V obchodnej korešpondencii má každý dokument svoj vlastný význam a môže tak či onak ovplyvniť vzťah medzi partnermi. Spomedzi obrovského počtu rôznych typov takýchto dokumentov je listom s odpoveďou zvláštne miesto.
Klasifikácia obchodných dokumentov
Vo vzťahoch medzi stranami sa väčšina otázok rieši písomne. Ako viete, podľa zákona nie sú slovné dohody platné. Preto v každom podniku obchodná korešpondencia. Je to všeobecne akceptovaný prostriedok výmeny informácií ako výsledok oficiálnych kontaktov medzi rôznymi organizáciami a podnikmi.
Všetky obchodné listy sú rozdelené do dvoch kategórií:
- Tí, ktorí vyžadujú povinnú reakciu.
- Tí, ktorí takúto reakciu nepotrebujú.
List s odpoveďou patrí do druhej kategórie. Je to jeden z komerčných typov dokumentov spolu s listom so žiadosťou, informáciami, varovaním, ponukou, upomienkou alebo prezentáciou. Takéto cenné papiere sa zvyčajne používajú v čase uzavretia a ďalšej podpory rôznych dohôd a iných dohôd medzi stranami. V odpovedi sa na rozdiel od ostatných nič nepožaduje a nič neponúka. Obsahuje iba informácie, ktoré predtým požadovala druhá strana.
Potvrdenie aplikácie
V rôznych prípadoch sa pripravuje odpoveď. Môže to byť reakcia na konkrétnu sťažnosť, nárok alebo žiadosť. Okrem toho môže byť pozitívny aj negatívny. V druhom prípade bude dokument už predstavovať určitý odmietavý list. Je však potrebné poskytnúť podrobné vysvetlenie dôvodov, ktoré viedli k takémuto rozhodnutiu. Môžeme napríklad zvážiť prípad, keď spoločnosť dostala úradnú písomnú objednávku na výrobu určitého typu výrobku na stanovené obdobie. Ak je takáto spolupráca pre podnik žiaduca, je potrebné okamžite reagovať. Odpoveď je svojvoľná. Môže to začínať slovami: „Dokončíme“ alebo „Budeme vyrábať“. Ako lehota je lepšie uviesť dátum prepravy, pričom sa zohľadní čas potrebný na výrobu tovaru a jeho presun do skladu. Ďalej je potrebné stanoviť platobné podmienky, pretože zákazník môže počítať s niekoľkými fázami. Ďalej zostáva iba vypočítať celkovú sumu a uviesť vaše údaje, za ktoré zákazník uskutoční prevody peňazí. Takýto dokument zvyčajne podpisuje riaditeľ a hlavný účtovník a na samom konci sa vykazujú súradnice priameho exekútora.
Korešpondencia s jednotlivcami
Niektoré podniky majú z dôvodu svojej činnosti priamy kontakt s jednotlivcami. Môže to byť organizácia pôsobiaca v sektore služieb alebo spoločnosť vyrábajúca spotrebný tovar. Informácie veľmi odlišnej povahy, pozitívne aj negatívne, môžu prísť na adresu takéhoto podniku od občanov. Vyžaduje si však primeranú reakciu a povinnú reakciu. V takýchto prípadoch sa nemôžete obmedziť na osobný rozhovor alebo telefonický hovor. Občan musí dostať úplné objasnenie všetkých otázok, ktoré ho zaujímajú. Toto by mala byť podrobná odpoveď na list.
Vzor takého dokumentu musí spĺňať určité požiadavky:
- Pre každú obchodnú korešpondenciu je lepšie použiť oficiálny formulár.
- Je potrebné zohľadniť osobitosti zostavovania takýchto dokumentov.Hlavná vec je, že by sa mali písať v súlade so známym pravidlom paralelizmu, to znamená, že by mali obsahovať rovnaké slovné a jazykové obraty, aké použil iniciátor autora. Tým sa maximalizuje vzájomné porozumenie.
- Uistite sa, že ste odkaz na žiadosť, uveďte jej číslo a dátum.
- Je lepšie začať s textom: „K číslu Vášho listu ...“, „V odpovedi na vašu žiadosť ...“ alebo „Informujeme vás ...“.
Toto je prehľad skutočností a je prijaté konečné rozhodnutie.
Prísne formálne
Ak chcete odpovedať na oficiálny list, musíte to urobiť správne. Je potrebné pripomenúť, že takéto odvolanie musí byť určite zdvorilé a správne. Nezabudnite tiež na gramotnosť. Je smiešne vidieť zjavné chyby v informáciách poskytovaných renomovanou organizáciou.
Od úplného začiatku je adresa vytlačená v pravom hornom rohu. Je to presná kópia toho, čo je uvedené na obálke. Odpoveď sa vždy kladie na určitý druh žiadosti, preto je potrebné v registračnej pečiatke vľavo hore uviesť jej pôvodné údaje (číslo a dátum odchodu). Potom príde krátka výzva adresátovi (jednoducho môžete uviesť priezvisko bez iniciálok). Text by mal obsahovať podrobné vysvetlenia týkajúce sa problému, ktorý nás zaujíma. Ako argumenty by sa mali používať iba overené údaje. V žiadnom prípade sa nemôžu spoliehať na fámy a špekulácie. V prípade potreby môžete použiť výňatky z predpisov s príslušnými článkami. Riaditeľ podniku podpíše takýto dokument a poznámka sa urobí o niečo nižšie s údajmi o mene a telefónnom čísle zodpovedného vedúceho.
