plumb corespondență de afaceri uneori nu este deloc ușor. Uneori trebuie să creezi hârtii care să aibă un accent foarte specific. Printre ele, un loc special este o scrisoare de invitație.
Concepte de bază
Corespondența de birou are propriile legi și reglementări. Fiecare document compilat pe un anumit subiect are un aspect specific. La fel și scrisoarea de invitație - esența sa este deja reflectată în titlul în sine.
Acest articol poștal este conceput pentru a invita o persoană sau un grup de persoane să participe la un eveniment planificat viitor. S-ar părea că nu este nimic complicat aici. De fapt, exprimarea corectă a gândurilor în cuvinte nu este ușor. Există diferite opțiuni pentru un astfel de tratament. Scrisoarea de invitație este concepută pentru a induce o anumită persoană (sau grup) să acționeze. Conține un apel și, în același timp, clarifică unele dintre circumstanțele sale. Un astfel de document poate fi o invitație la o expoziție sau interviu, o întâlnire de afaceri sau o conferință, seminar sau alt eveniment. În fiecare dintre aceste cazuri, această scrisoare acționează ca intermediar. Nu forțează, nu indică, ci transferă destinatarului solicitarea expeditorului.
Beneficiile documentelor
Multe organizații ieșite din comun continuă să utilizeze modul oral de comunicare. Ei cred că invitația oamenilor prin apeluri și conversații față în față este mult mai eficientă decât trimiterea de e-mailuri. Desigur, cu un contact direct, este mai ușor să transmiteți orice gând la interlocutor. Dar dacă te uiți atent, poți vedea că scrisoarea de invitație mai are câteva avantaje semnificative:
- Cu acest document, expeditorul arată respect pentru fiecare destinatar.
- O astfel de hârtie poate fi proiectată în așa fel încât deja prin apariția sa să indice direcția evenimentului care urmează.
- Prezența unei astfel de scrisori face posibilă utilizarea acesteia, dacă este necesar, ca o carte de invitație. Acest lucru asigură că cel căruia i s-a adresat apelul va veni la eveniment.
- Documentul este localizat constant la destinatar și nu îi permite să uite de locul, timpul și subiectul viitoarei întâlniri. Într-adevăr, în condițiile vieții moderne, uneori este dificil să reamintim ceva important în timp. Hârtia, care va fi întotdeauna în fața ochilor, nu va permite unei persoane să uite de ea.
- Această opțiune este convenabilă dacă în prezent este imposibil să contactați persoane specifice în alte moduri.
Toate aceste motive pun din nou în evidență aspectele pozitive ale unui recurs scris de acest fel.
Reguli pentru scrierea unei scrisori
O invitație, exprimată în scris, este un tip de scrisoare de notificare. Acest lucru este evident din titlul documentului în sine. De fapt, acesta informează destinatarul că un anumit eveniment va avea loc la ora stabilită. Expeditorul dorește să fie sigur că toți oamenii invitați vor răspunde cu siguranță și vor veni la întâlnire.
Pentru asta trebuie să știi cum să scrii o scrisoare de invitație. Aici este necesar să luăm în considerare câteva puncte importante:
- Dacă evenimentul este de natură oficială sau prevede ulterior o comunicare personală, acesta trebuie emis pe antet. Acest lucru va sublinia în continuare seriozitatea și imperativitatea viitoarei întâlniri.
- Scrisoarea trebuie trimisă în avans pentru ca persoana să aibă suficient timp pentru a gândi și a lua o decizie. Poate că va dori să refuze.În acest caz, el va avea ocazia să contacteze organizatorii și să îi informeze despre acest lucru.
- Întrucât un astfel de document aparține încă categoriei corespondenței oficiale, este necesară respectarea acestuia la întocmirea acestuia. stil de afaceri.
- Este mai bine să-l faceți în duplicat, astfel încât unul să rămână în organizație pentru confirmare.
Orice invitație trebuie să conțină următoarele părți:
- "Antet" standard, care indică coordonatele destinatarului.
- Dacă este necesar, puteți contacta un anumit destinatar pentru o apelare de tipul „Mă bucur să informăm” sau „Dragă partener”. De exemplu, „Dragă Dmitri Sergheevici!”.
- Partea principală a invitației care conține toate detaliile evenimentului.
- Semnătura persoanei responsabile care indică poziția, semnătura și decodarea completă
Dacă se respectă toate regulile de mai sus, vă puteți aștepta ca scrisoarea trimisă să dea rezultatul dorit.
