Auditul la casieria: procedura și întocmirea unui act

Funcționarea cu succes a oricărei întreprinderi depinde în principal de starea impecabilă a casieriei și de calitatea operațiunilor. Legislația actuală reglementează clar acest domeniu. Normele prevăd diverse tipuri de verificări ale cifrei de afaceri financiare din companii. Unul dintre ele este auditul casieriei la întreprindere. Să analizăm mai detaliat care este acest control.

Informații generale

Auditul numerarului la efectuarea plății este un set de măsuri pentru a evalua respectarea tranzacțiilor cu legea, actualitatea și corectitudinea punerii în aplicare a acestora. Un astfel de inventar poate acționa ca un control independent sau poate fi una dintre etapele controlului de către organismele autorizate. Un audit al casieriei este considerat una dintre activitățile de supraveghere obligatorii și regulate.

Pași de verificare

Auditul casieriei implică următoarele etape:

• Recalcularea numerarului și compararea datelor obținute din raportarea titlurilor cu sume reale.
• Monitorizarea respectării disciplinei financiare.

Auditul de la casieria și analiza informațiilor formează o idee fiabilă a modului în care fondurile sunt utilizate în organizație, precum și direcțiile negative și pozitive ale companiei. Semnificația acestor evenimente este greu de supraestimat. Inventarul analizează experiența pozitivă a întreprinderii în domeniul managementului. În plus, se realizează o evaluare a încălcărilor și abuzurilor. Ca orice altă operațiune de control, casieria este auditată folosind metode speciale care asigură implementarea sa sistematică.

Scopul procedurii

Auditul casieriei și supravegherea respectării disciplinei financiare au drept scop stabilirea fiabilității informațiilor furnizate în declarații prin compararea datelor cu starea reală. Un alt scop al procedurii este identificarea și suprimarea încălcărilor legii în domeniul cifrei de afaceri a fondurilor. Rezultatele auditului casieriei permit auditorului sau inspectorului să formeze o opinie obiectivă asupra situațiilor financiare ale companiei, refuzând sau susținând reputația sa de afaceri.

Cadrul legislativ

Procedura de audit al casieriei este strict reglementată. În conformitate cu legea, autorizată să efectueze această procedură:

• Reprezentanții organismelor de control ale companiei sunt angajați competenți ai companiei.
• Angajații Rosfinnadzor.
• Inspectori fiscali.

Auditul de la casieria poate fi inițiat la întreprindere și direct de către managerul acesteia. În acest caz, directorul companiei încheie un acord cu un auditor independent sau o companie cu acreditare corespunzătoare. Până în 2012, băncile aveau autoritatea de a efectua proceduri de control. Astăzi, legea nu prevede astfel de verificări.

Specificitatea procedurii

Procedura de audit al casieriei este dezvoltată și aprobată prin reglementări locale în cadrul legii. De exemplu, Regulamentul privind punerea în aplicare a controlului financiar intern prevede:

• Formarea unei comisii autorizate.
• Lista obiectelor controlate.
• Frecvența retragerii numerarului.
• Reguli conform cărora se realizează executarea și auditul casieriei.

Inspectorii Inspectoratului Federal al Serviciilor Fiscale care efectuează măsuri de supraveghere evaluează integritatea capitalizării și contabilității veniturilor din activitățile principale și suplimentare ale companiei. Conform reglementărilor administrative, oficialii pot verifica orice companie care produce decontarea numerarului cu sau fără registru de casă, dar cu utilizarea cardurilor de plată cu dreptul de a emite documente de primire întocmite pe formulare contabile stricte, în conformitate cu o chitanță.

subiecți

Un control subit al casieriei poate fi efectuat la orice companie, indiferent de proprietate, de către biroul fiscal. Conform clauzei 5.14.1 din Regulamentul nr. 278, controlul exercitat de organismele Serviciului Federal de Supraveghere a Superviziunii Supervizării Resurselor Naturale și Supravegherii Federației Ruse se adresează în principal companiilor care:

1. Primește fonduri din fonduri de la stat. Acestea includ asistență financiară, garanții guvernamentale, împrumuturi bugetare și împrumuturi, investiții din surse extrabugetare și bugetul federal.
2. Ei folosesc bunuri materiale și materiale care sunt în proprietatea statului.

Frecvența inspecției

Auditul de la casieria în cadrul auditului intern se realizează:

• cel puțin 1 dată pe jumătate de an sau trimestru;
• în prima zi a anului care urmează anului de raportare;
• la transferul cazurilor de către casier sau specialist, înlocuindu-l, unui alt angajat;
• în alte cazuri, la discreția directorului companiei, în conformitate cu politica financiară adoptată a companiei.

Întreprinderile cu o cifră de afaceri mare de numerar, de regulă, practică controalele lunar sau în ultima / prima zi a fiecărei luni.

Inspecție neprogramată

Managementul are dreptul de a iniția un inventar atunci când consideră necesar. Un astfel de control este considerat brusc. Diferența sa față de procedura planificată constă doar în faptul că data punerii în aplicare a acesteia nu este determinată. În unele cazuri, un astfel de audit al casieriei este cauzat de vigilența directorului sau de prezența suspiciunilor directe de abuz în rândul angajaților responsabili de menținerea disciplinei financiare în cadrul companiei. Sunt de obicei neplanificate inspecțiile efectuate de inspectorii Inspectoratului pentru inspecția inspectoratelor fiscale sau Serviciul Federal de Supraveghere a Inspecției Serviciului Federal de Supraveghere a Urgențelor. Directiva care reglementează procedura de audit nu stabilește în mod direct termenul „surpriză”. Cu toate acestea, asigurarea neprogramată și nedivulgarea etapelor pregătirii auditului acționează ca una dintre cerințele obligatorii pentru angajații calificați.

Termeni de inventar

Înregistrarea casieriei se efectuează în primul rând prin comanda:

• Directorul companiei, dacă acesta este un audit intern.
• Șeful (sau adjunctul său) al Serviciului Federal de Supraveghere Financiară sau al Inspectoratului Serviciului Fiscal Federal.

Comanda indică momentul procedurii și confirmă autoritatea grupului de control. În plus, auditorul sau comisia își certifică identitatea prin prezentarea documentelor relevante. Numai după efectuarea acestor acțiuni obligatorii, compania poate furniza titlurile necesare, multe dintre ele conținând secret comercial și numerar.

Cerințe pentru recenzori

Începerea auditului, inspectorul trebuie să fie ghidat de regulile stabilite. În special, angajatul trebuie să se asigure prin acțiunile sale:

• Competență.
• Bruschețea.
• Valabilitatea.

În practică, din păcate, aceste calități nu sunt întotdeauna manifestate de inspectori. Cu toate acestea, auditorul trebuie să fie atent la profesionalism în orice situație. Prejudiciul duce la necesitatea efectuării de audituri repetate, întârzie procesul de identificare a circumstanțelor în care au fost încălcări. Un alt factor important este continuitatea auditului. În timpul auditului, inspectorul sau orice altă persoană autorizată nu trebuie distras. Toate acțiunile inițiate trebuie finalizate fără întrerupere.

Punct important

Chiar și indicatorii intermediari obținuți în timpul inventarului trebuie discutați doar cu conducerea companiei. Acest lucru este important mai ales în cazurile în care se efectuează un audit al casieriei unei bănci sau al unei alte organizații financiare mari.O astfel de discuție ajută la eliminarea deficiențelor și a erorilor care au fost făcute în timpul auditului, precum și economisește semnificativ timpul și îndrumă inspectorii către obiectivitate în evaluarea situației.

Comanda generala

Apariția unui auditor extern sau intern, așa cum este indicat mai sus, este însoțită în mod necesar de emiterea unei comenzi corespunzătoare. Acționează ca bază pentru punerea în aplicare a măsurilor de control. Un inventar trebuie să fie realizat de o comisie. Pe lângă auditorul însuși, în acest proces există un casier, un contabil, precum și o persoană neinteresată. Ordinul de inspecție include toate punctele importante ale procedurii:

• Cercul persoanelor care sunt membre ale comisiei este determinat.
• Termenul limită pentru evenimente și livrarea rezultatelor.

Aceleași informații sunt conținute în notificare, care este trimisă de autoritățile de supraveghere competente.

pregătire

Inventarul începe cu pregătirea. În timpul acestuia, casierul oferă comisiei autorizate cel mai recent raport de tranzacție, întocmește o chitanță, care confirmă absența numerarului nerecuperat și a documentelor neîncasate. Președintele grupului de control avizează și datează toate actele primite. În același timp, acestea sunt marcate "Înainte de revizuire", deoarece acestea nu au fost încă înregistrate în registre, iar operațiunile pe acestea au fost deja finalizate.

Retragerea numerarului

Aceasta este următoarea etapă a auditului. Retragerea banilor se realizează prin conversia foilor și compararea sumelor primite cu datele de raportare. În plus, se verifică circulația fondurilor și disponibilitatea formularelor de contabilitate. Acest lucru se realizează prin compararea soldurilor reale cu informațiile din jurnalele. La sfârșitul acestor acțiuni, informațiile sunt înregistrate într-un audit special al casieriei. Este compilat în 2 exemplare.

Verificați cerințele de păstrare a numerarului

În timpul auditului, se stabilește:

• Există seifuri cu încuietori funcționale în cameră?
• Cum se realizează transportul de numerar și asigurarea siguranței acestuia în timpul transportului.

În plus, se realizează un studiu al rezultatelor inspecțiilor anterioare și o analiză a frecvenței acestora.

Evaluarea disciplinei

În timpul auditului, se verifică conformitatea proiectării documentelor primare cu cerințele legii. În special, se stabilește prezența detaliilor și semnăturilor necesare pe valorile mobiliare care autorizează executarea operațiunilor. Inspectorii verifică corectitudinea compilării calculate și stat de plată prezența în ele a momentului de plată, a semnăturilor, a certificării primirii fondurilor și a autorizării emiterii acestora. Trebuie respectate și cerințele de proiectare. carte de numerar.

Ar trebui să fie numerotate în mod constant pagini, intrările ar trebui să fie în ordine cronologică. Dacă există corecții, sunt necesare comentarii corective. De asemenea, Comisia verifică validitatea plăților pentru anumite nevoi economice, asistență materială, bonusuri și alte lucruri. În cursul măsurilor de control, se efectuează un audit complet al exhaustivității și al actualității capitalizării fondurilor primite de la bancă și stabilirea discrepanțelor în succesiunea evenimentelor la transferul de numerar către organizația care deservesc contul (dacă este cazul). Punctualitatea predării soldurilor primite în raport sau nu utilizate în călătoriile de afaceri este supusă verificării.

Lucrări de audit la casierie

Legislația stabilește o formă unificată a formei în care sunt introduse informațiile obținute în timpul auditului. Înregistrarea rezultatelor auditului casieriei se efectuează conform f. Nr. INV-15. În formular se introduc următoarele:

1. Informații despre sumele fondurilor pentru raportare și disponibilitatea reală.
2. Informații privind compararea pozițiilor de mai sus.
3. Rezultatul comparației.

Pozițiile pentru raportare și starea reală pot fi aceleași. În acest caz, starea de lucruri la checkout este bună.Dacă valoarea fondurilor raportabile este mai mare decât disponibilitatea reală, atunci există o lipsă. Dacă situația este invers, și la casă sunt mai mulți bani decât în ​​documente, atunci există excedent. Toate aceste informații sunt rezumate și introduse în formular. Certificatul de audit al casieriei este întocmit sub formă de text. În concluzie, susține o secțiune cu privire la concluzii și propuneri. Pe scurt, enumeră încălcările identificate și oferă recomandări pentru eliminarea acestora.

Termenele de inventar

Sunt stabilite prin lege. Perioada de timp pentru fiecare întreprindere particulară va depinde de cantitatea de date care trebuie verificate. Cu toate acestea, în orice caz, nu trebuie să depășească 45 de zile. Cu toate acestea, în cazuri excepționale, legea permite extinderea acesteia. În special, acest lucru se întâmplă în situațiile în care intervenția autorităților de anchetă este necesară. Auditul casieriei pentru inspectorii fiscali este limitat la 20 de zile.

Care sunt consecințele încălcărilor?

Dacă în procesul de contabilizare a numerarului, inspectorii au evidențiat o discrepanță cu datele de raportare, casierul trebuie să ofere explicații în scris despre motivele lor. Excedentul descoperit este acceptat pentru contabilitate în aceeași zi, iar deficitul trebuie recuperat de la persoana responsabilă. În cazul încălcărilor grave ale legii, auditorul are dreptul de a sesiza autoritățile de anchetă sau alte autorități pentru inițierea procedurilor administrative. În aceste cazuri, către șeful companiei sau persoană responsabilă financiar se poate aplica o amendă mare. De regulă, o astfel de răspundere are loc în cazul încălcărilor grave și repetate ale cerințelor legislative. Un rezultat negativ al auditului va solicita directorului companiei să ia imediat măsurile adecvate pentru a elimina încălcările. Măsurile necesare sunt elaborate în timpul discuției despre datele primite de comisie în timpul verificării. Măsurile de lichidare sunt înregistrate în protocolul corespunzător.

Evaluarea stării controlului

Un audit al casieriei și verificarea respectării disciplinei financiare acționează ca un mod eficient de a monitoriza fluxul de numerar la întreprindere. În cele mai multe cazuri, utilizarea acestui instrument vă permite să opriți sau să preveniți încălcări în companie la timp.

Există anumite semne, potrivit cărora este posibil să se evalueze insuficiența sau absența completă a supravegherii interne a circulației finanțelor la casieria întreprinderii. Acestea includ, în special:

1. Lipsa unui sistem clar stabilit pentru efectuarea de audituri subite cu o sumă completă de numerar la îndemână și alte obiecte de valoare care trebuie controlate.
2. Formalitatea acestor inventare.
3. Numirea acelorași indivizi la grupul de control este în desfășurare.
4. Efectuarea unui inventar la un moment predeterminat - când casierul are posibilitatea să se pregătească pentru audit.
5. Lipsa responsabilității materiale a persoanei în pregătirea auditului. Acest lucru indică faptul că un astfel de eveniment nu este obișnuit pentru el.
6. Lipsa unui contract cu casierul care îi stabilește întreaga răspundere. Dacă un astfel de acord nu este încheiat, atunci identificarea unei deficiențe nu va avea consecințe legale.
7. Prezența faptelor semnării de garanții în locul contabilului și administratorului de către terți neautorizate prin ordinul scris al directorului entității de afaceri pentru aceasta.
8. Atribuirea îndatoririlor unui casier în cazul absenței sale temporare (din cauza bolii, în legătură cu vacanța și din alte motive) salariatului fără acordul șefului. În astfel de situații, nu numai adoptarea ordinului scris al directorului ar trebui să fie adoptată, ci și un contract adecvat ar trebui să fie încheiat cu angajatul cu privire la răspunderea sa deplină. În caz contrar, o astfel de numire va fi ilegală.