Fiecare dintre noi a scris scrisori și note formale de cel puțin de mai multe ori în viața noastră. Oriunde ne-am afla și orice am face, corespondența noastră de afaceri are loc în orice domeniu, care trebuie desfășurat pentru a afla anumite puncte, a clarifica informațiile, a pune o întrebare și așa mai departe. Dacă mai devreme acest fenomen era mai frecvent în aplicațiile de hârtie și în trimiterea de scrisori către superiorii (precum și partenerii de afaceri), astăzi această categorie s-a răspândit mai mult în mediul nostru.
Trebuie să știți cum să conduceți în mod corespunzător corespondența de afaceri, chiar dacă faceți doar o comandă într-un magazin online și doriți să comunicați cu reprezentantul acestuia.
În acest articol, vom descrie câteva dintre principalele puncte care alcătuiesc comunicarea de afaceri. Vom fi atenți la nuanțele care trebuie luate în considerare la schimbul de scrisori cu partenerii noștri; ceea ce nu poate fi neglijat dacă nu doriți să apară interlocutorului incompetent și nepoliticos și, de asemenea, amintiți-vă regulile care trebuie respectate în orice situație.
Dacă este cazul
Evident, corespondența de afaceri este cel mai adesea folosită în procesul de lucru. Dacă lucrați într-o companie, atunci veți întâlni cu siguranță nevoia de a compune acest tip de corespondență. Deoarece vorbim despre probleme de afaceri, este ușor de înțeles că stilul de scriere ar trebui să fie adecvat - cât mai oficializat și oficial.
Impresia suplimentară a angajaților companiei, unde este trimisă scrisoarea, despre dvs. și compania dvs. depinde de cât de bine reușiți să stabiliți corespondența de afaceri. Prin urmare, procesul de scriere a textului și designul acestuia ar trebui abordate cât mai responsabil.
În primul rând, dacă sunteți în căutarea corespondenței de afaceri, vă recomandăm să vă familiarizați cu instrucțiunile noastre. În ea, așa cum am menționat deja mai sus, vom prezenta câteva aspecte teoretice, precum și aspecte practice. La sfârșitul articolului vom încerca să oferim câteva exemple de rânduri care sunt tipice stilului formal de scriere. La final, folosind baza din acest articol, puteți crea în mod independent texte de înaltă calitate pentru o comunicare ulterioară cu contractanții.
Tipuri de corespondență
Imediat, discutând despre ce este corespondența de afaceri, aș dori să atrag atenția asupra tipurilor sale. Deci, puteți selecta o scrisoare de solicitare și, în consecință, scrisoare de răspuns; o scrisoare natura informațională (cel mai adesea trimisă clientului); o notă de mulțumire (în semn de recunoștință pentru serviciul furnizat), o scrisoare de notificare, un memento, un avertisment; scrisoare de recomandare; garanție și scrisoare de întâmpinare. De fapt, acestea sunt doar cele mai utilizate tipuri care alcătuiesc corespondență de afaceri reală și electronică. Prin urmare, cu ei ne vom întâlni în practică mai des.
structură
Este logic ca, pentru o organizare mai convenabilă în scrierea oricărei scrisori, ar fi util pentru noi să lucrăm cu structura sau planul ei. Acest lucru vă va permite să împărțiți sarcina în etape mai mici, care sunt mult mai ușor de completat. De exemplu, gândește-te pe linia scrisorii tale în așa fel încât să acopere subiectele pe care trebuie să le stabilești cât mai corect. De exemplu, dacă scrii o întrebare despre ce preț are acest produs sau acela, încearcă să precizezi pe scurt motivul: de ce scrii companiei (pentru că vrei să cumperi sau să comanzi acest produs sau acela); clarificați obiectivul principal (pentru a afla cât de mult vă va costa să comandați 10 unități de mărfuri cu anumite opțiuni).În final, specificați în ce formă doriți să primiți calculul și întrebați dacă se face o reducere la un astfel de volum de producție.
Desigur, aceste informații sunt deja evidente - trebuie doar să analizezi logic ceea ce vrei să scrii. În plus, nu trebuie să uităm de proiectare și cerințe. Vă vom spune mai multe despre acest lucru mai târziu.
Cerințe de scriere
Deci, regulile corespondenței de afaceri spun că toate scrisorile ar trebui să fie, în primul rând, scurte. Aceasta este principala regulă care va fi citită. De acord, nu ne place tuturor când suntem încărcați cu o cantitate mare de informații. Dacă această scrisoare este de natură comercială, nu ar trebui să fie imensă - în acest caz ea poate fi pur și simplu ignorată. Dacă nu puteți reduce informațiile imediat, faceți-o după ce scrieți primul draft al scrisorii dvs.
În al doilea rând, partenerul (participantul la corespondență) trebuie să înțeleagă ce este în joc. Adică, scrisoarea ar trebui să fie făcută informativ și de înțeles. Este necesar să introduceți în ea informațiile pe care doriți să le transmiteți astfel încât să evitați întrebări suplimentare și să nu pierdeți timp pentru clarificarea detaliilor.
În al treilea rând, scrisoarea ar trebui să fie făcută cât mai respectuoasă față de partenerul sau angajatul companiei care o va citi. Este adevărat - cu cât ai mai mult respect interlocutorului, cu atât sunt mai multe șanse ca acesta să răspundă corect la solicitarea ta și, în final, vei obține efectul dorit.
Corespondență în engleză
În unele cazuri, negocierile ar trebui să fie în limba engleză (sau în orice altă limbă decât limba rusă). Acest lucru este normal, mai ales dacă există o relație cu contrapartidele străine. Este demn de remarcat faptul că regulile corespondenței de afaceri se aplică oricărei limbi: doar virajele stilistice pot diferi. Sarcina dvs. este de a alege cea mai potrivită pentru situația în care vă aflați și partenerul (interlocutor).
Corespondența de afaceri în engleză, desigur, necesită cunoașterea acesteia la un nivel suficient de ridicat, așa că, dacă nu este vorba despre tine, vă recomandăm să contactați traducători profesioniști. Este important ca traducerea să fie realizată de o persoană care deține un discurs specializat, care este inclus în limba de corespondență de afaceri.
Un exemplu. intrare
În orice conversație, modul în care începeți este foarte important. În acest sens eticheta de afaceri Corespondența nu este diferită de comunicarea live: primul lucru este să-l salut pe interlocutor și să-l introducem cumva în conversație. Salutul poate fi standardul „Hello”, dar introducerea ar trebui să fie mai individuală. De exemplu, puteți indica scurtul scop al scrisorii dvs. („Vă contactăm pentru a clarifica unele informații despre produsul dvs.. În primul rând, suntem interesați de costul modelului A1). O altă opțiune: „Ca o continuare a conversației noastre telefonice despre modelul A1, vă scriu cu o întrebare despre costul acestui produs”). De asemenea, puteți descrie pur și simplu situația dvs.: „Vă scriu pentru că, în 2010, partenerul dvs. a contactat compania noastră, oferindu-vă să începeți cooperarea în acest domeniu în numele dumneavoastră."
Declarație de material
În plus, după ce ai scris ceva introducere în scrisoarea ta, ar trebui să faci o precizare cu privire la motivul pentru care scrii. De exemplu, după ce ați pus o întrebare despre prețul unui produs, specificați ce vă interesează. Puteți să scrieți acest lucru: "Am dori să comandăm numărul al șaptelea de unități de produse supuse livrării la adresa X." În cazul continuării conversației telefonice, puteți declara solicitarea dvs. - de ce i-ați scris persoanei după ce ați vorbit cu el la telefon (să spunem, pentru a confirma intenția dvs. de a finaliza tranzacția): „Anume: suntem interesați de produsul N, cu condiția ca acesta să fie livrat cu opțiunea X ". Dacă țineți cont de a treia versiune, puteți, de asemenea, să începeți să dezvoltați tema dorinței dvs. de a coopera cu compania.Descrieți că este în interesul dvs. și că partenerul va primi orice beneficiu concret de a interacționa cu dvs., dacă este de acord cu aceasta: "Vei fi interesat să știi că cursul companiei noastre s-a schimbat, după care a devenit și mai aproape de interesele afacerii tale."
ofertă
Orice corespondență de afaceri (exemplele pe care le cităm, de asemenea, au în mod necesar această proprietate) necesită o secvență logică. Dacă la început ai scris despre motivul pentru care scrii, atunci ar trebui să elaborezi și să extinzi această idee. Indicați ceea ce doriți de la interlocutor mai pe larg - atrageți-i probabil o perspectivă a avantajelor acordului de a lucra cu dvs. Această parte, din toată logica, ar trebui să fie „vârful” scrisorii tale, culmea unui fel. Dacă inițial ai abordat fără probleme ceea ce te interesează în primul rând, atunci în această parte ar trebui să „dezvăluiți cărțile”. Toată corespondența de afaceri (exemple de scrisori de mai sus nu face excepție) ar trebui să fie construită pe o curbă atât de lină. Atunci cititorul liniilor tale îți va înțelege starea de spirit și, astfel, îi va fi mai confortabil să comunice cu tine. Nu faceți salturi abrupte, nu treceți de la un subiect la altul.
După cum arată exemplele, dacă trebuie să discutați, de exemplu, despre două probleme care nu au legătură, puteți face o divizare în părți ale articolului, împărțindu-l în paragrafe. Acest lucru este convenabil pentru cititor, care va vedea vizual momentul în care vă deplasați de la o întrebare la alta; la fel și pentru tine, pentru că în acest caz scrii ca și cum am vorbi despre două litere diferite.
Dacă vorbim despre exemplele noastre, ar trebui să scrieți: „În plus, am dori să re-comandăm produsele N, despre care am interacționat cu o lună mai devreme”. Sau: „La un preț adecvat condițiilor noastre, am dori să stabilim o cooperare permanentă cu dvs. în acest domeniu, crescând canalul de vânzări la X-Y mii de unități." În cele din urmă, puteți: „Dacă interesul dvs. de a lucra cu noi este încă valabil, vă rugăm să ne informați.”
Fiecare al doilea eșantion de corespondență de afaceri este bazat pe acest principiu, deci nu este nimic rău în acest sens. Dimpotrivă, evidențierea adesea a rubricilor ajută la navigarea mai bună, deoarece elimină „textul solid”, creează un fel de „ancoră”, care poate fi atașat vizual.
Partea finală
În cele din urmă, ar trebui să închei scrisoarea în același mod în care ai început-o. Dacă scrieți mulțumiri, scrieți că sunteți încântat să cooperați cu compania pe care o descrieți; dacă aceasta este o ofertă comercială, ar trebui să vă exprimați recunoștința pentru atenția acordată scrisorii dvs. și să sperați la o interacțiune suplimentară cu această persoană. Trebuie să înțelegeți că modul în care terminați scrisoarea determină în mare parte opinia finală despre dvs. și compania dvs. Toată corespondența de afaceri (exemple de scrisori dovedesc în mod constant acest lucru) se bazează pe amabilitate - așa că amintiți-vă întotdeauna să vă mulțumiți interlocutorul, să-i exprimați speranța, să-l lăudați sau să lăsați recomandarea. Ar trebui să alegeți finalul textului dvs. astfel încât să corespundă pe deplin problemei descrise în scrisoare.
Exemple: „Sperăm să vă păstrăm ca partener constant cu speranța unei cooperări stabile în activitățile noastre viitoare.” Sau "Suntem sincer recunoscători pentru atenția dvs. și sperăm că în viitor putem dezvolta cooperarea cu dvs." Sau "Vă mulțumim pentru atenție. Sper că în viitor putem continua să vă asigurăm interesele pe piața N".
Etichetă și alfabetizare
În niciun caz nu uitați de amabilitate. După cum am menționat mai sus, este important dacă sunteți interesat de corespondența de afaceri. Expresii precum „să ne bucurăm de cooperare”, „îți mulțumim pentru atenție”, „Îmi cer scuze pentru îngrijorarea ta”, „ne vom bucura să te vedem”, „nu ne vei face companie” și altele. Două din urmă, apropo, se referă mai mult la invitații la sărbători corporative decât la scrierea de afaceri.
Întotdeauna, ca semn de respect, adăugați la expresiile „vă rog”, „vă mulțumesc”, „amabil” și așa mai departe, acolo unde este cazul.
La fel de important în procesul de scriere a scrisorilor de afaceri este educația umană. Mai exact, dacă faceți cel puțin o greșeală elementară în procesul de creare a unei scrisori, putem spune că interlocutorul va forma o opinie complet diferită despre voi decât ceea ce vă așteptați. Prin urmare, încercați să scrieți cât mai competent și verificați totul de mai multe ori. Dacă nu știi să găsești erori și să le rezolvi singur, folosește serviciile unui corector sau servicii specializate. Este foarte simplu, dar vă permite să aveți încredere în textul dvs.
Practică și instruire
În rețea, după cum am menționat mai sus, există numeroase exemple de scrisori de afaceri gata făcute pe orice subiect. Nu le-am introdus aici în ansamblu, deoarece, de fapt, acest articol pur și simplu nu are suficient spațiu pentru a găzdui o cantitate atât de mare de informații. În schimb, am decis să enunțăm pur și simplu câteva reguli și principii de bază, cu care ați avut ocazia să vă familiarizați mai sus. Cu toate acestea, acest lucru este, desigur, departe de toți pașii care ar trebui făcuți pe calea studierii scrisului de afaceri. De fapt, rolul practic joacă cel mai important rol în acest domeniu.
Dacă studiați, spuneți, 5-10 exemple de scrisori gata pregătite și citiți și articolul nostru și extrageți câteva reguli de aici, foarte curând veți putea scrie scrisori în modul în care aveți nevoie. De fapt, acest lucru este suficient pentru a crea orice scrisoare în cadrul corespondenței de afaceri.
Exemple gata
Întrucât, după cum am menționat mai sus, există un număr mare de exemple gata făcute, este tentant pentru studenți și specialiști începători să utilizeze cunoștințele pregătite ale altcuiva pentru a-și realiza propriul proiect. Vreau să spun că acest lucru nu este recomandat în practică, în timpul antrenamentului - vă rog.
În procesul studierii a ceea ce este scris cu alte scrisori, puteți naviga mai ușor ceea ce trebuie să clarificați în corespondența dvs. Acest lucru este normal, deoarece natura umană este să înveți direct din experiență.
Este adevărat, dacă vi se oferă sarcina de a redacta o scrisoare de afaceri completă, încercați mai întâi să consultați exemplele și alegeți cele mai potrivite pentru sarcina dvs. Atunci trebuie să-l adaptați cât mai mult la situația pe care ați dezvoltat-o conform conceptului general, dar în același timp scrieți-o din nou pentru a vă stabili propriul stil de prezentare și scriere. La urma urmei, poate veți putea transmite informațiile mai bine și veți face comunicarea mai productivă și mai eficientă.
Învață și practică! Și vă puteți crea propriile scrisori de afaceri într-o perioadă destul de scurtă de timp!
