Veľké korporácie s mnohými divíziami nevyhnutne čelia problému vnútorného pracovného toku. Vo vyspelých spoločnostiach je takýto postup počítačový, v skromnejšej verzii je to korešpondencia na papierových nosičoch. Normy obchodného písania však zostávajú rovnaké pre akýkoľvek formát. Takýto dokument sa zvyčajne nazýva poznámka.
V akých prípadoch si urobíte poznámku
Vzťah medzi jednotkami je chúlostivou záležitosťou a niekedy vyžaduje písanie. Predpokladajme, že zamestnanci niekoľkých geograficky vzdialených jednotiek spolupracujú na projekte. Na výmenu spoľahlivých informácií nestačí telefón, sú potrebné písomné zdroje.
Alebo iná, menej príjemná možnosť: je potrebné priviesť zamestnanca k disciplinárnej zodpovednosti za porušenie úradných povinností. Ako dokázať, že takéto porušenie vôbec existovalo a z čoho pozostávalo? Samozrejme, s pomocou písomných zdrojov: uznesenia, interná korešpondencia, písomné pokyny a iné podobné poznámky.
Môžu nastať situácie, keď budete musieť požiadať alebo upozorniť všetkých zamestnancov na dôležité informácie. To je možné vykonať pomocou poznámky.
To znamená, že vzorová poznámka môže byť užitočná v rôznych záležitostiach podniku:
- práce;
- dohodou;
- administratívne a riadiace;
- disciplinárnej;
- administratívne a ekonomické;
- odbory;
- informácie.
A tento zoznam nie je vyčerpávajúci.
Povinné údaje
Poznámka je predovšetkým dokument, a preto by sa mal zostaviť v súlade s pravidlami pracovného toku podniku so zameraním na vzorku. Memorandum napísané kompetentne vypracované postačuje na vyriešenie problému s výrobou. Dokument by mal obsahovať tieto informácie:
- komu je poznámka určená;
- aká je jeho podstata, odôvodnenie, odkaz na zákony, normy, pokyny;
- aplikácie - ak existujú;
- kto podpísal - vedúci oddelenia, ktorý má právo podpisovať interné dokumenty;
- kto zostavil - výkonný umelec, ktorý priamo zostavil vzorovú servisnú poznámku;
- registračné číslo dokumentu a dátum, kedy bol adresátovi odoslaný.
Servisné záznamy sa spravidla zostavujú podľa počtu príjemcov v origináloch plus jednej kópie pre odosielateľa. Ak je veľa príjemcov, sú uvedení v hierarchii v pravej polovici listu.
Ako napísať poznámku
Vzorový dokument možno nájsť v akejkoľvek referenčnej publikácii s použitím obchodného listu alebo v zbierkach obchodných dokumentov. tvar memorandum nie je osobitne schválený. Pri zostavovaní sa v zásade riadia normami podnikového obratu a zavedenou praxou.
Existujú však takzvané štátne normy, ktoré upravujú formu dokumentácie. Stanovujú určité požiadavky na internú dokumentáciu podniku, je predpísané, kde by sa tieto alebo tieto nápisy mali nachádzať, ako správne označiť iniciály alebo správne podpísať dokumenty zástupcovi v prípade neprítomnosti hlavy.
Pokiaľ ide o všetko napísané, môžete použiť ukážku servisnej poznámky nižšie. Logika prezentácie a zdôvodnenie, na ktoré sa kompilátor odvoláva, by samozrejme mala byť dobre premyslená, pretože formát určí vnímanie dokumentu, a teda aj jeho efektívnosť. Správny a premyslený dokument je vždy dôveryhodnejší.
Vzorová poznámka
HR riaditeľ
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
memorandum
Pokiaľ ide o vydanie dokumentu zamestnancovi
Č. 214 / OK zo dňa 06/03/14
31.5.1914 spoločnosť dostala list od súdneho exekútora, podľa ktorého by ho mala navštíviť zamestnankyňa Degtyareva Irina Pavlovna, pretože je dlžníkom na základe súdneho rozhodnutia o vymáhaní sumy v prospech Centra zamestnanosti.
Podľa dostupných údajov pracuje určený pracovník v divízii elektriny ako dispečer.
V súlade s požiadavkami exekútora vás žiadam, aby ste urýchlene zabezpečili doručenie pripojených predvolaní Degtyareva Irina Pavlovna proti podpisu, a kópiu s podpisom zašlete exekútorovi.
Dodatok: predvolanie v 2 kópiách.
S pozdravom,
Vedúci právneho oddelenia
MV Blanche
App. Oleva I.R.
5027982
V tomto formáte môžete položiť akúkoľvek otázku, hlavnou vecou je zamerať sa na ukážku servisného memoranda a nezanedbávať odôvodnenie uvedených požiadaviek.
Memo - interný dokument
Príklad poznámky poskytuje predstavu o postupe na jej prípravu. Malo by sa pamätať na to, že tento dokument bez ohľadu na jeho predmet zostáva vnútornou záležitosťou spoločnosti.
Typicky podnik vydáva osobitný príkaz na určenie informácií s obmedzeným prístupom, na základe ktorých je možné na žiadosť tretích strán vydať kópie alebo navyše originály úradnej dokumentácie.
Malo by sa však pamätať na to, že na žiadosť orgánov činných v trestnom konaní a súdnych orgánov sa úradná korešpondencia môže stať majetkom vyšetrovateľa alebo sudcu. Tieto dokumenty sú tiež oprávnené požiadať inšpekčné orgány. Vzhľadom na túto možnosť je lepšie okamžite a obozretne vyhotoviť dokument, pretože to, čo je napísané perom, nemožno znížiť sekerou. Z tohto dôvodu je najvhodnejšia vzorová servisná poznámka.
