În timpul activităților oricărei întreprinderi, apare un număr mare de documente care trebuie stocate pentru o anumită perioadă de timp. În articolul nostru vrem să vorbim despre modul în care se realizează stocarea operațională a documentelor și distrugerea lor.
Ce este stocarea online?
Absolut toate lucrările create sau primite în cursul întreprinderii sunt supuse unei sistematizări clare și a unei prelucrări minuțioase. Pentru ca în viitor să le puteți refolosi, trebuie să vă organizați în mod corespunzător siguranța, oferind acces rapid la oricare dintre ele. De fapt, stocarea operațională a documentelor este păstrarea documentelor într-o organizație sau unitate structurală până când acestea sunt distruse sau transferate în arhiva organizației.
Perioadele de păstrare a documentelor
În orice organizație există o varietate de lucrări în funcție de gradul de valoare al acestora. Unii au o mare valoare economică sau științifică, alții conțin informații necesare pentru rezolvarea unor probleme specifice, după care își pierd semnificația. Prin urmare, unele dintre lucrări trebuie sistematizate și depozitate în mod corespunzător, în timp ce altele pur și simplu distruse, în conformitate cu anumite reguli.
Depozitarea operațională a documentelor cu valoare științifică sau practică are propriul interval de timp. Acestea depind de gradul de importanță al conținutului lor.
Perioada de valabilitate poate fi următoarea:
- Constant.
- Temporară (mai mult de zece ani).
- Temporară (nu mai mult de zece ani).
Trebuie menționat că forma lucrărilor nu afectează în niciun fel perioadele de stocare a documentelor (tabelul de stocare este dat de noi în articol). Nu este un secret faptul că în prezent majoritatea informațiilor sunt procesate electronic. Termenii depind, în primul rând, de conținutul documentului în sine.
Cerințe de depozitare
Există anumite cerințe pentru stocarea operațională a documentelor. De exemplu, cazurile finalizate de conservare temporară sau permanentă ar trebui să rămână în unitățile organizaționale încă câțiva ani. După această perioadă, acestea sunt plasate în arhiva întreprinderii.
Atâta timp cât hârtiile sunt în uz activ, au nevoie de proiectare și întreținere corespunzătoare. Stocarea operațională a documentelor implică formarea lor în funcție de anumite grupuri specifice, precum și de specificul nomenclaturii adoptate de organizație.
Pentru a asigura o căutare rapidă a oricăror lucrări, este necesar să formatați numele de foldere cât mai informative. Ca unitate, de regulă, sunt utilizate foldere, pe a căror copertă ar trebui să existe un buzunar pentru nume înlocuibile ale nomenclaturilor.
În timpul stocării online, următoarele informații sunt indicate pe coperte:
- Perioada temporară de început și sfârșit de utilizare.
- Total coli curate dintr-un folder.
- Indicarea duratei de valabilitate a acestor valori mobiliare.
- Numele complet artist, numărul său de telefon de contact.
- Înscripții suplimentare pot fi, de asemenea, prezente („pentru aprobare”, „pentru semnătură” etc.)
Depozitarea curentului se realizează în dulapuri special echipate (metal) sau într-o cameră separată, care este închisă pentru acces. Emiterea temporară a valorilor mobiliare trebuie efectuată numai prin ordinul conducerii departamentului la care se referă documentele. Până la sfârșitul zilei, dosarul ar trebui să revină la locul său - un dulap sigur.
La sfârșitul perioadei de stocare operațională, documentelor li se atribuie statutul de „finalizat”. Și abia după aceasta începe procedura pentru pregătirea lor pentru transferul în arhivă.
Datele de stocare a documentelor primite
În orice organizație, documentele primite se acumulează în procesul de activitate. De asemenea, au termen de valabilitate. În general, corespondența primită se referă la toată documentația care ajunge la întreprindere. Perioadele de păstrare a acestor lucrări sunt determinate de conținut. Se recomandă păstrarea documentelor primite timp de cel puțin trei ani. Cu toate acestea, scrisorile mai importante pot dura mai mult (de exemplu, mai mult de cinci ani). Durata este determinată de gradul de importanță a informațiilor din lucrări. Prin urmare, clasificarea acestor documente trebuie să țină seama de importanța informațiilor. De exemplu, scrisorile de la autorități ar trebui evidențiate într-un dosar și corespondența cu partenerii de afaceri în altul. Astfel de hârtii ar trebui păstrate cel puțin cinci ani.
Perioade de retenție ieșite
Documentele expediate, ca oricare altul din întreprindere, sunt supuse depozitării. Mai mult, ca și în cazul lucrărilor primite, aceștia au anumiți termeni, care depind de gradul importanței lor.
Se recomandă sistematizarea documentelor și indicarea perioadelor de stocare pe fiecare folder. În mod logic, documentele de ieșire ar trebui să fie împărțite în tablouri separate: corespondență cu furnizorii, cu clienții, clienții, organizațiile guvernamentale, utilitățile etc. Literele mai ales importante pot fi păstrate timp de zece ani. Motivele pentru o utilizare atât de îndelungată trebuie să fie stabilite într-o instrucțiune specială asupra activității de lucru a întreprinderii.
Jurnalele de documente
Un jurnal de înregistrare a documentelor este disponibil la orice întreprindere. Mai mult, de regulă, sunt alocate jurnale de înregistrare separate pentru titlurile de intrare și de ieșire dacă organizația este activă. Deci, mult mai convenabil să sistematizăm toată corespondența. Revistele sunt achiziționate și schimbate în fiecare an. Desigur, în prezent, mulți preferă să păstreze un jurnal similar în formă electronică. Cu toate acestea, trebuie să existe o copie pe hârtie.
Cerințele documentelor sunt înregistrate în jurnale, le sunt atribuite numere și sunt indicate și datele. O astfel de înregistrare a valorilor mobiliare permite, dacă este necesar, găsirea documentului potrivit. Revistele sunt păstrate timp de trei ani. La sfârșitul acestei perioade, toată documentația referitoare la corespondența de intrare și de ieșire este distrusă, în timp ce se întocmește un act.
Examinarea documentelor
Așa cum am spus mai devreme, durata de utilizare și de depozitare a hârtiilor în niciun caz nu depinde de forma (hârtie sau electronică), doar conținutul documentelor are importanță. Pentru a-i determina semnificația, este numit un examen. Sarcina sa este de a afla ce documente au importanță pentru producție, știință, stare etc. Pentru documentele selectate pentru stocarea operațională, este necesar să specificați perioada în care acestea pot fi necesare. Prin urmare, determinarea timpului de depozitare este o altă sarcină care este stabilită înainte de examinare. Toate lucrările înainte de a fi trimise pentru evaluare de către experți în pregătirea transferului în arhivă sunt formate în probleme de nomenclatură de către anumite divizii structurale sau serviciul de administrare a oficiilor.
Examinarea valorii poate fi efectuată la întreprinderile, arhivele organizațiilor, precum și la arhivele de stat.
În general, dacă vorbim despre documente serioase de gestionare, datele depozitării acestora sunt predeterminate la momentul creării lor. Principalele ajutoare de referință și reglementare care afectează perioadele de stocare sunt listele de documente care indică perioadele de stocare. Acestea sunt utilizate în evaluarea expertelor a valorilor mobiliare în arhivele municipale, de stat și la întreprinderi. Iar valoarea, așa cum am spus, este exprimată în perioada de valabilitate.
Lista documentelor cu perioade de stocare este o listă sistematică a categoriilor și tipurilor de valori mobiliare care conțin informații de reglementare cu privire la momentul depozitării acestora.
Listele conțin perioadele de stocare a documentelor standard care sunt disponibile în orice organizație. Dar lucrările specifice care reflectă anumite funcții ale întreprinderii se pot referi la listele departamentale.
Arhive de documente
Arhiva de documente dintr-o organizație nu poate exista de la sine. Hârtiile sunt păstrate în ea pentru o anumită perioadă de timp, după care trebuie transferate în arhivele municipale sau cele de stat. Legea federală definește în mod clar perioada de depozitare pentru multe titluri de valoare. Deci, de exemplu, documentele privind personalul, lucrările notariale, cărțile de afaceri trebuie păstrate timp de 75 de ani, documentația științifică - cincisprezece ani.
În cazul în care organizația este lichidată din orice motiv, arhiva documentelor cu termen de valabilitate fix, precum și a documentelor de personal, trebuie transferate arhivei municipale (de stat). Întreprinderile nestatale pentru a transfera documentele trebuie să încheie mai întâi un acord cu Fondul Arhivistic al Federației Ruse. Dacă nu a fost încheiată la timp, arhiva ar trebui să preia doar pentru hârtie personalul întreprinderii. Locul de salvare a documentelor rămase ar trebui ales de președintele comisiei de lichidare.
Cum să distrugem documentele?
Documentele de arhivare care sunt stocate la întreprindere pot fi eliminate dacă perioadele de stocare au expirat. Distrugerea documentelor poate fi încredințată unei organizații terțe sau o puteți efectua singuri. Există reguli uniforme prin care acest proces este realizat. Merită să ne amintim că puteți distruge doar acele documente care au expirat perioade de depozitare care și-au pierdut semnificația practică. Este posibil să se întreprindă orice acțiune în ceea ce privește valorile mobiliare numai cu apreciere expertă.
Distrugerea documentelor este însoțită de executarea actului.
Întocmirea unui act
Documentele pot fi incluse în actul de distrugere în cazul în care perioada de depozitare a expirat la 1 ianuarie a anului în care a fost întocmit documentul. Adică, în cazul în 2014 și perioada de stocare este de cinci ani, atunci acesta poate fi inclus în act numai în 2020.
Pentru a evita neînțelegerile ulterioare, toate cazurile trebuie revizuite complet, asigurându-vă că toate lucrările din ea au pierdut valoare. Cu toate acestea, în practică, deseori fac altfel. Dacă documentele au stat pe un raft de cinci ani și nu au fost atinse niciodată de ele, atunci regulile sunt neglijate. Pur și simplu trec prin cazuri selective pentru a se asigura că nu mai sunt necesare.
Actul trebuie să conțină informații care sunt disponibile pe coperta cazurilor. O astfel de lucrare dureroasă va părea inutilă acelor persoane care nu înțeleg complexitatea lucrărilor de arhivă. Dar, în realitate, nu este așa.
Un act trebuie să fie semnat cu siguranță de persoana care a efectuat evaluarea expertului. În plus, documentul notează că acțiunile au fost convenite cu comitetul de experți al organizației. În cele din urmă, actul trebuie să fie aprobat de șeful întreprinderii.
Abia după respectarea tuturor procedurilor, organizația poate distruge cazurile enumerate în act.
Cum să distrugi hârtiile de afaceri?
Există mai multe modalități de distrugere a documentelor. Dacă teritoriul întreprinderii permite, atunci puteți arde singură hârtia, respectând siguranța la foc. În plus, puteți utiliza documentele de tocat. Dar acesta este un proces destul de lung, această metodă este potrivită pentru volume mici. În aceste cazuri, un act este întocmit într-o formă arbitrară, în care se înregistrează faptul distrugerii.
Volume mari de cazuri destinate distrugerii, de obicei întreprinderile se transferă pentru eliminare sau reciclare către organizații specializate care se ocupă de acest lucru.
Faptul transferului trebuie consemnat în certificatul de acceptare. Documentul indică data, greutatea și numărul de cazuri. Experții recomandă ca un angajat al companiei să fie prezent la distrugerea documentelor pentru a menține confidențialitatea.