V ruskom každodennom živote sa objavilo nové anglické slovo „back office“. Čo je to? Aké funkcie plní? V ktorých spoločnostiach existuje? Pokúsme sa to pochopiť podrobnejšie.
Back office. Čo je to?
Tieto jednotky existujú v mnohých organizáciách. Back office je oddelenie alebo oddelenie spoločnosti, ktoré má určité funkcie. Ide o rutinné, administratívne a servisné služby. Tradične tieto funkcie zahŕňajú aj informačné technológie (správa a podpora), ľudské zdroje a účtovníctvo.
V niektorých organizáciách sú osobitne predpísané ďalšie pracovné pokyny, ktoré by mal vykonávať back office. Čo je to? Zamestnanci tohto oddelenia sa často zaoberajú štatistickým a analytickým účtovníctvom predaja, nákupu, zostatkov zásob a udržiavaním archívu.
Ak je táto back office pobočkou banky, funkcie zahŕňajú zúčtovacie operácie, súčasné služby vyrovnania hotovosti a tak ďalej.
História back office
V počiatočných fázach rozvoja podnikania bolo usporiadanie priestorov každej spoločnosti zvláštne. V popredí bola obsadená tzv. Front office. Urobili tak, aby klienti mali možnosť rýchlo a ľahko nájsť správneho zamestnanca. Manažment samozrejme do tejto miestnosti značne investoval, a tak vykonával drahé opravy, čistenie a vybavenie. Front office by mal mať najlepší dojem, pretože je „tvárou“ každej spoločnosti.
Jeho zamestnanci musia byť tiež dôslední v štýle oblečenia a správania. Toto je verejná stránka akejkoľvek spoločnosti.
V pozadí sa tradične nachádza back office. Je to také miesto, kde sa samotná výroba uskutočňovala, existoval systém administratívnych priestorov, rôzne oddelenia, sklady atď.
Preto boli tieto územia tradične špinavé, ponuré a málo udržiavané. Prezentácia týchto priestorov sa veľmi nesledovala, pretože zákazníci sa v nich nikdy neobjavili. Vzhľad zamestnancov sa, samozrejme, nevyžaduje. Väčšia pozornosť sa venovala odborným schopnostiam.
Toto rozdelenie kancelárie na dve veľké oddelenia, ktoré vykonávajú rôzne funkcie, sa osvedčilo a existuje dodnes.
Zamestnanci front office vytvárajú pre spoločnosť krásny „obraz“. Súčasne sa spoločnosť vyvíja a prekvitá vďaka pracovníkom back office. Prečo? Pozrime sa.
Význam a dôležitosť back office pre rozvoj spoločnosti
Prax ukazuje, aká veľká je úloha tejto jednotky pre organizáciu.
Po prvé, back office pomáha udržiavať povesť spoločnosti vo vysoko konkurenčnom prostredí. Samozrejme, ak zamestnanci vykonávajú svoje povinnosti dobre a jasne. Pre každého klienta je v skutočnosti hlavným kritériom dobrá spoločnosť kvalitná služba. Vďaka zamestnancom back-office sa vykonáva kompletný cyklus konkrétnej operácie.
Po druhé, riadenie rizika vykonáva aj back office. Čo to prináša spoločnosti? Sú to zamestnanci tohto oddelenia, ktorí zostavujú správy, vyberajú údaje, faktory a vykonávajú výpočty na základe rozhodnutí vedenia. Ich správnosť a presnosť je preto veľmi dôležitá pre budúcnosť spoločnosti. Zamestnanci vykonávajú mimoriadne zodpovednú prácu, čím výrazne znižujú riziká.
Po tretie, back office služba vyvíja aj nové metódy sporenia a racionalizačné návrhy. Zamestnanci samozrejme nezískavajú priamo finančné prostriedky pre spoločnosť. Môžu však nepriamo ovplyvniť tento proces.
Back office v banke
Je to prevádzková účtovná jednotka. Vďaka svojej práci sú zabezpečené činnosti hlavných oddelení.
Back office sa zaoberá účtovníctvom a registráciou transakcií s cennými papiermi, spravovaním záväzkov a aktív, ako aj vyrovnaním so zákazníkmi. Ale to je iba špička ľadovca.
Back office vykonáva operácie spracovania pôžičiek. Zamestnanci sa okrem toho často zapájajú do otvárania účtov, vedenia účtovníctva a riadenia rizík.
Back office. Dokumentárne vykonanie a podpora transakcie na trhu cenných papierov
V bankách sa back office často skladá z niekoľkých divízií. Najmä ak organizácia robí veľký počet transakcií na trhu cenných papierov. Medzi povinnosti zamestnancov patrí elektronické a dokumentárne spracovanie, ich podpora. Prejdime k tomu podrobnejšie.
Po prvé, pracovník back-office vedie register transakcií, uzatvára zmluvu o predaji cenných papierov konkrétneho emitenta.
Ďalším je proces opätovnej registrácie cenných papierov. Toto je prevod vlastníctva. Na začatie tohto procesu musí pracovník back-office vydať prevodný príkaz a legitimizovať aktuálnu transakciu.
Po vykonaní opätovnej registrácie a prijatí podporného dokumentu zamestnanec kontroluje proces konečného vyrovnania.
Zamestnanec back office má veľmi veľkú zodpovednosť. Ak dôjde k najmenšej nepresnosti v procese papierovania, transakcia sa považuje za neplatnú. V dôsledku toho bude klient trpieť a spoločnosť utrpí vážne straty.
Okrem toho je back office zapojený do analytických (interných) transakcií medzi oddeleniami organizácie v systéme prerozdeľovania financií.
Pre oblasť obchodu v posledných rokoch často používajú rôzne automatizačné programy back-office.
Maloobchodná kancelária
Pri organizovaní podnikania čelí manažér mnohým problémom. Je potrebné poskytnúť obchodnému poschodiu tovar, automatizovať skladové účtovníctvo v podniku, riadiť cenotvorbu, komunikovať s dodávateľmi a pobočkami.
Ako bolo uvedené, na vyriešenie týchto a mnohých ďalších problémov existujú špeciálne programy pre back office.
V maloobchodnom systéme budú zamestnanci takejto jednotky pomáhať kontrolovať príchod a výdaj tovaru, odpísať a presunúť sa, prehodnotiť, vykonať vrátenie, hotovosť a bankové operácie práca s obchodným zariadením.
Softvérový balík môže mať rôzne konfigurácie: nepotravinársky maloobchod, obchod so zmiešaným tovarom, obchod so zmiešaným tovarom alebo supermarket. Momentálne je na výber.
Sieť back office
Hlavné oblasti práce v sieťovom obchodovaní sú:
- vykonávanie zmien a doplnení veľkého množstva tovaru;
- výmena údajov medzi oddeleniami;
- centralizované účtovníctvo;
- získavanie prevádzkových správ o fungovaní pobočiek atď.
Na uľahčenie práce a zabezpečenie interakcie kancelárie so sieťou predajní často používajú automatizovanú verziu back-office. Tieto programy umožňujú organizácii pracovať efektívnejšie a rýchlejšie.
Back office v pohostinstve
Práca stravovacieho personálu back office je hlavne prebiehajúcimi operáciami. Tradične zahŕňajú:
- vykonávanie bežných povinných operácií;
- vedenie účtovníctva komodít a skladov;
- proces kontroly výroby jedál;
- Zhromažďovanie a analýza údajov;
- Príprava správ.
V závislosti od veľkosti a obratu organizácie je back office v obchode zvyčajne od troch do trinástich až pätnástich ľudí.
Ako už bolo uvedené, v súčasnosti existujú automatizované systémy, ktoré uľahčujú vykonávanie operácií, ktoré musia zamestnanci vykonávať. Toto je, samozrejme, pozitívny moment pre vedúceho organizácie. Nie vždy však pre pracovníkov. Prax ukazuje, že získanie automatizovaných systémov, ktoré vykonávajú väčšinu back-office práce, vedie k zníženiu počtu zamestnancov.
