Vydanie v čiastkovej správe: pravidlá. Vzorová žiadosť o vydanie peňazí v správe

Pri hotovostných transakciách majú predbežné správy značný význam. V prípade nesprávneho vyplnenia dokladov môže daň účtovať dodatočnú daň z príjmu fyzických osôb, ako aj pokutu. Aby ste znížili riziko záujmu, musíte postupovať podľa pravidiel pre vydávanie finančných prostriedkov v čiastkovej správe: vydávať peniaze na základe žiadosti a včas dostať správu. Existujú však aj iné nuansy operácií spracovania.

cieľ

Vydanie peňazí podľa správy pre správu sa môže požadovať, aby:

• nákupy tovaru a materiálov;
• úhrada cestovných výdavkov;
• dohody na základe zmlúv.

Takéto operácie sú upravené v Výnose Bank of Russia č. 3210 „O postupe pri hotovostných operáciách“.

algoritmus

Pred prijatím novej žiadosti musíte skontrolovať, či zamestnanec nemá rovnakú dlžnú sumu. Ak existuje, potom dokument nemožno prijať. Zamestnanec musí v akejkoľvek forme vypracovať žiadosť o vydanie čiastkovej správy (riaditeľovi). Text by mal uvádzať sumu a dátum prijatia finančných prostriedkov. Manažér musí podpísať vyhlásenie. Ďalej účtovník zostaví a podpíše rozkaz na hotovostné výdavky (KO-2). Na základe tohto dokladu mu pokladník po predložení pasu zamestnancom poskytne hotovosť. Príkaz podpísal pokladník a príjemca. Transakcia by sa mala zobraziť v pokladnici.

Žiadosť o vydanie peňazí v čiastkovej správe musí vypísať aj vedúci. Spoločnosť má s ním rovnakú zmluvu ako s ostatnými zamestnancami. Ak sa žiadosť neuplatňuje, daňové orgány môžu zraziť ďalšie sumy dane z príjmu fyzických osôb.

dokumenty

Zamestnanec musí podať správu o použití peňazí. Správa o výdavkoch musí byť poskytnutá do 3 pracovných dní po návrate z cesty, do práce alebo po uplynutí doby, na ktorú boli peniaze poskytnuté. Dokument je odovzdaný účtovníkovi alebo správcovi. Prijímajúca strana skontroluje úplné použitie finančných prostriedkov, dostupnosť podporných dokumentov a správnosť správy. Ak nedôjde k žiadnym chybám, dokument je podpísaný vedúcim, po čom sú peniaze odpísané. Takto sa vyplácanie finančných prostriedkov vykonáva v čiastkovej správe. Prečítajte si, ako napísať vyhlásenie nižšie.

Aplikácia na podávanie správ: vzorka

Riaditeľ LLC „(názov)“ F. I. O.
od vodiča F.I.O.

VYHLÁSENIE

Žiadam vás, aby ste na obdobie ôsmich kalendárnych dní vydali správu o objeme 6 000 (šesť tisíc) rubľov na nákup nemrznúcej zmesi pre pracovné vozidlo TATA.

02/12/2016 (podpis)

Ďalej je dokument vyplnený účtovníkom.

Zostatok zúčtovania predtým vydaných súm:

chýba dlh zamestnanca za predtým vydané sumy do čiastkovej správy.

Účtovník ____________

Riaditeľ _____________ Celé meno

02/12 / 20__ g.

nuansy

Ak sa minú menej peňazí, ako bolo vydané, zostatok sa vráti pokladníkovi a vydá sa preň príkaz na príjem. V opačnom prípade musí organizácia vrátiť sumu prekročenia zamestnancovi za podrobnosti uvedené v správe. Táto operácia, ako aj vydanie do podoblasti, sa vykonáva prostredníctvom príkazu na úhradu výdavkov.

Ak sa prostriedky nevracajú pokladníkovi, musia sa odpočítať z platu (článok 137 Zákonníka práce Ruskej federácie). Zamestnanec musí na túto operáciu dať písomný súhlas. Inak sa inkaso uskutoční prostredníctvom súdu. Mesačná zadržaná suma nesmie prekročiť 20% platu zamestnanca.

limity

Vydávanie peňazí v čiastkovej správe z pokladnice je obmedzené na 100 tisíc rubľov. Existujú určité podmienky. Ak zamestnanec, ktorý používa zodpovedný prostriedok vo svojom mene, zaplatil za služby, ktoré mu boli poskytnuté (napríklad počas pracovnej cesty), limit sa neuplatňuje.Ak na vyrovnanie podľa zmlúv uzatvorených v mene organizácie používa zodpovedné peniaze, musí sa dodržať limit 100 tisíc rubľov na transakciu. Maximálna lehota nie je stanovená v právnych predpisoch. Ak sa však peniaze vydávajú na dlhú dobu, inšpektori môžu túto sumu považovať za pôžičku a účtovať všetky dane.

ak účtovné zásady vydanie zodpovedných finančných prostriedkov sa zabezpečuje ich prevodom na kartu, je nevyhnutné, aby spoločnosť uzavrela s bankou príslušnú zmluvu.

Ak žiadosť o vydanie čiastkovej správy neobsahuje dátum vrátenia finančných prostriedkov, potom sa usudzuje, že peniaze boli vydané na jeden deň. V prípade porušenia lehôt na podávanie správ o vynaloženej sume sa vypočíta daň z príjmu fyzických osôb. S cieľom regulovať načasovanie poskytovania dokumentov môžete v čiastkovej správe vypracovať príkaz na vydanie. ukážka:

LLC „(názov)“

Objednávka č. 1
o schválení načasovania vydania súm v správe

S cieľom kontrolovať náklady na vykazovanie súm stanovujem tieto pravidlá:

1. Zamestnanci, ktorí dostávajú finančné prostriedky, musia predložiť správu o ich použití:

• podľa domácnosti. potreby - najneskôr do 15 dní odo dňa vyplatenia finančných prostriedkov;
• na cestovné náklady - do 3 dní po návrate.

2. Finančné prostriedky by sa mali minúť len podľa pokynov.
3. Na výdavky na domácnosť a na nákup tovaru môžu byť peniaze vydané do 100 000 rubľov.
4. Zodpovednosť za vykonanie príkazu nesie hlavný účtovník.

Riaditeľ ______________ Celé meno

Kontroverzné operácie

Z dôvodu pohodlia a lepšieho vnímania sme sa rozhodli umiestniť materiál tohto bloku do tabuľky.

Overenie správy

Finančné prostriedky by sa mali vynakladať účelne. Každý náklad musí byť potvrdený šekom. Tiež sa má vydať cestovný certifikát prepravné doklady. Pokiaľ ide o súd, je dôležité, aby bola primárna dokumentácia vypracovaná správne. Potom sa súd postaví na stranu spoločnosti. Podrobnejšie zvážte podrobnosti dokumentov.

Ak zamestnanec dostal pred odchodom na služobnú cestu hotovosť za letenky a diéty a potom sa cesta predĺžila, na kartu sa môže previesť ďalšia suma. Ukazuje sa, že zamestnanec dostal prostriedky znova. Keďže sa však prevádzajú na tej istej ceste, zamestnanec musí podať správu o všetkých sumách naraz za jeden deň.

Pokladňa

Ak neobsahuje úplný názov nákupu alebo sú údaje zle vytlačené, berie sa to do úvahy iba v prípade, ak je dodaný ďalší doklad o predaji. Tovar je nutné zakúpiť v pracovnej dobe. Pri spracovaní sa spolieha na ďalšie mzdy. Potvrdenie o platbe potvrdzuje skutočnosť, že došlo k prevodu prostriedkov. Na zahrnutie výdavkov na daňové účely potrebujete ďalšie dokumenty s týmito podrobnosťami: celé meno úradníka, jeho podpis.

Potvrdenie predaja

Často chýba pečať alebo číslo. Aj keď sa tieto údaje nevyžadujú, daňový úrad dokument nemusí prijať. Veci sú horšie, ak sa dátumy na účtoch v hotovosti a predaji nezhodujú. Takéto výdavky sa môžu hájiť iba prostredníctvom súdov.

Torg-12

Príjemca musí nevyhnutne uviesť príjemcu, nakladaciu a vykladaciu adresu, číslo nákladného listu, značku a čísla vozidla. Bez nich nie je dokument prijatý na účtovanie. nákladný list často neexistuje poloha osoby, ktorá dokument podpísala, pečiatka príjemcu, dátum. Tieto údaje sa považujú za povinné.

Prevod prostriedkov na kartu

Zamestnanec môže požiadať o prevod zodpovedných prostriedkov na platobnú kartu. Táto operácia nie je v rozpore so zákonom. Ale v tomto prípade potrebujete:

• prijať od zamestnanca žiadosť o vydanie peňazí v podsestave s príslušnou žiadosťou a v nej uviesť podrobnosti o účte;
• v platbe uveďte, že sa prevádza vykazovaná suma;
• pri normatívnych aktoch (nariadenie o zúčtovaní so zodpovednými osobami) berie na vedomie, že prostriedky sa prevádzajú z účtu na kartu;
• v účtovných zásadách si vytvorte vlastný formulár správy s tým, že vydávanie súm v čiastkovej správe sa uskutočňuje v bezhotovostnej forme;
• požiadať zamestnanca, aby po každej platbe kartou uložil lístky a priložil ich k správe.

Spoločnosť LLC

PORADIE

K zmenám a doplneniam účtovnej politiky na rok 2016

10.01.2016 Mr.

OBJEDNÁVAME:

Doplňte účtovné zásady o oddiel 6:

6. Postup pri vyrovnaní so zodpovednými osobami.

6.1 Spoločnosť poskytuje zamestnancom finančné prostriedky na cestovné alebo obchodné potreby v hotovosti alebo ich prevádza na platovú kartu.

6.2. Spôsob vydávania finančných prostriedkov v každom prípade upravuje riaditeľ.

6.3. Zamestnanec predkladá účtovnému oddeleniu doklady potvrdzujúce výdavky. Bez ohľadu na spôsob prijatia sa zostatok vráti v hotovosti pokladníkovi.

Účtovanie operácií v účtovníctve

V deň vydania vydaných prostriedkov RKO. Zapojenie sa vykonáva v riadiacej jednotke: DT71 KT50 (51).

Ak zamestnanec po pracovnej ceste vráti časť finančných prostriedkov pokladníkovi, vydá sa FFP. V ovládacej skrinke sa vykonáva spätné zapojenie: DT 50 (51) KT 71.

Zvážte, ako sa vydávanie vydáva v čiastkovej správe. ukážka:

Vedúci kancelárie spoločnosti 25. mája 2015 dostal 2 000 (dvetisíc) rubľov. na 4 dni na nákup kancelárskych potrieb. Účtovník vydal finančné prostriedky na základe svojej žiadosti. Zamestnanec 27. mája utratil 1 000 (tisíc) rubľov. Poskytnuté šeky a predbežná správa. Manažér vrátil nevyužitú sumu pokladníkovi.

• DT71 KT50 - 2000 rubľov. - prostriedky boli vydané z pokladnice;
• DT50 KT71 - 1 000 rubľov. - bol vyplatený zostatok nevyčerpaných prostriedkov;
• DT10 KT71 - 1 000 rubľov. - písacie potreby zohľadnené.

Prevod prostriedkov na firemnú kartu

Alternatívou k platovej karte sú firemné. Do tohto výkazu môžete previesť prostriedky zamestnancom. Zamestnanec musí iba napísať žiadosť o použitie formulára vo voľnom formáte na používanie karty. Prevod finančných prostriedkov sa vykonáva na základe príkazu riaditeľa. Je vhodné schváliť postup používania kariet:

• Plastové držiaky nemajú právo prezradiť informácie o PIN tretím stranám.
• Správa o výdavkoch na karte sa musí predložiť najneskôr do 3 dní po odpísaní prostriedkov alebo po návrate zamestnanca z pracovnej cesty. K tomu musia byť priložené šeky, ktoré potvrdzujú platbu kartou.
• Ak neexistujú žiadne doklady alebo riaditeľ nepotvrdil zamýšľané použitie prostriedkov, sú zadržané zo mzdy zamestnanca.
• Osobitne by sa mal zostaviť zoznam zamestnancov, ktorí majú prístup k finančným prostriedkom.
• Vydanie a vrátenie kariet by sa malo zobraziť v denníku.
• V prípade krádeže plastu musí držiteľ bezodkladne informovať banku.

Okamžikom prevodu karty zamestnancovi nie je dátum vydania peňazí za správu. Záznamy v kontrolnej jednotke sa zadávajú v čase výberu finančných prostriedkov. Všetky operácie s firemnou kartou sa zobrazujú na podúčte otvorenom pre účet 55.

príklad

Dňa 10. júla 2015 bol obchodníkovi LLC vydaný preukaz na zaplatenie reklamy. 15. júla zamestnanec stiahol z účtu 2 000 rubľov. Výpis z účtu potvrdzuje debet. Účtovník odráža vydávanie peňazí zverejnením: DT71 KT55.

Účtovanie operácií v NU

Tieto operácie sa považujú za zálohové platby.Kým zamestnanec nepredloží správu, neodpisujú sa náklady na JE. Tiež na čiastky vykazovania poistné a daň z príjmu fyzických osôb sa neúčtujú.

Ak však zamestnanec nemôže potvrdiť vynaloženú sumu, je lepšie mu zraziť daň. Aj keď osoba stratila primárne dokumenty, napísala o tom vysvetľujúcu poznámku, spoločnosť má stále príjmy. V tejto veci sú však sudcovia na strane daňových poplatníkov. Ak zamestnanec priniesol tovar bez dokladov, nemá voči zamestnávateľovi žiadne dlhy. Organizácia jednoducho prichádza s hodnotami.

príklad

15. februára 2012 dostal zamestnanec prostriedky na nákup tovaru. Termín na predloženie správy schválenej na objednávku je dva mesiace. To znamená, že od 16. marca 2012 sa dlh bude považovať za omeškaný. Premlčacia lehota bude tri roky. Zlý dlh zvýši zdaniteľný príjem v marci 2015. Ak do tejto doby zamestnanec podpíše povinnosť splatiť dlh, bude potrebné prepočítať trojročné obdobie.

Ak zamestnanec vo februári 2015 napíše list so žiadosťou o odloženie dlhu, príjem sa začne zvyšovať od februára 2017 (ak do tohto času nebol dlh splatený).

Daň z príjmu fyzických osôb by sa mala pripočítať, ak organizácia nezávisle odpíše dlh. Príjem sa zvýši v mesiaci, keď spoločnosť odpustila dlh. Príspevky do mimorozpočtových fondov sa budú musieť nahromadiť aj po odpísaní prostriedkov.

Dlhodobé

Ako už bolo uvedené, zákon nestanovuje maximálnu lehotu na použitie prostriedkov. Je nevyhnutné, aby sa lehota uviedla aj v samotnom výkaze. Ochrannú známku môže vyhotoviť riaditeľ, účtovník alebo samotný zamestnanec. Aj keď sa prostriedky na cestovné náklady budú vydávať na rok, spoločnosti sa za tak dlhé obdobie neposkytujú žiadne pokuty.

Je dôležité pamätať na to, že zamestnancovi nemôže byť poskytnutá nová záloha, kým sa neoznámi so starou. Napríklad zamestnanec, ktorý dostal peniaze šesť mesiacov, nie je v žiadnom zhone vypracovania správy. Ak ho naliehavo potrebujete poslať na služobnú cestu, nemôžete vypracovať novú čiastkovú správu. Je tiež zakázané vyžadovať včasnú správu o použití finančných prostriedkov. Výnimkou je prepustenie zamestnanca.

Predpokladajme, že okrem dlžníka nie je na služobnej ceste nikto iný. Potom môže manažér prevziať zodpovednosť a dať zamestnancovi nový preddavok. Ak inšpektori nájdu takúto schému, uložia pokutu hlave vo výške 5 000 rubľov a spoločnosti vo výške 50 000 rubľov. za porušenie peňažnej disciplíny. Preto sa takýmto situáciám najlepšie zabráni.

Poznámka pre účtovníkov

1. Zamestnanec musí do čiastkovej správy napísať žiadosť o vydanie finančných prostriedkov.
2. Operácia sa vykonáva zúčtovacím účtom.
3. Zostatok nevyužitých prostriedkov musí byť vrátený pokladníkovi.
4. Nemôžete vydať novú zálohu, kým sa zamestnanec nevráti k starému.
5. Pokyn ruskej banky stanovil limit na vyplatenie finančných prostriedkov vo výške 100 tisíc rubľov.
6. Spotreba peňazí musí byť potvrdená šekom, príjmom, TTN, potvrdením o prijatí, TORG-12, tiketmi, platobnými príkazmi.
7. Na potvrdenie platby tovaru v hotovosti je okrem kontroly pokladníka potrebné vykonať aj kontrolu tovaru.
8. Ak sa prostriedky nevrátia včas, musia sa odpočítať z platu zamestnanca. Daň z príjmu fyzických osôb sa účtuje z čiastkovej čiastkovej správy. Všetky spory sa musia uznať na súde.