În articolul nostru vrem să vorbim despre scrisori. La urma urmei, acestea sunt modalitatea cea mai obișnuită de schimb de informații. În viața de zi cu zi și la locul de muncă, pur și simplu nu poți face fără ele.
Ce este o scrisoare de serviciu
O literă este denumirea comună pentru documentele cu conținut foarte diferit, care servesc ca mijloc de comunicare între structuri și organizații complet diferite în procesul activităților lor.
Literele sunt documente unite într-un grup mare prin metoda de transfer - prin poștă. Un număr mare de ei se acumulează în orice organizație. Ele sunt împărțite în cele ieșite și cele primite.
O cantitate foarte mare de informații poate fi indicată în scrisori: o dorință, un salut, orice. Este emis pe formulare A4 specializate. În cazurile în care litera este mică și nu conține mai mult de șapte linii, este permisă utilizarea formatului A5.
Orice document trebuie datat și, prin urmare, o scrisoare. Data sa este ziua semnării.
Realizarea unei scrisori de serviciu
O scrisoare este construită conform unei anumite scheme:
- Introducere. Acesta indică motivele și motivele pentru redactarea documentului, fapte, legături cu evenimente din trecut, decizii ale organizațiilor superioare.
- Dovada. Acesta stabilește motivele pentru tot ceea ce este prezentat în document.
- Concluzie. Acesta trage concluzii, prezintă propuneri, cereri, cerințe.
Această opțiune este posibilă și atunci când scrisoarea de serviciu conține doar partea finală fără nicio explicație.
De regulă, literele nu au volume mari, de obicei este de aproximativ o pagină.
Scopul compilării
Scopul oricărei scrisori este motivația. Deci, conținutul ar trebui să fie clar, inteligibil, concis, fără informații inutile și inutile. Există mai multe reguli care trebuie respectate la procesarea unui document.
O scrisoare oficială de afaceri este dedicată unui singur număr. Acest lucru simplifică procesarea ulterioară a acestora, ceea ce vă permite să accelerați execuția în cadrul organizației.
Textul este prezentat la persoana a treia și singular. De exemplu: „În viitorul apropiat, școala planifică ...”.
Șeful organizației are dreptul să semneze orice document oficial și, prin urmare, scrisori, iar în absența acestuia, competențele sunt transferate directorului interimar.
În prezent, o scrisoare de serviciu poate fi trimisă nu doar prin poștă, există, de asemenea, un telegraf, fax, și, desigur, poștă prin Internet, care este cea mai convenabilă și mai populară opțiune.
Cerințe pentru pregătirea și execuția documentului
Indiferent de modul în care este trimis documentul, pregătirea scrisorii de serviciu este supusă cerințelor de proiectare unificate. Ele sunt necomplicate și cunoașterea anumitor nuanțe poate fi cândva la îndemână.
Să analizăm cum se scrie o scrisoare de serviciu. Un exemplu este dat mai jos.
Așa se întocmește o scrisoare similară.
Detalii bancare
O scrisoare oficială este denumirea generală a unui grup mare de documente de afaceri care sunt necesare pentru comunicarea între instituții între ele și cu cetățenii obișnuiți. Acestea conțin elementele necesare în proiectare.
Detalii despre scrisoarea bancară:
- Data.
- Numărul scrisorii.
- Linkuri către numerele de înregistrare și datele acelor documente la care este scris răspunsul.
- Titlul textului într-o singură frază.
În plus, componentele individuale ale detaliilor trebuie indicate corect:
- Numele companiei.
- Unitate structurală.
- Poziția contractantului.
- Prenume și inițiale.
- Adresa destinatarului
În cazul în care scrisoarea este adresată mai multor persoane sau organizații, indicați mai întâi destinatarul principal (adresa sa), apoi restul.
Clasificări de scrisori de serviciu
Scrisorile de servicii pot fi clasificate în funcție de motive complet diferite, care pot fi legate de scopul, conținutul, semnificația, urgența, statutul destinatarului.
În general, toate scrisorile de afaceri pot fi împărțite în următoarele tipuri:
- Sprijinirea.
- Cerere scrisoare.
- Informații.
- Publicitate.
- Garanție.
- Pentru ambițioasă.
- Arbitraj.
- Scrisori de memento.
- Scrisori de confirmare.
- Scrisori de cerere.
- Scrisori de notificare.
O astfel de clasificare este cea mai universală. Să aruncăm o privire mai atentă la unele dintre varietățile de scriere de afaceri.
Scrisoare de întâmpinare
Scrisoare de întâmpinare - un document prin care aceștia informează destinatarul că i-au fost trimise orice documente, poate este explicat sau clarificat ceva. O astfel de scrisoare nu conține partea de adresă.
De regulă, un astfel de document începe cu cuvintele: "Vă trimitem ...", "Vă informăm ..."
În același timp, pot fi conținute și alte informații suplimentare privind situația de producție sau de gestionare. De exemplu: „În conformitate cu acordurile ...”
Textul unui astfel de document poate conține explicații sau solicitări cu privire la materialele care sunt atașate scrisorii de întâmpinare. Este întocmit pe un formular. Pe lângă toate detaliile de mai sus, ar trebui să existe și o notă cu privire la prezența aplicațiilor.
Scrisoarea de invitație
Într-un astfel de document, destinatarul este invitat să participe la eveniment. O astfel de scrisoare poate fi trimisă unei anumite persoane sau organizații. Încep cu frazele: „Vă rugăm să vizitați…”, „Vă invităm să…”. Documentul dezvăluie esența evenimentului care urmează cu indicarea obligatorie a datei și orei evenimentului, precum și a condițiilor de participare la acesta.
Scrisoare de informare
Acest tip de scriere este foarte frecvent. Acesta informează expeditorul cu informații oficiale. De regulă, astfel de scrisori sunt destul de tipice și sunt trimise de structurile de conducere către organizații din subordine. Acestea pot indica dispoziții legislative, propuneri și recomandări specifice.
Apropo, buletinele informative pot avea atașamente. Volumul unui document, de regulă, nu depășește mai multe pagini. Acestea sunt semnate de șeful întreprinderii.
Scrisoare promoțională
Aceasta este, de asemenea, un fel de scrisoare de informare, dar este adresată unei persoane sau organizații specifice, conține o descriere detaliată a bunurilor și serviciilor. Textul scrisorii conține informații detaliate. Scopul său final este de a încuraja achiziționarea a ceva de către destinatar.
Scrisoare de garanție
Acesta este un document care conține obligații sau confirmarea acestora. Acestea sunt adresate unor persoane și organizații specifice. Despre ce garanții vorbim? De exemplu, garanții pentru plata bunurilor, chirii, servicii, condiții de muncă. O astfel de scrisoare este semnată, de regulă, de două persoane - directorul și contabilul șef și, de asemenea, este certificată de un sigiliu.
Scrisoare de reclamație (plângere)
Aceasta este o scrisoare de afaceri care conține informații despre descoperirea neconformității, de exemplu, a produsului cu standardele menționate în contract. Scopul unui astfel de document este de a compensa pierderile suferite cu încălcarea dispozițiilor contractuale. O cerere trebuie făcută în scris. Nu există o formă unică a unei astfel de scrisori în practică, dar există elemente obligatorii care trebuie respectate.
Revendicarea trebuie să conțină următoarele informații:
- Adresa completă a organizației unde este trimis documentul.
- Motivele sunt indicate (referință la garanție, contract).
- Cerințe specifice (returnarea mărfurilor, bani, decontare).
Cererea este trimisă prin poștă recomandată sau prin scrisoarea de primire a livrării.Include fotocopii ale tuturor documentelor care confirmă că expeditorul este corect. O primire prin e-mail este păstrată cel mai bine.
O scrisoare începe întotdeauna cu expresia: „Vă trimitem o reclamație ...”
anchetă
Solicitare scrisoare - document de afaceri trimis pentru informații oficiale. Textul său are o justificare clară pentru nevoia de informații. Acestea pot fi legături cu legi, reglementări. Scrisorile sunt semnate de un oficial autorizat oficial.
O scrisoare de solicitare implică o scrisoare de răspuns. Un statut special este dat cererilor trimise de autorități.
Scrisoare de memento
Acesta este un document care este utilizat în cazurile în care organizația nu își îndeplinește sarcinile funcționale, ci pur și simplu acționează ca un rol de intermediar. De regulă, o scrisoare este formată din mai multe părți. Prima dintre ele se referă la un document în care sunt stabilite obligațiile. Și în a doua - o solicitare de a efectua orice acțiune.
Scrisoare de notificare
Un astfel de document informează despre evenimente (publice). Scrisorile sunt trimise unui număr mare de organizații sau oameni pentru implicarea, participarea lor. Aceștia pot informa nu numai despre evenimente, loc și ora, dar, în același timp, apel la participare. Scrisoarea poate conține atașamente, de exemplu, un chestionar al unui participant, programul evenimentului. De regulă, acesta este trimis unei liste întregi de destinatari, ceea ce înseamnă că destinatarul nu este indicat. O scrisoare este semnată de persoana care este responsabilă de eveniment.
În loc de cuvânt de cuvânt
În articolul nostru, am examinat cele mai utilizate tipuri de scrisori de afaceri, precum și nuanțele de a le scrie. După ce ai studiat puțin subiectul, acum îl poți naviga liber și nu te confunda dacă ești abordat cu o propunere: „Compune o scrisoare de serviciu”. După cum puteți vedea, acest lucru nu este dificil, mai ales dacă vă amintiți toate cerințele și detaliile de bază pentru scrierea unui document. Un exemplu despre cum se întocmește o scrisoare de serviciu (eșantion), am oferit în articol. Mult noroc.
