Poznámka je medzištátny dokument, prostredníctvom ktorého dochádza k úradnej komunikácii medzi zamestnancami. Jeho obsah sa obmedzuje na úlohy, vykonávanie akýchkoľvek úloh atď., Tj na pracovné otázky. Napriek tomu, že písanie poznámky je jednoduchá záležitosť a nie je regulované veľmi prísnymi pravidlami, musíte ich poznať. V tomto článku sa budeme zaoberať postupom zostavovania tejto dokumentácie, typov atď.
vlastnosť
Povaha servisného listu je informačná, čo znamená, že obsahuje určité oznámenia, správy, pokyny atď. Problémy, ktoré sú v ňom uvedené, sa týkajú konkrétneho zamestnanca, ktorému boli zaslané. Inými slovami, poznámka je sada nástrojov na komunikáciu v rámci podniku.
Poznámka: povinné oznámenie nebolo stanovené Toto je dodatočný dokument, hoci objednávky a pokyny sa môžu vypracovať na jeho základe.
praxe
Poznámka sa považuje za často používanú dokumentáciu, ktorá nie je zahrnutá do zoznamu úradne klasifikovaných správcovských dokumentov. Široko využívané, stáva sa komunikáciou na horizontálnej úrovni: to znamená, že je zostavený zamestnancom jednej jednotky na prenos žiadosti alebo návrhu na zamestnanca inej.
Dôležité: stavy kontrolných objektov, medzi ktorými sa komunikuje prostredníctvom poznámky, musia byť rovnocenné. Inak sa dokument nepovažuje za poznámku, ale za poznámku.
Účel použitia
Poznámka k práci sa dá použiť v rôznych prípadoch.
Tu je niekoľko príkladov:
- pre zamestnanecké bonusy;
- vyslať zamestnanca na služobnú cestu;
- podávanie správ o poruche zariadenia logistickému oddeleniu;
- dobropis;
- upozornenie vedúceho bezpečnosti od vedúceho akejkoľvek inej jednotky o potrebe vstupu nepovolaných osôb (nie zamestnancov) do budovy spoločnosti z dôvodov;
- žiadosť vo forme poznámky zaslanej účtovnému oddeleniu o pridelení materiálnych zdrojov na určité potreby atď.
Vybrané prípady písania poznámok
Hoci sa poznámka považuje za interný dokument, jednou z jej odrôd je dokument zaslaný atestačnej komisii. Používanie lepivých poznámok výlučne na pracovnú komunikáciu je však stále bežnejšie.
Ako napísať poznámku?
Základné pravidlá písania poznámky sú podobné všetkým ostatným. Zahŕňajú písanie na hárok formátu A4, pokyny od koho a komu sa zasielajú, osvedčenie podľa dátumu a podpisu. Ale ako napísať poznámku v súlade so všetkými požiadavkami?
- do stredu (povolené aj na ľavej strane hárku) napíšte zodpovedajúci názov dokumentu;
- Existujú dve možnosti písania dátumu - úplne arabskými číslicami a uvedením mesiaca slovami;
- v názve sa k hlavnému nadpisu môže pridať stručný opis obsahu dokumentu;
- Informácie o odosielateľovi a príjemcovi musia byť úplné: meno, priezvisko a priezvisko, celé meno funkcie a oddelenia (jednotky), ku ktorej je táto pozícia pripojená.
Obsah servisnej poznámky
Odpoveď na otázku, ako napísať poznámku, zahŕňa nielen podrobnosti a atribúty tohto dokumentu, ale aj to, aký by mal byť jeho obsah.
Posudzovaný článok nevyžaduje vyhlásenie podstaty problému vo veľmi suchom a úradnom jazyku - povesť je však povolená bez toho, aby to výslovne odrážalo dôvod písania.
Obsah je zvyčajne rozdelený na dve časti. Prvý z nich sa nazýva preambula. Stručne sa hovorí o tom, čo prinútilo tvorcu napísať poznámku a poslať ju konkrétnemu zamestnancovi.
Druhá časť je považovaná za hlavnú, je tiež väčšia ako preambula. Tento text obsahuje vyhlásenie o priamej žiadosti alebo návrhu. K tomu je možné pridať analýzu situácie, závery a výsledky.
tvar
Na otázku, ako napísať poznámku, niektoré spoločnosti jednoducho poskytujú svojim zamestnancom špeciálny formulár. Je však potrebné poznamenať, že nejde o povinné zjednotenie - GOST poskytuje iba poradenské ustanovenia (týkajúce sa typov písma, rozmerov a rozstupov) bez schválenej vzorky. Ak to však existuje v konkrétnej spoločnosti, je najlepšie sa toho držať.
Servis a poznámky
O niečo vyššia v poznámke sa zaznamenalo, ako sa líšia úradné a oznamovacie poznámky. Ale veľa ľudí je stále naklonených zamieňať si ich navzájom.
Najčastejšie chyby sú:
- poznámka pre zamestnanca od zamestnanca po šéfa (v skutočnosti správa);
- o zvýšení platu;
- o propagácii.
Posledné dva zahŕňajú ošetrenie nie na horizontálnej úrovni, ale vertikálne, čo popiera definíciu poznámky.
Dôležité: rozdelenie poznámok na poznámky a a priori je nesprávne.
registrácia
Všetky poznámky sa zaznamenávajú do registra. V závislosti od toho, ako je papierovanie organizované v každej konkrétnej spoločnosti, sa s tým môže vyrovnať ten, kto dokument vypracoval, alebo ten, ktorý dokument prijal. V každom prípade sa tým znižuje skutočnosť, že servisnej poznámke je pridelené jedinečné číslo, ktoré by malo byť uvedené v jej texte.
Vzorová poznámka
„Oddelenie predaja, riaditeľ divízie informačných technológií V. A. Kutsak
memorandum
№ 19-43/102
13. apríla 2015
Testovanie stavu počítača z hľadiska jeho výkonu
Počnúc 4. 10. 2015 v osobnom počítači obchodného zamestnanca R. D. Maksimenko sa vyskytujú pravidelné poruchy, konkrétne: reštart systému bez zadania tohto príkazu do PC, problémy so zapnutím / vypnutím obrazovky a tiež blikanie obrazovky. Kvôli opísaniu vás žiadam, aby ste vykonali potrebnú diagnostiku odborníkmi svojho oddelenia, aby ste zistili príčiny porúch a aby ste ich úspešne vyriešili. Navrhujem, aby sa výsledky skúšok vydávali písomne so zhrnutím ďalších krokov: oprava alebo výmena stroja.
Vedúci oddelenia L. A. Kudryavtsev "
Predpokladajme, že sa ukázalo, že počítač nie je možné opraviť. V takom prípade si vypíšeme poznámku, aby sme zariadenie odpísali.
Príklad oznámenia o vyradení z prevádzky
„Obchodné oddelenie, Riaditeľ logistiky Oddelenie M. A. Oleinik
memorandum
№ 21-45/104
16. apríla 2015
O vyradení nefunkčného PC z prevádzky
Od 10. apríla 2015 sa v osobnom počítači obchodného zamestnanca R. Maximenko vyskytli pravidelné poruchy. V dôsledku toho diagnostika, ktorú vykonali odborníci oddelenia IT, ukázala toto: PC nie je vhodné na ďalšiu prevádzku. V tejto súvislosti žiadam o odpísanie vyššie uvedeného zariadenia z dôvodu nefunkčnosti.
Vedúci oddelenia L. A. Kudryavtsev "
Okrem nej budete potrebovať ďalšiu poznámku - vymeniť vyradené zariadenie.
Poznámka o výmene zariadenia
"Oddelenie predaja, riaditeľ odboru logistiky M. A. Oleinik
memorandum
№ 22-46/104
17. apríla 2015
O výmene poškodeného počítača
Osobný počítač špecialistu oddelenia Maksimenko R. D. bol vyradený z prevádzky a je potrebné ho vymeniť z dôvodu jeho nefunkčnosti (podľa dokumentu č. 20-44 / 103 zo dňa 15/15/2015).Poskytnite nové zariadenie, ktoré zodpovedá vyradeným parametrom. O implementácii informujte písomne. K poznámke prikladám správu oddelenia informačných technológií o diagnostike a jej výsledkoch.
Vedúci oddelenia L. A. Kudryavtsev "
Na záver
Písanie poznámky zvyčajne nespôsobuje problémy. Tento medzištátny dokument je pomerne známym prostriedkom komunikácie medzi rôznymi úrovňami verejnej správy. Iba „zámena“ medzi poznámkami a poznámkami môže spôsobiť podmienené prekážky (článok uvádza, ako sa líšia).
V niektorých spoločnostiach sa zostavovanie poznámok uskutočňuje výlučne podľa zavedeného a schváleného modelu (v tomto prípade je lepšie zásobiť sa špeciálnymi formulármi), v iných je to viac ako bezplatné.
Pri zostavovaní tohto dokumentu by ste sa mali riadiť rovnakými pravidlami ako pri iných dokumentoch - písmo a medzera podľa GOST, dátum a podpis platnosti nóty.
Vo všeobecnosti je poznámka veľmi praktickým nástrojom, ktorý sa ľahko ovláda a pri správnom použití je dobre koordinovaný a jasný tím tímov organizácií. Pomáha udržiavať holistické spojenie medzi oddeleniami a tiež posilňuje štruktúru, ktorú tvoria.
