Călătoriile de afaceri sunt călătorii de afaceri la care se duc diferiți angajați ai organizației. În timpul unor astfel de călătorii, soluțiile importante pentru companie sunt rezolvate, de exemplu, activitatea sucursalei este verificată, un contract este semnat cu noi contractanți sau anumite bunuri sunt achiziționate de la furnizor. Un angajat al companiei care călătorește în această călătorie se poate baza pe numeroase cheltuieli. Pentru mese și cazare, se alocă o indemnizație de subzistență zilnică într-o călătorie de afaceri, a cărei dimensiune poate varia semnificativ în diferite organizații. Norma este fixată în documentația locală internă prin emiterea unei comenzi de către șeful companiei.
Scopul plății
Suma zilnică în timpul călătoriilor de afaceri este determinată individual în fiecare caz, deoarece are în vedere câți bani au fost cheltuiți de angajat în timpul călătoriei. Indemnizația de subzistență este prezentată de bugetul angajatului în timp ce se află într-un alt oraș sau țară. Toate cheltuielile sunt compensate pe baza cerințelor legale. Pentru tot timpul când angajatul se află într-o călătorie de afaceri, se păstrează salariul și locul ocupat în companie.
În aproape toate companiile, nu este plătit pe zi pentru călătoriile de afaceri de o zi, timp în care angajatul nu rămâne peste noapte în altă regiune. Per diem este utilizat în următoarele scopuri:
- selectarea și plata locului de reședință al salariatului;
- alimentația angajaților din unitățile de catering, precum și compensația pentru costul achiziționării diverselor produse în magazine;
- călătorie în altă regiune sau țară, precum și cheltuieli pentru deplasarea în oraș cu diferite tipuri de transport în comun;
- efectuarea de diverse evenimente pe baza unei misiuni de conducere;
- alte costuri importante, dar acestea trebuie să fie necesare și adecvate, altfel conducerea companiei poate refuza transferul de fonduri.
Perioada pentru o călătorie de afaceri în Rusia este determinată individual pentru fiecare angajat. În același timp, plățile maxime pot fi înregistrate la nivel local.
Când sunt listate?
Fiecare companie stabilește în mod individual momentul în care ar trebui să fie transferat pe zi angajatul organizației. Pentru aceasta se pot utiliza două opțiuni:
- transferul de fonduri în avans și, în acest caz, se plătește de obicei o sumă fixă, pe care angajatul o poate gestiona într-o călătorie, dar, dacă este necesar, după o călătorie de afaceri, poate solicita fonduri suplimentare;
- plata per diems după călătorie, în timpul căreia salariatul trebuie să-și cheltuiască propriile fonduri, apoi să întocmească un raport care să conțină informații despre toate cheltuielile, pe baza cărora sunt compensate cheltuielile.
A doua opțiune este cea mai des folosită, prin urmare, aproape fiecare angajat al companiei trebuie să facă un raport special după călătorie.
Ce documente sunt pregătite de angajat?
După călătorie, un angajat al companiei poate conta pe compensații pentru costurile suportate. Ceea ce este compensat pe zi într-o călătorie de afaceri depinde de cheltuielile cetățenului. Pentru a primi bani, angajatul pregătește următoarele documente:
- raport direct, care conține informații despre câți bani au fost cheltuiți de un cetățean în timpul călătoriei;
- o închiriere dacă un cetățean a folosit un apartament privat pentru a trăi într-o călătorie;
- bon de hotel;
- documente care confirmă cheltuielile de călătorie, care includ verificări, chitanțe pentru lenjeria de pat într-un tren, legitimații de îmbarcare pentru un avion sau alte documente similare;
- dovada utilizării serviciilor de taxi furnizate de diverse chitanțe, cecuri sau bilete, iar dacă un cetățean folosește un transport personal, atunci transmite angajatorului cecurile primite la benzinării;
- documente care confirmă alte tipuri de cheltuieli.
Pe baza unui astfel de raport și a altor documente, contabilul companiei calculează periem, prin urmare, cheltuielile suportate de angajat sunt compensate.
Cum se stabilește plata?
Fiecare companie determină în mod independent mărimea acestor plăți, care ia în considerare scopul călătoriei, capacitățile financiare ale organizației, precum și alți factori individuali. În acest caz, sunt luate în considerare normele înscrise în documentația internă a companiei.
Pentru a aproba per diem într-o călătorie de afaceri, în companie se formează o poziție specială. Este semnat de șeful companiei. În plus, este emisă o comandă pentru fiecare diems într-o călătorie de afaceri. În acest caz, normele sunt luate în considerare, pe baza cărora fondurile sunt transferate din aceste plăți către diferite fonduri.
Când se plătește cu plata impozitului pe venit și contribuții la diverse fonduri?
Atunci când calculează zilnic, angajatorii trebuie să ia în considerare cât de mult nu trebuie să plătească impozitul pe venit personal și alte contribuții către organizațiile guvernamentale. Prin urmare, dacă conducerea companiei nu dorește impozitarea plăților, se iau în considerare următoarele restricții:
- dacă plănuiți o călătorie în Rusia, plățile maxime ar trebui să fie de 700 de ruble. într-o singură zi;
- dacă un angajat este trimis într-un alt stat, atunci i se plătesc maximum 2,5 mii de ruble. pe zi.
Dacă angajatul cheltuiește mai multe fonduri, atunci impozitul pe venit personal este plătit din diferență, iar suma necesară a fondurilor este transferată fondurilor de stat. Deși legea nu conține cerințe pentru o plată minimă, fiecare organizație trebuie să țină seama de suma reală de fonduri de care un lucrător va avea nevoie pentru a finaliza o sarcină într-un alt oraș sau stat. Prin urmare, o reducere excesivă a cotidianului într-o călătorie de afaceri în Rusia poate duce la nemulțumirea angajaților companiei.
Durata călătoriei este, de asemenea, luată în considerare, deoarece, dacă o zi este suficientă pentru a finaliza sarcina, angajatorul poate compensa doar costurile de călătorie indicate în raport. Unele organizații transferă pur și simplu salariatului 50% din norma stabilită.
Reguli generale de transfer de fonduri
Atunci când calculează cantitatea de jurnal într-o călătorie de afaceri în Rusia, angajatorii trebuie să țină seama de câteva reguli importante. Acestea includ:
- Per diem se plătește numai cu condiția ca călătoria să se datoreze nevoilor de producție și nu acționează ca inițiativă a angajatului direct;
- într-o călătorie de afaceri, șeful emite o comandă care listează toate condițiile și cerințele pentru o călătorie de afaceri;
- salariatul poate solicita un avans, emis pe baza unui mandat de plată în numerar;
- salariatul numit care a primit fonduri de la angajator trebuie să îndeplinească anumite sarcini, pentru care se formează o misiune;
- în termen de trei zile de la călătorie, salariatul prezintă un raport de avans special, la care sunt atașate și alte documente care confirmă cheltuielile efectuate;
- raportul este verificat de către contabilul sau economistul companiei, după care documentul este aprobat de șef;
- Suma plății se calculează în funcție de data plecării și sosirii
Dacă, pe baza documentelor prezentate de un angajat, se stabilește că a cheltuit mai puțin decât ceea ce a fost emis în avans sub formă de indemnizație de subzistență zilnică într-o călătorie de afaceri, el trebuie să restituie diferența către casierul companiei.
Se plătesc per diems pentru o excursie de o zi?
Adesea, pentru a rezolva diverse probleme, este necesar să nu petreceți mai mult de o zi, astfel încât se pune întrebarea dacă pe zi este plătit în astfel de condiții. O călătorie în 1 zi pe baza TC necesită transferul pe zi. O astfel de călătorie este realizată în mod standard, prin urmare, foaia de timp indică faptul că angajatul nu a fost prezent la locul principal de muncă. A doua zi, un angajat al companiei generează un raport de călătorie, pe baza căruia primește compensații de la șeful companiei.
Multe companii nu plătesc pe zi pentru călătoriile de afaceri de o zi, cu excepția cazului în care sunt furnizate altfel de documentația locală internă.
Ce să faci când călătoria de muncă se încheie devreme?
Adesea, angajații primesc numerar în avans, dar în același timp se întorc acasă înainte de termen, întrucât îndeplinesc rapid sarcinile stabilite de șef. În acest caz, li se cere să întocmească corect un raport de cheltuieli.
Contabilul companiei pe baza documentației primite efectuează recalculare. Diferența rămasă cu angajatul se restituie casierului companiei.
Cum se plătește munca în weekend?
Indemnizația de subzistență pentru o călătorie de afaceri se plătește pentru fiecare zi calendaristică a unei călătorii, dar numai în cazul în care angajatul face față îndatoririlor nu numai în zilele de săptămână, ci și în weekend.
Dacă un cetățean este trimis într-un alt oraș pentru a monitoriza activitatea noii sucursale timp de câteva săptămâni, atunci nu i se alocă indemnizație zilnică pentru weekend.
Nuanțele unei călătorii în străinătate
Muncitorii pot pleca într-o călătorie de afaceri nu numai în Rusia, dar chiar și în altă țară. Caracteristicile unei astfel de călătorii includ:
- rata zilnică pentru o călătorie de afaceri într-o altă țară este de obicei stabilită la 2,5 mii de ruble;
- fondurile sunt plătite în ruble numai pentru acele zile în care un cetățean se află pe teritoriul Federației Ruse;
- la trecerea frontierei, pe zi este plătit în moneda țării în care este trimis angajatul companiei;
- dacă angajatul se află în aceeași zi în Federația Rusă și într-un alt stat, atunci plata se împarte în două părți, dintre care una este prezentată în ruble, iar a doua este transferată în valută.
Fiecare companie are dreptul în documentația sa internă de a stabili o procedură diferită pe baza căreia se plătește periem pentru o călătorie de afaceri.
Ce ar trebui să fac dacă un angajat cumpără monedă în altă țară?
În călătoriile de afaceri, periem permite angajaților să plătească pentru cazare și mese, precum și pentru a compensa alte cheltuieli obligatorii. Dacă un cetățean este trimis într-o altă țară, angajatorul îi poate emite fonduri, atât în ruble, cât și în valută.
Dacă banii sunt dați în ruble, atunci angajatul, la sosirea într-o țară străină, trebuie să achiziționeze independent suma necesară de monedă. În același timp, acesta trebuie să transmită angajatorului un document justificativ depus prin extras bancar. Acesta indică cât de multă monedă a fost achiziționată la finalizarea procesului și la ce rată a fost efectuată achiziția.
Indemnizația de subzistență pentru călătorii în străinătate este luată în considerare la rata stabilită de bancă în ziua în care raportul de călătorie al companiei este prezentat conducerii companiei.
Ce ar trebui să fac dacă un angajat se întoarce și pleacă în aceeași zi?
Adesea, există situații în care un angajat care s-a întors dintr-o călătorie de afaceri pleacă în aceeași zi pentru o altă călătorie de lucru. Această situație nu încalcă în niciun fel cerințele legii. În actele normative nu există instrucțiuni cu privire la regulile de executare. Prin urmare, angajatorul poate utiliza două metode:
- Două seturi de documente sunt pregătite pentru fiecare călătorie. Prin urmare, angajatorul emite două comenzi și, de asemenea, formează două certificate și sarcini. Perioada de zi este plătită de două ori, iar ziua în care două călătorii se intersectează este plătită în mărime dublă.
- Combină două călătorii.Acest proces este utilizat dacă se știe din timp că un angajat va fi trimis în două călătorii simultan. Prin urmare, documentele sunt întocmite imediat, pe baza cărora este prelungită prima călătorie. Prin lege, nu există restricții cu privire la durata călătoriei, astfel încât organizația o poate prelungi de un număr nelimitat de ori.
Alegerea depinde numai de decizia conducerii directe a companiei.
contabilitate
Multe companii nu plătesc pe zi pentru o călătorie de afaceri într-o zi, dar în conformitate cu legea, fiecare companie trebuie să organizeze corect călătorii de afaceri. Pentru aceasta, nu doar o comandă este emisă de șef și se întocmește o misiune, dar informațiile necesare sunt introduse și în documentele contabile.
Următoarele înregistrări sunt utilizate pentru alocația de subzistență zilnică:
- D71 K50.2 - emiterea de fonduri de la casa de schimb valutar a companiei;
- D71 K50.1 - emiterea de numerar în ruble, dacă planificați o călătorie pe teritoriul Rusiei;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - acceptarea raportului angajaților pentru contabilitate;
- D91 K71 - anulare la cheltuielile diferenței de curs valutar la cumpărarea unei valute;
- D50 K71 - restituirea restului de către angajat dacă nu a cheltuit toată avansul primit;
- D71 K50 - emiterea unei depășiri în cazul în care angajatul nu a avut suficiente fonduri primite anterior;
- D70 K68 - acumularea impozitului pe venit personal dacă salariatul a cheltuit mai mult decât valoarea normei stabilite de lege.
Dacă angajatul a cheltuit într-o călătorie de afaceri mai mult de 700 de ruble. sau 2,5 mii de ruble., impozitul pe venit personal se plătește din diferență. Plata impozitelor este înregistrată în rapoartele 2-PIT și 6-PIT.
concluzie
Călătoriile de afaceri sunt însoțite în mod obligatoriu de transferul zilnic către angajat. Acestea sunt folosite pentru a plăti pentru cameră și pensiune. Mărimea lor depinde dacă sarcinile sunt îndeplinite de un angajat din țară sau dacă este trimis în alt stat.
Fondurile pot fi transferate în avans sau după călătorie. Dacă suma nu depășește normele stabilite de lege, atunci nu trebuie să rețineți plata impozitului pe venit.