Každý z nás napísal formálne listy a poznámky v našich životoch aspoň niekoľkokrát. Kdekoľvek sme a nech robíme čokoľvek, naša obchodná korešpondencia sa koná v ktorejkoľvek oblasti, ktorá musí byť vykonaná, aby sme zistili niektoré body, objasnili informácie, položili otázku a tak ďalej. Ak bol tento jav skôr bežný v papierových aplikáciách a pri zasielaní listov nadriadeným (ako aj obchodným partnerom), táto kategória sa dnes v našom prostredí rozšírila.
Musíte vedieť, ako správne viesť obchodnú korešpondenciu, aj keď si len objednáte v niektorom internetovom obchode a chcete komunikovať so svojím zástupcom.
V tomto článku popisujeme niektoré z hlavných bodov, ktoré tvoria obchodnú komunikáciu. Pri výmene listov s našimi partnermi budeme venovať pozornosť tomu, aké nuansy by sa mali zohľadniť. čo nemožno zanedbať, ak nechcete, aby sa partnerovi zdalo, že je nekompetentný a neslušný, a tiež si pamätajte pravidlá, ktoré by sa mali dodržiavať v každej situácii.
Prípadne
Je zrejmé, že obchodná korešpondencia sa najčastejšie používa v pracovnom procese. Ak pracujete v spoločnosti, určite sa stretnete s potrebou zostaviť tento druh korešpondencie. Keďže hovoríme o obchodných záležitostiach, je ľahké pochopiť, že štýl písania by mal byť vhodný - čo najformalizovanejší a naj oficiálnejší.
Ďalší dojem zo zamestnancov spoločnosti, kde je list zaslaný, o vás a vašej spoločnosti závisí od toho, do akej miery sa vám podarí nadviazať obchodnú korešpondenciu. Preto by sa k procesu písania textu a jeho návrhu malo pristupovať čo naj zodpovednejšie.
Predovšetkým, ak hľadáte obchodnú korešpondenciu, odporúčame vám oboznámiť sa s našimi pokynmi. V ňom, ako už bolo uvedené vyššie, predstavíme niektoré teoretické body, ako aj praktické otázky. Na konci článku sa pokúsime uviesť niekoľko príkladov obratov, ktoré sú typické pre formálny štýl písania. Nakoniec pomocou základne z tohto článku môžete nezávisle vytvárať vysoko kvalitné texty pre ďalšiu komunikáciu s dodávateľmi.
Druhy korešpondencie
Ihneď by som chcel pri diskusii o obchodnej korešpondencii upozorniť na jej typy. Môžete si vybrať list so žiadosťou a podľa toho list s odpoveďou; list informačná povaha (najčastejšie zasielaná klientovi); poďakovanie (vďačnosť za poskytnutú službu), list s upozornením, upomienka, varovanie; odporúčací list; záručný list a sprievodný list. V skutočnosti sú to len najbežnejšie používané typy, ktoré tvoria skutočnú aj elektronickú obchodnú korešpondenciu. Preto sa s nimi stretneme v praxi častejšie.
štruktúra
Je logické, že pre pohodlnejšiu organizáciu písania akýchkoľvek listov by bolo užitočné pracovať s určitou štruktúrou alebo plánom. To vám umožní rozdeliť úlohu na menšie etapy, ktoré je oveľa ľahšie dokončiť. Napríklad premýšľajte nad čiarou vášho listu takým spôsobom, aby ste pokryli témy, ktoré musíte čo najpresnejšie uviesť. Napríklad, ak píšete otázku, akú cenu má konkrétny produkt, skúste stručne uviesť motív: prečo píšete spoločnosti (pretože chcete kúpiť alebo objednať tento alebo tento produkt); objasniť hlavný cieľ (zistiť, koľko vás to bude stáť pri objednávaní 10 kusov tovaru s určitými možnosťami).Nakoniec uveďte, v akej forme chcete dostávať výpočet, a opýtajte sa, či sa na taký objem výroby nedá zľava.
Tieto informácie sú, samozrejme, už zrejmé - stačí logicky analyzovať, čo chcete napísať. Okrem toho nesmieme zabúdať na dizajn a požiadavky. Viac o tom povieme neskôr.
Písacie požiadavky
Pravidlá obchodnej korešpondencie teda hovoria, že všetky listy by mali byť v prvom rade krátke. Toto je hlavné pravidlo, že sa bude čítať. Súhlasíme, že sa nám nepáči, keď máme veľa informácií. Ak je tento list obchodnej povahy, nemal by byť obrovský - v tomto prípade ho možno jednoducho ignorovať. Ak nemôžete informácie okamžite zredukovať, urobte to po napísaní prvého návrhu listu.
Po druhé, váš partner (účastník korešpondencie) musí pochopiť, o čo ide. To znamená, že list by sa mal stať informačným a zrozumiteľným. Je potrebné uviesť informácie, ktoré by ste chceli sprostredkovať takým spôsobom, aby ste sa vyhli ďalším otázkam a nestrácali čas objasňovaním podrobností.
Po tretie, list by sa mal čo najviac rešpektovať voči vášmu partnerovi alebo zamestnancovi spoločnosti, ktorý si ho prečíta. Je to pravda - čím viac rešpektujete svojho partnera, tým je väčšia šanca, že bude správne reagovať na vašu žiadosť, a nakoniec dosiahnete požadovaný účinok.
Korešpondencia v angličtine
V niektorých prípadoch by rokovania mali byť v anglickom (alebo v inom ako ruskom) jazyku. Je to normálne, najmä ak existuje vzťah so zahraničnými protistranami. Je pozoruhodné, že pravidlá obchodnej korešpondencie sa vzťahujú na akýkoľvek jazyk: iba štylistické zákruty sa môžu líšiť. Vašou úlohou je vybrať najvhodnejšie pre situáciu, v ktorej ste vy a váš partner (partner).
Obchodná korešpondencia v angličtine si samozrejme vyžaduje jej znalosti na dostatočne vysokej úrovni, takže ak nejde o vás, odporúčame vám kontaktovať profesionálnych prekladateľov. Je dôležité, aby preklad vyhotovil osoba, ktorá vlastní odbornú reč, ktorá je súčasťou jazyka obchodnej korešpondencie.
Príklad. vstup
V každej konverzácii je veľmi dôležité, ako začnete. V tejto súvislosti obchodná etiketa Korešpondencia sa nelíši od živej komunikácie: prvá vec je privítať partnera a nejakým spôsobom ho uviesť do rozhovoru. Pozdrav môže byť štandardný „Ahoj“, ale úvod by mal byť individuálnejší. Môžete napríklad uviesť krátky účel svojho listu („Kontaktujeme vás, aby sme objasnili niektoré informácie o vašom produkte. Najprv nás zaujíma cena modelu A1). Ďalšia možnosť: „Ako pokračovanie telefonického rozhovoru o modeli A1 vám píšem otázku týkajúcu sa nákladov na tento produkt“). Môžete tiež jednoducho opísať svoju situáciu: „Píšem vám z toho dôvodu, že v roku 2010 sa váš partner obrátil na našu spoločnosť a ponúkol vám možnosť začať spoluprácu v tejto oblasti vo vašom mene.“
Vyhlásenie o materiáli
Ďalej, keď ste vo svojom liste napísali nejaký úvod, mali by ste objasniť, prečo píšete. Napríklad po položení otázky o cene produktu uveďte, čo vás zaujíma. Môžete napísať toto: „Radi by sme si objednať N-tý počet kusov výrobkov, ktoré sú predmetom dodávky na adresu X.“ V prípade pokračovania telefonického rozhovoru môžete uviesť svoju žiadosť - prečo ste osobe napísali potom, čo ste s ňou telefonicky hovorili (povedzte, aby ste potvrdili svoj úmysel dokončiť transakciu): „Konkrétne: máme záujem o produkt N za predpokladu, že bude doručený s možnosťou X “. Ak vezmete do úvahy tretiu verziu, môžete tiež začať rozvíjať tému podľa vášho želania spolupracovať so spoločnosťou.Opíšte, že je to vo vašom záujme a že partner bude mať nejaký konkrétny úžitok z interakcie s vami, ak s tým súhlasí: „Budete mať záujem vedieť, že sa priebeh našej spoločnosti zmenil, po ktorom sa ešte viac priblížil záujmom vášho podnikania.“
ponuka
Akákoľvek obchodná korešpondencia (príklady, ktoré citujeme, nevyhnutne majú túto vlastnosť) vyžaduje logickú postupnosť. Ak ste na začiatku písali o tom, prečo píšete, mali by ste túto myšlienku ďalej rozpracovať a rozšíriť. Uveďte, čo by ste chceli od sprostredkovateľa širšie - možno ho pritiahnite k vyhliadke výhod plynúcich z dohody o spolupráci s vami. Táto časť by mala byť podľa všetkého „vrcholom“ vášho listu, vyvrcholením druhu. Ak ste sa spočiatku hladko priblížili tomu, čo vás zaujíma, mali by ste v tejto časti „odhaliť karty“. Celá obchodná korešpondencia (príklady vyššie uvedených písmen nie sú výnimkou) by mala byť postavená na takej hladkej krivke, ktorá stúpa. Potom čitateľ vašich liniek pochopí vašu náladu a bude pre neho pohodlnejšie komunikovať s vami. Nerobte žiadne prudké skoky, neprepínajte sa medzi jednotlivými témami.
Ako ukazujú príklady, ak potrebujete prediskutovať napríklad dva nesúvisiace problémy, môžete rozdeliť na časti článku a rozdeliť ho na odseky. Toto je výhodné pre čitateľa, ktorý vizuálne uvidí okamih, keď prechádzate z jednej otázky na druhú; tak to je pre vás, pretože v tomto prípade píšete, akoby sme hovorili o dvoch rôznych listoch.
Ak hovoríme o našich príkladoch, mali by ste napísať: „Okrem toho by sme chceli zmeniť poradie produktov N, s ktorými sme spolupracovali o mesiac skôr.“ Alebo: „Za cenu vhodnú pre naše podmienky by sme chceli nadviazať stálu spoluprácu s vami v tejto oblasti a zvýšiť predajný kanál na X-Y tisíc kusov.“ Nakoniec môžete: „Ak je váš záujem o spoluprácu stále platný, dajte nám vedieť.“
Každá druhá vzorka obchodnej korešpondencie je postavená na tomto princípe, takže s tým nie je nič zlé. Naopak, často zvýraznené nadpisy pomáhajú lepšie navigovať, pretože odstraňuje „pevný text“, vytvára v ňom určitý druh „ukotvenia“, ku ktorému sa môžete vizuálne pripojiť.
Záverečná časť
Nakoniec by ste mali list skončiť rovnakým spôsobom, ako ste ho začali. Ak píšete poďakovanie, napíšte, že ste radi, že spolupracujete so spoločnosťou, ktorú popisujete; ak ide o obchodnú ponuku, mali by ste vyjadriť vďaku za pozornosť voči svojmu listu a dúfať v ďalšiu interakciu s touto osobou. Musíte pochopiť, že spôsob, akým dokončíte svoj list, do značnej miery určuje konečný názor na vás a vašu spoločnosť. Všetka obchodná korešpondencia (príklady listov to stále dokazujú) je založená na zdvorilosti - takže nezabudnite poďakovať svojmu partnerovi, vyjadriť nádej, pochváliť ho alebo nechať odporúčanie. Koniec textu by ste mali zvoliť tak, aby úplne zodpovedal problému opísanému v liste.
Príklady: „Dúfame, že vás budeme ako neustáleho partnera dúfať v stabilnú spoluprácu pri budúcich činnostiach.“ Alebo „Úprimne ďakujeme za vašu pozornosť a dúfame, že s vami môžeme v budúcnosti rozvíjať spoluprácu.“ “ Alebo „Ďakujem za pozornosť. Dúfam, že v budúcnosti budeme môcť naďalej zabezpečovať vaše záujmy na trhu N.“
Etiketa a gramotnosť
V žiadnom prípade nezabudnite na zdvorilosť. Ako už bolo uvedené vyššie, je dôležité, ak máte záujem o obchodnú korešpondenciu. Frázy ako „radi spolupracujeme“, „ďakujem za pozornosť“, „ospravedlňujem sa za váš záujem“, „budeme radi, že vás uvidíme“, „neurobíte z nás spoločnosť“ a ďalšie. Posledné dva sa, mimochodom, týkajú skôr pozvánok na firemné oslavy ako na obchodné písanie.
Vždy, ako prejav úcty, pridajte k slovným spojeniam „prosím“, „ďakujem“, „láskavo“ a podobne.
V procese písania obchodných listov je rovnako dôležitá ľudská gramotnosť. Presnejšie povedané, ak urobíte aspoň jednu elementárnu chybu v procese vytvárania listu, môžeme povedať, že partner o vás vytvorí úplne iný názor, ako očakávate. Preto sa pokúste písať čo najkompetentnejšie a všetko skontrolovať niekoľkokrát. Ak neviete, ako nájsť chyby a sami ich opraviť, použite služby korektora alebo špecializovaných služieb. Je to veľmi jednoduché, ale umožňuje vám byť si istí v texte.
Prax a školenie
V sieti, ako je uvedené vyššie, existuje mnoho príkladov hotových obchodných listov na ľubovoľnú tému. Nezadali sme ich sem ako celok, pretože v skutočnosti tento článok jednoducho nemá dostatok miesta na to, aby sa v ňom dalo umiestniť také veľké množstvo informácií. Na oplátku sme sa rozhodli jednoducho uviesť niektoré základné pravidlá a princípy, s ktorými ste mali možnosť oboznámiť sa vyššie. Toto však, samozrejme, nie je zďaleka vo všetkých krokoch, ktoré by sa mali podniknúť na ceste k štúdiu obchodného písania. Praktická úloha v tejto oblasti v skutočnosti zohráva najdôležitejšiu úlohu.
Ak študujete, povedzme, 5 až 10 príkladov hotových listov a tiež si prečítajte náš článok a extrahujte z neho niektoré pravidlá, veľmi skoro budete môcť písať listy spôsobom, ktorý potrebujete. V skutočnosti to stačí na vytvorenie akéhokoľvek listu v rámci obchodnej korešpondencie.
Pripravené príklady
Keďže, ako už bolo uvedené vyššie, existuje veľké množstvo hotových príkladov, je pre študentov a začínajúcich odborníkov lákavé, aby využívali hotové know-how niekoho iného, aby si na základe toho vytvorili vlastný projekt. Chcem povedať, že sa to neodporúča v praxi, ani počas tréningu - prosím.
V procese štúdia toho, čo je napísané inými písmenami, môžete ľahšie prechádzať tým, čo potrebujete objasniť vo svojej korešpondencii. Je to normálne, pretože je ľudskou podstatou učiť sa priamo zo skúseností.
Je pravda, že ak máte za úlohu zostaviť plnohodnotný obchodný list, pokúste sa najskôr preskúmať príklady a zvoliť najvhodnejší pre svoju úlohu. Potom ju musíte čo najviac prispôsobiť situácii, ktorú ste vyvinuli podľa všeobecného konceptu, ale zároveň ju napíšte znova, aby ste si vytvorili vlastný štýl prezentácie a písania. Koniec koncov, možno budete môcť lepšie sprostredkovať informácie a zefektívniť a zefektívniť komunikáciu.
Učte sa a cvičte! A môžete si vytvoriť svoje vlastné obchodné listy v pomerne krátkom časovom období!
