Ak niekedy potrebujete napísať vysvetľujúcu poznámku, a ako ukazuje prax, v takýchto prípadoch sa vyskytuje pomerne často, potom to urobte správne a správne. Tento dokument nepodceňujte. Vážny prístup pomôže zabrániť ďalším nedorozumeniam a disciplinárnym opatreniam. Tento článok vám s tým pomôže. Dozvieme sa, ako napísať vysvetľujúcu poznámku, aké sú typy a požiadavky na ňu. Okrem toho budú tieto informácie užitočné pre manažérov a jednotlivcov, ktorých kompetencia zahŕňa túto otázku.
Čo je to vysvetľujúca poznámka?
Vo všeobecnom slova zmysle by sa vysvetľujúca poznámka mala chápať ako osobitný obchodný dokument, ktorý je zostavený s cieľom poskytnúť vysvetlenie k niektorým ustanoveniam hlavného dokumentu (plán, správa, návrh) alebo poskytnúť komentár k dôvodom akejkoľvek skutočnosti, udalosti alebo konania.
Veľký počet variácií a variácií tohto dokumentu je možné podmienečne rozdeliť do dvoch skupín.
Druhy vysvetľujúcich poznámok
- Sprevádzanie hlavného dokumentu alebo vysvetlenie jeho jednotlivých ustanovení.
- Vysvetlivky k incidentom, konaniam, aktuálnym situáciám a správaniu jednotlivých zamestnancov organizácie. Toto je najbežnejší typ dokumentu vypracovaného zamestnancami organizácie na žiadosť priameho alebo vrchného riaditeľa. Vzťahujú sa na vzťahy vznikajúce v procese pracovných a výrobných činností. Vysvetlivka sa spravidla píše riaditeľovi v súvislosti s mimoriadnou situáciou, porušením pracovnej a (alebo) výrobnej disciplíny, disciplinárnymi trestnými činmi a porušeniami, atď. V týchto prípadoch je zamestnávateľ povinný požiadať zamestnanca (podľa Zákonníka práce Ruskej federácie, článok 193) , pretože zákonodarca ho považuje za formu sebaobrany. Vysvetlivka (vzorka nižšie) je teda neoddeliteľnou súčasťou procesu disciplinárneho konania zamestnanca.
Vydanie vysvetľujúcej poznámky
Pre prvý typ dokumentácie je papierovanie povinnou požiadavkou, pre druhý je ručne písaný text na štandardnom liste papiera A4 prijateľný. Každý by mal vedieť, ako napísať vysvetľujúcu poznámku a čo v nej uviesť, pretože v praxi je to veľmi bežné. Bez ohľadu na to, aký príklad ste zamestnancom, situácia je iná a nikto pred nimi nie je v bezpečí. Štruktúra dôvodovej správy obsahuje tieto povinné prvky:
- podrobnosti o adresátovi;
- názov dokumentu, typový údaj;
- názov textu (začína sa predložkou „O (O) ...“);
- text tela;
- dátum napísania dokumentu;
- osobný podpis.
Vysvetlivka (vzorka je uvedená nižšie) v obsahovej časti by mala odzrkadľovať objektívne údaje o udalostiach a konkrétnych skutočnostiach a mala by obsahovať jasné vysvetlenia. Hlavný text odráža osobné postavenie zamestnanca v súčasnej situácii, jeho postoj k dokonalému správaniu a následkom. Ak sa zamestnanec dovoláva priestupku, môže to zohľadniť vo svojej podstatnej časti, pričom uvedie svoje pokánie za skutok a sľubuje, že sa to v budúcnosti nebude opakovať. Ak sa považuje za nevinného, potom má možnosť vyjadriť svoj názor a predložiť svoje argumenty a potrebné dôkazy.
V súhrne môžeme povedať, že dôvodová správa je príkladom toho, ako sa zamestnanec môže chrániť v prípade kontroverznej situácie. Jeho vysvetlenia v zásade prispievajú k objektívnemu posúdeniu určitej skutočnosti zamestnávateľom a umožňujú identifikovať všetky okolnosti trestného činu av prípade potreby zvoliť spravodlivé opatrenie disciplinárnej sankcie.
Oznámenie zamestnanca o vysvetlenie
Ako už bolo uvedené, zamestnávateľ je povinný pred prijatím disciplinárneho opatrenia požiadať svojho zamestnanca o písomné vysvetlenie (Článok 193 zákonníka práce Ruská federácia). Okrem toho lehoty, v ktorých by sa malo uviesť vysvetlenie - dva pracovné dni. Na základe skutočnosti, že zákonodarca pridelí určitý čas, musí zamestnávateľ zdokumentovať dátum, keď požiadal svojho zamestnanca, aby poskytol poznámku. Neexistuje žiadna povinná požiadavka, ale z praktického hľadiska by bol takýto dokument užitočný. Po prvé, ide o počiatočný dátum a po druhé, listinné dôkazy o tom, že práva zamestnanca neboli porušené. Nižšie uvádzame príklad, ktorý objasňuje, čo by v ňom malo byť uvedené a ako písať. Na hlavičkovom papieri sa vyžaduje vysvetlivka s podpisom zástupcu zamestnávateľa, ktorý má právomoc ukladať disciplinárne sankcie. Zvyčajne ide o vodcu alebo osobu, na ktorú bol tento orgán delegovaný.
Príklad oznámenia
Zástupca hlavného lekára
Kukushkina R.R.
O poskytnutí písomného vysvetlenia
V súvislosti s nesprávnym výkonom pracovných povinností, ktoré boli vyjadrené v neprítomnosti na pracovisku od 21. 12. 2014 do 23. 12. 2014, vás žiadam o písomné vysvetlenie tejto skutočnosti personálnemu oddeleniu do 26. januára 2014 o 18:00 hod.
Hlavný lekár (podpis) P. P. Sorokin
Oznámenie bolo doručené 24. januára 2014
Zástupca hlavného lekára (podpis) Kukushkin R.R.
Môže sa stať, že zamestnanec takýto dokument odmietne prijať a podpíše a vysvetľujúca poznámka k práci sa napíše neskoro, keď už nie je možné uplatniť disciplinárne opatrenie a všetky lehoty uplynuli. V takom prípade môže ísť o ďalší spôsob - odovzdať oznámenie komisii, to znamená v prítomnosti bezprostredného dozorného orgánu, zástupcu odborov, právneho poradcu organizácie a ďalších zainteresovaných strán. Ak dôjde k odmietnutiu, potom stojí za to konať s podpismi všetkých prítomných. Týmto potvrdzujete dodržiavanie ustanovení čl. 193 Zákonníka práce Ruskej federácie.
Vysvetlivka (vzorka) k práci: príklad č. 1
Najčastejšie situácie spojené s neprítomnosťou alebo oneskorením v práci.
Veliteľ vojenskej jednotky 65487
Plukovník Sidorov S.S.
Od zamestnanca ministerstva obrany Ruskej federácie, úradníka
Volkova R.L.
Vysvetlivka
O oneskorení práce 16. mája 2014
Ja, Volkov Roman Ľvovič, som 16. mája 2014 meškal so zamestnaním 4 hodiny. V podstate môžem vysvetliť nasledujúce. Dnes ráno, počas mojej cesty do práce vo vlastnom aute, som bol svedkom nehody. V tejto súvislosti bol nútený vypovedať na dopravnej polícii. Trvalo to veľa času. Kópiu protokolu priložím ako dôkaz a podpornú poznámku od inšpektora dopravnej polície Orlova P.P.
16. mája 2014 (podpis) Volkov R.L.
Príklad č. 2
Riaditeľovi obchodu Parus
Malinina M.M.
Od vedúceho skladu
Smorodintseva S.S.
Vysvetlivka
O oneskorení práce 30. decembra 2014
Ja, Smorodintseva Sofia Semenovna, 30. decembra 2014 som bol 2 hodiny neskoro do práce. Faktom je, že deň predtým, ako som si kúpil nové hodinky s budíkom. Po úplnom pochopení mechanizmu som nastavil časovač nesprávne a zaspal som jednu hodinu. Potvrdzujem svoju chybu. Sľubujem, že odteraz sa to už nebude opakovať.
30. decembra 2014 (podpis) Smorodintseva S.S.
Vysvetlivka k chybe: Príklad
Tento typ dokumentu sa tiež vyskytuje pomerne často.Chyby môžu byť rôzneho druhu praktické činnosti v tomto prípade sa berie do úvahy situácia, keď sa pracovný plán neplní.
Riaditeľovi spoločnosti Much Money LLC
Monetkina L.D.
Od hlavného špecialistu R. Bozhkinu
Vysvetlivka
O nesplnení plánu na september 2014
Ja, Monetkina Lyudmila Denisovna, som po analýze súčasnej situácie týkajúcej sa nesplnenia plánu uzatvárania zmlúv o pôžičke vysvetlil toto. Tento problém súvisí s nedostatkom zamestnancov, pretože dvaja odborníci boli prepustení za mesiac a nikto nebol zamestnaný, aby ich nahradil. Zvyšní dvaja zamestnanci sa nedokážu vyrovnať s objemom práce, hoci pracujú nad rámec normy.
15. októbra 2014 (podpis) Monetkina L.D.
Vypracovanie aktu o nepredložení vysvetľujúcej poznámky zamestnancom
Ak zamestnanec na konci stanoveného obdobia neposkytol vysvetľujúcu poznámku (príklad vyššie), musí zamestnávateľ v súlade s ustanoveným článkom Zákonníka práce Ruskej federácie vypracovať osobitný zákon. Je pravda, že zákonodarca neuvádza, ktorý konkrétny zamestnanec by to mal urobiť, v akom časovom rámci a či je povinný s ním zamestnanca oboznámiť. Toto sa určuje na úrovni organizácie s prihliadnutím na pravidlá kancelárskej práce. Akt je vypracovaný za účasti skupiny osôb a potvrdzuje udalosti alebo skutočnosti, ktoré zistili. Preto je potrebné ho zostaviť kolektívne, preto je vhodné prilákať tých zamestnancov, ktorí boli prítomní v čase, keď bol zamestnancovi doručený oznam o požiadavke poskytnúť vysvetľujúcu poznámku. Je napísaná na bežnom tlačive a môže mať formu uvedenú nižšie.
Vzorový akt
ACT
10.07.2014
O neposkytnutí písomného vysvetlenia zamestnanca v súvislosti s disciplinárnym priestupkom
Ja, vedúci personálneho oddelenia, Koroleva E.E., v prítomnosti hlavnej účtovnej evidencie Ivanova N.N. a ekonómka Pevtsova R.I. Tento zákon bol vypracovaný takto:
7.6.2014 účtovník Petrova I.I. v súlade s článkom 193 Zákonníka práce Ruskej federácie bolo 9. júla 2014 navrhnuté písomné vysvetlenie disciplinárneho priestupku, ktorého sa dopustila, čo sa prejavilo v neprítomnosti na pracovisku 6 po sebe nasledujúcich hodín. Petrova I.I. Neurobila to v stanovenom čase a tvrdila, že už poskytla ústne vysvetlenie a neplánovala nič iné.
Tento čin je vyhotovený dvojmo.
/ podpis / Koroleva E.E.
/ podpis / Ivanova N.N.
/ podpis / Pevtsov R.I.
Kópia prijatého aktu:
/ podpis / Petrova I.I.
Nepovažujte odmietnutie napísať vysvetľujúcu poznámku za nový disciplinárny trestný čin, pretože ide o výlučné právo zamestnanca, a nie o povinnosť. Týmto zákonom zamestnávateľ iba potvrdzuje, že boli dodržané všetky zákonné normy.
Rozdiel medzi vysvetľujúcou poznámkou z prednášky a úradníkom
Nezamieňajte si tieto tri pojmy. Už sme vyriešili prvý. Keď viete, ako napísať vysvetľujúcu poznámku, môžete sa s ostatnými ľahko vyrovnať. Poďme sa o nich krátko porozprávať. memorandum je opak. Účelom písomného oznámenia je informovať vedenie o súčasnej situácii, situácii, skutočnostiach, ktoré sa odohrali, to znamená motivovať vás k prijatiu akýchkoľvek opatrení.
memorandum zahŕňa prenos určitých informácií o „horizontálnej“ oblasti riadenia, tj od jedného vedúceho k druhému, zamestnanca jedného oddelenia k zamestnancovi iného atď. Spravidla sa týkajú vecných, technických, organizačných, ekonomických a iných otázok. V skutočnosti ide o obchodnú korešpondenciu.
Ako napísať vysvetľujúcu poznámku (vzorka alebo príklad) je možné ľahko nájsť na internete. Neexistuje jednotná forma, existujú však určité požiadavky, ktoré sme uviedli. Vyššie uvedené príklady môžete ľahko použiť a pretvoriť „sami“.
