Probabil că toată lumea cel puțin o dată a trebuit să se ocupe de nevoia de a scrie o scrisoare de afaceri. Când o compilați, ajungeți involuntar la concluzia că acest lucru nu este deloc ușor. Există multe reguli și reguli pentru a scrie scrisori de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de întocmire a documentului, oferă mostre de o scrisoare de afaceri, discută tipurile și designul acestora.
formă
Formularele gata vor oferi soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informațiile necesare despre organizație, cum ar fi:
- Numele.
- Adresă.
- Telefoane de contact.
- Site-ul.
- E-mail.
- Logo-ul.
- Alte date de contact.
Nu există reguli stricte cu privire la formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații trebuie introduse în ele.
Cum să scrii scrisori de afaceri? pregătire
Scrisorile de afaceri sunt scrise și executate într-un anumit mod, sub rezerva regulilor și cerințelor lor inerente. În funcție de obiectiv, autorul gândește prin conținut în detaliu pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații destinatarul știe deja despre subiectul scrisorii, despre ce să procedeze și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de scopul autorului. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:
- Studiul problemei.
- Scrierea unui proiect de scrisoare.
- Acordul lui.
- Semnarea.
- Înregistrează-te.
- Trimiterea destinatarului.
Structura scrisorilor de afaceri
Când compuneți o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți acolo toate informațiile necesare. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul afișează clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Un complex poate consta din mai multe secțiuni, paragrafe și paragrafe. Fiecare paragraf stabilește un aspect al informațiilor. Probele de acest tip de scrisoare de afaceri constau de obicei dintr-o parte introductivă, principală și finală.
Înregistrare conține baza cu referire la documentele relevante, cu faptele și scopurile scrisorii. Indică numele, autorul, data, numărul și titlul.
Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - o parte introductivă.
Partea principală descrie situații, evenimente, oferă analiza și dovezi ale acestora. În această parte sunt convinși că este necesar să acționezi într-un fel sau altul, dovedesc cum au fost lucrurile și informează despre nevoia de a participa la orice eveniment, dând diferite argumente.
Concluzia conține concluzii care sunt făcute sub formă de propuneri, cereri, mementouri, refuzuri etc.
Un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea finală a acesteia - este prezentat mai jos. Rezumă cerința prezentată în principal.
Toate informațiile furnizate ar trebui să fie în mod optim consecvente și inteligibile.
Fiecare scrisoare începe cu un mesaj aliniat la centru. Această parte mică este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul trebuie să ia în considerare:
- Poziția destinației
- Natura relației.
- Oficial.
- Etiquette.
Scrisoarea trebuie să conțină o formă politicoasă. De exemplu: „... Îmi exprim speranța în continuare cooperare (mulțumesc pentru invitație) ... ". După aceste fraze ar trebui să fie semnătura autorului.
stil
Toate scrisorile trebuie să fie într-un stil formal de afaceri, ceea ce înseamnă utilizarea instrumentelor de vorbire pentru relațiile de afaceri formale. Caracteristicile unui astfel de limbaj sunt formate în următoarele circumstanțe:
- Principalii participanți la relațiile de afaceri sunt persoane juridice, în numele liderilor și ofițerilor cărora sunt scrise scrisori.
- Relațiile în organizații sunt strict reglementate în natură.
- Obiectul comunicării îl reprezintă activitățile companiei.
- Documentele cu caracter managerial au, în general, un destinatar specific.
- Adesea în cursul activităților organizației apar aceleași situații.
În acest sens, informațiile menționate în scrisoarea de afaceri ar trebui să fie:
- Oficial, impersonal, accentuând distanța dintre participanții la comunicare.
- Adresa destinată unui destinatar specific.
- Actual la momentul scrierii scrisorii.
- Autentic și imparțial.
- Argumente pentru a induce destinatarul să ia orice măsură.
- Complet pentru luarea deciziilor.
cerinţe
O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
- Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe revoluții, termeni și formule.
- Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără utilizarea expresiilor emoționale și expresive ale limbajului.
- Precizia și claritatea textului, fără erori logice, claritate și formulare atentă.
- Concizie și scurtitate - fără utilizarea expresiilor care poartă un sens suplimentar.
- Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a situațiilor repetate.
- Utilizarea termenilor, adică a cuvintelor sau frazelor care au concepte speciale.
- Utilizarea prescurtărilor, care pot fi lexicale (adică cuvinte complexe prescurtate formate prin îndepărtarea literelor din părți ale cuvintelor: LLC, GOST ș.a.) și grafice (adică desemnarea cuvintelor în formă prescurtată: gr-n, tren și altele).
- Utilizarea desenelor în cazurile genitive și instrumentale.
- Expresii cu substantive verbale („oferi sprijin” în loc de „sprijin”).
- Folosiți propoziții comune simple.
Eșantioanele de scrisori de afaceri de mai sus sunt prezentate mai jos în versiunea completă (cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele unui stil de afaceri oficial.
Tipuri de scrisori de afaceri
Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri pe orice problemă specifică. Dacă este necesar să se rezolve mai multe probleme simultan, se recomandă să se elaboreze mai multe opțiuni diferite.
Literele de afaceri pot fi în conținutul lor:
- Însoțitor. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a comunica unde să trimiteți documente.
(Cum să scrii o scrisoare de afaceri? O scrisoare de întâmpinare pentru exemple îi va ajuta pe cei care trebuie să compună acest tip de document.)
- Garanție. Acestea sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. Poate fi garantată, de exemplu, plata pentru muncă, chirie, timp de livrare și multe altele.
- Multumesc. Au început să fie folosite mai ales de curând. Astfel de scrisori demonstrează un ton bun pentru parteneriate. Pot fi emise pe un formular obișnuit sau pe hârtie colorată, cu un imprimeu frumos.
(Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Un eșantion de notă de mulțumire este întocmit într-o formă gratuită în funcție de sarcinile pe care le rezolvă. În acest caz, scrisoarea își exprimă esența în cea mai scurtă formă. Un astfel de eșantion, realizat pe hârtie colorată cu un ornament, poate fi atârnat pe peretele din cameră firme la locul de onoare.)
- Informații.
- Instructiv.
- Felicitare.
- Publicitate.
Există, de asemenea, scrisori:
- Propuneri de cooperare De curând răspândite, trimise către organizații, sunt adesea de natură publicitară, de exemplu, ca model. Este destul de dificil să scrii scrisori comerciale, trebuie să ții cont de o mulțime de nuanțe pentru a fi observate și, cu atât mai mult, interesate. Dar, dacă este compilat conform eșantionului de mai jos, are toate șansele de succes.
- Invitații. Acestea sunt trimise, oferindu-se să participe la diferite evenimente. De obicei, acestea sunt adresate conducătorului sau ofițerului, dar pot fi adresate întregii echipe.
- Cereri.
- Notă.
- Cereri și multe altele.
Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. exemplu
Răspunsul trebuie să înceapă prin repetarea cererii în prima literă. Apoi, rezultatele analizei sunt date și aprobarea sau un motiv de refuz este exprimat. Scrisoarea de răspuns a afacerii poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. De obicei, respectă următoarele principii:
- Prezența unui link către prima literă și conținutul acesteia.
- Același limbaj înseamnă.
- Volume comparabile și aspecte ale conținutului.
- Respectarea unei anumite secvențe.
înregistrare
Pe lângă utilizarea scrisorilor de tip antet pentru afaceri, trebuie să țineți cont de alte subtilități în designul lor. Acestea sunt detalii, reguli pentru prescurtări, ortografia adresei, titlul, lungimea textului, lățimea câmpurilor și multe altele.
Probele unei scrisori de afaceri ajută la alcătuirea acesteia, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Acestea sunt folosite atât de funcționari începători, cât și de muncitori experimentați. Datorită tiparelor, învață să scrie scrisori corect și să economisească mult timp.
