Pracovný proces spočíva v stanovení úloh vedúceho a ich implementácii zamestnancom spoločnosti. Každý zamestnanec čas od času vypracuje správu o pokroku. Frekvencia závisí od vnútorných pravidiel podniku, ako aj od formy. Nepodceňujte relevantnosť tohto dokumentu pre správu.
V tomto článku sa pozrieme na to, ako správne pripraviť správu o vykonanej práci, vzorku vyplnenia dokumentu a niekoľko tipov na jeho prípravu.
Prečo potrebujete vedieť o práci správne
Pracovný tok môže byť prezentovaný vo forme komplexného mechanizmu, v ktorom je každý zamestnanec spoločnosti výstrojom. V tomto príklade je vedúci organizácie inžinier, ktorý musí zabezpečiť, aby všetky mechanizmy fungovali hladko a čo najrýchlejšie.
V skutočnom živote je pre šéfov dosť ťažké vyhodnotiť, ako dobre zamestnanci vykonávajú svoju prácu, ak nevidia výsledky svojej práce. Preto takmer vo všetkých podnikoch vedenie zaväzuje každého zamestnanca, aby pravidelne vypracovával správu o vykonanej práci. Tento dokument sa často vytvára s frekvenciou 1 týždeň. Šéfovia tak môžu vidieť, čo zamestnanci robia, ako aj užitočnosť pre spoločnosť.
Nesprávny príklad
Dokument je vo voľnej forme. Možno to je dôvod, prečo existuje veľké množstvo správ, ktoré nehovoria s vedením o ničom, alebo vás nútia myslieť si, že pracovník sa nezaoberá funkciami, ktoré mu boli pridelené. Konkrétny zamestnanec môže byť navyše skutočným pracovníkom a môže naplniť svoj plán. Vina za toto je nesprávne pripravená správa o vykonanej práci. Príklad takéhoto dokumentu je uvedený nižšie.
„Komu: vedúci oddelenia plánovania Ivanov P. M.
Od: ekonóm 1. kategórie plánovacieho oddelenia Petrov Yu. R.
Druh dokumentu: správa o pokroku za obdobie od 02.15.16 do 02.19.16
Nasledujúce sa dokončilo:
- realizovaný pracovný čas výrobná dielňa;
- výsledky pracovného času sú zahrnuté do pracovného programu;
- vypočítané nové časové štandardy;
- Zhromaždili sa odpovede na žiadosti inšpektorátov práce, ako aj niekoľkých klientov;
- sa zúčastnil konferencie o zlepšení efektivity práce v podniku.
Dátum zostavenia: 02.19.16
Podpísané: Petrov Yu. R. “
Ak zamestnanec vypracuje správu o vykonanej práci týmto spôsobom, potom vedenie zváži, že nie je dostatočne zaťažený.
Aké sú chyby?
Vyššie uvedený príklad jasne ukazuje štandardné chyby pri príprave takýchto dokumentov.
Medzi hlavné patria:
- chýba zoznam úloh, ktoré boli zadané na vykonanie;
- žiadne plány na nasledujúce vykazované obdobie;
- nedostatok špecifickosti;
- neexistuje žiadna analýza;
- nedostatok iniciatívy zamestnanca je zdôraznený nedostatkom ponúk v jeho pracovnej oblasti.
Vyššie uvedené požiadavky by sa mali používať pri príprave týždenných formulárov, ako aj pri vypracovaní správy o práci vykonanej za daný rok.
Vhodná možnosť
Je pravdepodobné, že prvýkrát, keď sa vypracuje správa o kvalite, nebude fungovať. Aby sme vám to uľahčili, uvádzame príklad, ako napísať správu vedúcemu o vykonanej práci, uvedený v prvom príklade:
„Komu: vedúci oddelenia plánovania Ivanov P. M.
Od: ekonóm 1. kategórie plánovacieho oddelenia Petrov Yu. R.
Správa o výsledkoch práce za (02.15.16-19.02.16 gg.)
Na týždeň, za ktorý sa podáva správa, boli stanovené nasledujúce úlohy:
- Vykonať načasovanie práce výrobnej dielne, pre ktorú chýbajú alebo sú zastarané súčasné časové normy.
- Na základe meraní pripravte na schválenie nové normy pre prácu príslušnej stavebnej jednotky.
- Zúčastnite sa na konferencii o zlepšení efektivity práce v podniku, naplánovanej na 18/18/2016, na príprave otázok a návrhov.
Všetky úlohy boli splnené, konkrétne:
- Strávilo sa päťkrát a na prácu výrobnej dielne sa zostavil rovnaký počet nových noriem;
- zúčastnil sa konferencie, memorandum s priloženými návrhmi.
Vykonali sa aj práce s prichádzajúcou dokumentáciou, konkrétne:
- Zostavené 2 odpovede na žiadosti o IOT.
- Odpovede na písmená gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Na obdobie od 02.22.16 do 02.26.16 sa plánuje služobná cesta na overenie práce štrukturálnej jednotky vetvy Pechersk.
Dátum zostavenia: 02.19.16
Podpis: Petrov Yu.R. “
Súhlasíte s tým, že táto verzia správy znie lepšie a manažment môže zistiť, ako dobre jeden zo zamestnancov pracuje.
Ako písať správy za dlhšie obdobia?
Obdobie jedného týždňa na krásne maľovanie na papier samozrejme nie je ťažké. Je ťažšie vypracovať správu o práci vykonanej za pol roka alebo dokonca rok. Je však jednoduchšie robiť to, ako by sa mohlo zdať na prvý pohľad. Napríklad, ak máte týždenné správy za požadované obdobie, môžete ich bezpečne používať.
Maximálny objem - 1 hárok A4
Zároveň by ste sa mali pokúsiť mierne zväčšiť informácie tak, aby sa výsledok zmestil na 1-2 strany. V prípade, že sa týždenné výsledky v organizácii nevykonávajú, ale boli ste povinní vypracovať správu o vykonanej práci za daný rok, nepropadajte panike a bojujte v hystérii.
Všetky informácie sú okolo vás: pozrite sa na históriu správ v protokoloch dokumentov alebo v e-mailoch, otvorte priečinok so správami, prezrite si cestovné listy. To všetko vám pomôže pripomenúť výhody, ktoré ste dosiahli počas pracovného roka.
Aby som to zhrnul
Vyššie sme uviedli niekoľko príkladov, ako napísať správu o pokroku. Hlavnou vecou je uviesť vykonané operácie a uviesť kvantitatívne charakteristiky (toľkokrát alebo tak a také množstvo kusov atď.). Takto budete informovať sprievodcu o tom, koľko práce ste boli schopní dokončiť.
Nezabudnite uviesť na začiatku správy zoznam konkrétnych úloh, ktoré ste dostali na splnenie. Dôležitou súčasťou je dokončenie správy. Nezabudnite napísať, čo si chcete v práci uvedomiť v blízkej budúcnosti. Týmto spôsobom ukážete, že vyzeráte širšie ako len oblasť vašich bezprostredných povinností a funkcií, ktoré sa musia vykonávať podľa popisu práce.
Môžete tiež zvážiť vyššie uvedený príklad.
Aby ste uľahčili zostavovanie takýchto správ, môžete každý deň zaznamenať prácu vykonanú v notebooku alebo elektronickom dokumente. Na tejto maličkosti strávite iba 3-5 minút denne. To nie je toľko. Vďaka týmto záznamom však môžete bez problémov vytvoriť správu o svojej práci za akékoľvek obdobie v budúcnosti.
