Participanții săi, precum și persoana responsabilă material verifică disponibilitatea bunurilor și materialelor sau a altor active, dacă este necesar, măsoară anumite proprietăți ale bunurilor și resurselor. Există 3 tipuri principale de inventar într-un magazin, într-un depozit, într-o companie producătoare - planificat, selectiv și opțional. Ele diferă mai ales în ceea ce privește timpul. Conținutul tuturor tipurilor de inventar este în general similar. Obiectivele implementării lor coincid. Studiem specificul lor mai detaliat.
Obiectivele inventarului
Principalele obiective ale inventarului sunt luate în considerare:
- reconcilierea bunurilor deținute de companie sau deținute și înregistrate de biroul de contabilitate pentru a asigura stocarea efectivă a acesteia, precum și pentru a identifica activele care nu sunt contabilizate;
- determinarea volumului real al resurselor materiale implicate de companie în producție;
- identificarea surplusurilor și a deficitului de resurse deținute de companie;
- evaluarea corectitudinii reflecției în departamentul de contabilitate al unei companii de informații privind resursele de inventar;
- obținerea de date relevante despre caracteristicile proprietății organizației pentru evaluarea ulterioară a pieței acestora;
- verificarea standardelor de funcționare a resurselor companiei
Inventarul presupune, după cum am menționat mai sus, înființarea unei comisii speciale de către conducerea companiei. Vom studia ce funcții de bază îndeplinește.
Principalele funcții ale comisiei de inventar
Structura corporativă internă corespunzătoare realizează principalele tipuri de inventar - planificate, selective și, dacă este necesar - verificări suplimentare în perioada cuprinsă între primul și cel de-al doilea. În acest caz, comisia poate avea un statut permanent. La rândul său, compania poate înființa, de asemenea, unități de lucru cu scopul adecvat. Sarcina lor este de a realiza stocuri la întreprinderi cu infrastructură distribuită geografic.
Competențele de bază ale comisiei
Competența cheie a comisiei de inventar este verificarea disponibilității bunurilor și materialelor la întreprindere și la alte active cu datele de acreditare. Dar, pe lângă aceasta, această structură poate avea puteri asociate evaluării:
- gradul de securitate al obiectului;
- corectitudinea încheierii contractelor de societate cu angajații cu răspundere;
- gradul de conformitate al posturilor angajaților responsabili cu păstrarea valorilor mărfii, specificul acelor puteri care le-au fost date de către conducere;
- nivelul de echipament al persoanelor responsabile material, cu resursele necesare pentru rezolvarea sarcinilor.
Să luăm în considerare mai detaliat modul în care se realizează inventarul în companie din punct de vedere al conținutului său, precum și reflectarea procedurilor sale constitutive din documentele speciale.
Pregătirea inventarului: documente cheie
În primul rând, trebuie să vă pregătiți pentru inspecția mărfurilor și a materialelor. Pentru aceasta, șeful companiei trebuie să emită o comandă de inventar. Această sursă locală trebuie să fie înregistrată într-un jurnal separat.
După constituirea unei comisii de inventar. Acesta trebuie să includă reprezentanți ai conducerii companiei, contabili și alți angajați competenți care pot efectua un audit la nivel înalt al inventarului companiei. Se recomandă un act juridic separat pentru a indica lista proprietăților care sunt supuse verificării. Dacă se presupune nu numai un inventar al mijloacelor fixe, ci și obligații ale companiei, lista acestora trebuie, de asemenea, înregistrată într-o sursă specială.
Obiectul verificării este o comparație a cantității și caracteristicilor valorilor identificate de comisie, precum și a datelor contabile. Prin urmare, la dispoziția angajaților care vor realiza un inventar, ar trebui să existe o listă de bunuri și materiale și alte active în registrele contabile. Șeful comisiei trebuie să accepte toate documentele disponibile care reflectă operațiunile de venituri și cheltuieli și să pună pe ele o înregistrare care să reflecte faptul că sunt formate înainte de inventar.
Cum sunt luate în considerare rezultatele inventarului?
Deci, principalii participanți la procedura în cauză sunt comisia specială, precum și persoana responsabilă material. Sarcina lor principală este de a recalcula în comun stocurile și alte active, măsurarea lor și înregistrarea rezultatelor în documentele contabile. Pot fi multe dintre ele.
Pentru fixarea rezultatelor inventarului de bunuri și materiale, de exemplu, se folosește formularul INV-3 aprobat prin lege. Este necesar să se indice cantitatea totală, tipul, articolul și alte proprietăți ale fiecărui tip de mărfuri și materiale. În unele cazuri, comisia poate primi noi stocuri în procesul de inventar. În acest caz, informațiile despre acestea sunt reflectate într-un inventar separat. La sfârșitul procedurii, aceste valori sunt majuscule. La rândul său, în procesul de inventariere, unele bunuri și materiale pot fi supuse concediului, de exemplu, dacă cumpărătorul le cumpără. În acest caz, informațiile despre valorile de eliminare sunt de asemenea înregistrate într-un inventar separat. Este posibilă o variantă în care este necesar un inventar de mărfuri în tranzit, de exemplu, de la depozitul furnizorului situat într-un alt oraș. În acest caz, datele privind valorile sunt înregistrate sub forma INV-6, care este, de asemenea, aprobată de lege. Este posibil un scenariu în care comisia dezvăluie mărfuri care sunt expediate clientului, dar care nu sunt plătite. În acest caz, informațiile despre valorile relevante sunt introduse în formularul INV-4.
Un inventar de bunuri și materiale poate necesita contabilizarea valorilor localizate în depozitele altor firme. În acest caz, se utilizează formularul INV-5. Atunci când este contabilă valorile din procesul de inventariere al comisiei, precum și persoana responsabilă financiar, pot fi, de asemenea, necesare informații din documentele primare. Dacă rezultatele inspecției au evidențiat o discrepanță între caracteristicile mărfurilor și materialelor înregistrate de fapt cu datele conținute în contabilitate, atunci se întocmește o foaie de comparație pe baza unui alt formular aprobat de lege - INV-19.
Documentul principal, care înregistrează rezultatele procedurii în cauză, este un act de inventar, numit uneori inventar. Acesta trebuie semnat de toți participanții la audit - reprezentanții comisiei, precum și angajații a căror competență este de a asigura siguranța valorilor mărfii. Actul de inventar trebuie păstrat în arhiva companiei timp de 5 ani.
Este util să luăm în considerare modul în care rezultatele auditului sunt elaborate în contabilitate.
Inventarul contabilității
Un inventar de proprietate poate avea 3 rezultate posibile - respectarea completă a datelor reale cu cele conținute în contabilitate, identificarea excedentelor sau a deficiențelor. De regulă, cele mai mari dificultăți în practică sunt cauzate de reflectarea corectă în contabilitatea faptelor care reflectă prezența bunurilor și materialelor în exces sau lipsă. În cazul în care este o penurie - informații despre aceasta sunt înregistrate pe contul 94.
Dacă stocurile lipsă și alte active sunt identificate în volume care nu depășesc limitele de pierdere stabilite, atunci valorile corespunzătoare sunt scrise în conturile asociate producției. Dar dacă deficitul din inventar depășește normele de pierdere, atunci acesta este deja înregistrat pe conturile deținute de persoana responsabilă material, care ulterior trebuie să compenseze pierderea companiei.
Contabilitatea, la rândul său, a surplusurilor se realizează prin corelarea lor cu valoarea de piață a conturilor D-t 20 sau, de exemplu, 23 și 44, precum și a contului K-t 94.
Deci se realizează un inventar în contabilitate. Dar există încă câteva nuanțe ale implementării sale. De exemplu, cele asociate cu determinarea termenilor săi.
Calendarul inventarului
Frecvența inventarului depinde de tipul specific de valori ale inventarului luate în considerare. În general, se ține în al patrulea trimestru al anului de raportare. Adică - din octombrie până în decembrie. Cu toate acestea, un inventar al mijloacelor fixe poate fi realizat mai rar - o dată la 3 ani. Dacă vorbim despre verificarea colecțiilor bibliotecilor, aceasta poate fi făcută o dată la 5 ani. La rândul său, un inventar în organizații de vânzare cu amănuntul este realizat destul de des - aproximativ 1 dată pe trimestru. Distribuitorii la intervale specificate pot verifica, de exemplu, depozite sau case de marcat. Până la începerea inventarului în companie, toate acele documente necesare pentru implementarea procedurii în cauză ar trebui să fie gata.
Durata inventarului, de regulă, nu este strict stabilită în nicio sursă de drept. Principalul lucru este să respectăm termenele stabilite pentru un anumit tip de valoare de marfă.
Automatizarea contabilității ca factor în inventarul corect
Cum să realizați un inventar cât mai corect și eficient? Unul dintre factorii pentru soluționarea cu succes a unei astfel de probleme poate fi automatizarea la timp a procedurilor contabile pentru articolele de inventar. Poate fi implementat în infrastructura întreprinderii prin software specializat. Soluțiile moderne de tipul corespunzător permit contabilizarea majorității operațiunilor asociate cu circulația mărfurilor și materialelor în cadrul companiei. Această opțiune permite, în primul rând, să economisiți semnificativ timp la pregătirea și verificarea corectitudinii documentelor utilizate în inventar.
Ce proprietate trebuie verificată?
În cazul general, compania realizează un inventar al bunurilor și materialelor deținute de aceasta. Cu toate acestea, experții recomandă, de asemenea, păstrarea evidenței acelor bunuri care nu sunt numai deținute, ci și gestionate de organizație, de exemplu, atunci când vine vorba de proprietatea închiriată. Principalul lucru este că informațiile sunt prezente în contabilitate.
La rândul său, când vine vorba de proprietatea companiei, aceasta poate fi reprezentată într-o gamă largă de soiuri. Cel mai adesea, activele fixe ale companiei, imobilizările necorporale, stocurile, precum și articolele de inventar sunt inventariate. De asemenea, este posibil să se înregistreze obligațiile financiare ale companiei legate, de exemplu, cu rambursarea împrumuturilor. Vom studia o serie de nuanțe practice de inventar prin exemplul punerii în aplicare a procedurii adecvate pentru contabilitatea imobilizărilor, a imobilizărilor necorporale și, de asemenea, a materialelor de inventar.
Inventarul sistemului de operare
Cum se inventariază cel mai corect activele fixe? În primul rând, se recomandă verificarea disponibilității în companie:
- cărți de inventar, inventare, registre și alte surse de contabilitate;
- fișele de date necesare și alte tipuri de documentație pe sistemul de operare deținut de companie;
- documente pentru sistemele de operare închiriate de companie și cele care sunt stocate în aceasta.
Dacă lipsesc documente, acestea trebuie să fie pregătite. Dacă au erori, trebuie să fie rezolvate. În procesul de inventariere a sistemului de operare, comisia instituită de conducerea companiei inspectează resursele disponibile și, de asemenea, înregistrează cantitatea și caracteristicile principale ale acestora în inventar. Dacă vorbim despre contabilitate pentru utilaje și echipamente, atunci în inventare este necesar să se înregistreze numerele lor de serie în funcție de fișa tehnică, anul de fabricație, scopul și, de asemenea, capacitatea.
Dacă rezultatele inventarului au arătat că compania are sisteme de operare defecte, comisia ar trebui să întocmească un inventar care să înregistreze date care reflectă faptul că sistemele de operare nu sunt operaționale, precum și să indice motivul evaluării corespunzătoare.
În unele cazuri, poate fi necesară includerea în documentele contabile a informațiilor care reflectă o modificare a valorii contabile a mijloacelor fixe datorită modificărilor de proiectare identificate. De exemplu, aceasta poate fi îmbunătățirea instalațiilor prin modernizare sau, dimpotrivă, o scădere a caracteristicilor lor operaționale din cauza uzurii anumitor piese.
Inventarul imobilizărilor necorporale
Cum se face un inventar al activelor necorporale ale unei companii? Sarcina principală a comisiei în acest caz este de a verifica dacă compania are documente care confirmă dreptul companiei de a dispune de anumite imobilizări necorporale. Acestea pot fi certificate, certificate, brevete, contracte pentru transferul de drepturi etc. Este de remarcat faptul că activele necorporale includ reputația comercială a companiei. Dacă o companie a creat imobilizări necorporale pe cont propriu, de exemplu, dacă este un program de calculator, prezența acesteia necesită, de asemenea, dovezi documentare.
Este important ca toate tipurile de active să respecte aceste criterii precum:
- lipsa conexiunii directe cu alte proprietăți ale companiei;
- utilizarea în procesele de producție ale companiei mai mult de 12 luni;
- utilizarea ca un activ care aduce beneficii economice pentru companie.
Inventarul bunurilor și materialelor
Cum se realizează un inventar de inventar? Caracteristica principală a acestei proceduri este implementarea acesteia în raport cu locațiile mărfurilor și materialelor. În același timp, este de sigilat încăperea în care s-a efectuat verificarea disponibilității și cercetării bunurilor și materialelor. Dacă se realizează un inventar al depozitului, comisia își desfășoară, de obicei, activitatea în prezența celui care îl conduce.
Verificări pentru prezența mărfurilor și materialelor, determinarea cantității acestora, cântărirea și, dacă este necesar, alte operațiuni cu valori de marfă. Informațiile despre bunuri și materiale sunt introduse în inventar, care indică tipul de valoare, grupurile acestora, numărul articolului și alți parametri. Acele active care sunt disponibile companiei în timpul inventarului sunt luate în prezența unei comisii. Cu toate acestea, valorificarea lor se efectuează după verificare. De fapt, am spus deja mai sus despre acest lucru, precum și despre contabilitatea obiectelor de valoare din drum, precum și expediate, dar nu plătite. Cel mai important lucru din inventarul bunurilor și materialelor este certificarea corectă a tuturor operațiunilor cu acestea prin inventare speciale.
Specificul inventarelor de verificare care se află pe drum sau care au statutul de expediat, dar care nu este plătit, precum și cele care se află în depozitele altor companii, sunt necesitatea justificării sumelor monetare care sunt reflectate în conturi. Este important ca toate să fie confirmate de surse primare. De exemplu, în ceea ce privește mărfurile și materialele aflate în tranzit, acestea pot fi documente de decontare. Datele privind mărfurile și materialele expediate pot fi studiate ținând cont de comenzile de plată disponibile sau copiile acestora. Informațiile privind obiectele de valoare stocate în depozitele terților pot fi conținute în chitanțe cu privire la acceptarea de bunuri și materiale pentru depozitare.Așa cum am menționat mai sus în articol, pe baza efectuării inventarului foaie de colecție.
rezumat
Aceasta este specificul preluării stocurilor la întreprinderile ruse. Este important ca firma să întocmească documentele corecte care certifică fiecare etapă a acestei proceduri, ținând cont de specificul activelor specifice. În timpul inventarului, este necesar să se efectueze o contabilitate consistentă a cantității, stării și a altor proprietăți cheie ale bunurilor și materialelor, activelor fixe, imobilizărilor necorporale și pasivelor. Conducerea companiei trebuie să emită o comandă de inventar, să formeze o comisie și să o înzestreze cu funcții care se potrivesc cel mai bine acelor sarcini care vor fi atribuite structurii corporației interne corespunzătoare.
