Under ett företags verksamhet visas ett stort antal affärspapper. Bland denna massa står personaldokument ut i ett separat komplex. I vår artikel vill vi prata om vilka typer av dem som finns, hur de lagras.
Arbetstagarrelationer
Korrekt organiserat arbetsflöde i företaget är nyckeln till framgången för dess verksamhet. Därför måste företagsdokument alltid uppmärksamma och därför formateras och lagras på rätt sätt.
Det är värt att erinra om att arbetsrelationerna mellan arbetsgivaren och de anställda alltid regleras av Rysslands arbetslag. Det är på grundval av hans artiklar som organisationen bör ordna ordentligt uppsägning, mottagande och överföring av anställda. Alla de handlingar där stadierna i arbetarnas arbetsaktivitet anges, detta är dokumenten på personalen (personal, personal).
Uppgifterna för dessa handlingar är att korrekt utföra och säkra arbetsrelationer mellan anställda och arbetsgivaren. Det bör noteras att personaldokumentation är en av de viktigaste aspekterna av personaltjänsten i alla företag. Riktigheten och aktualiteten för pappersarbete bör vara under kontroll av huvudet.
Merparten av dokumentationen är obligatorisk och föreskrivs i Rysslands arbetslag, föreskrifter om underhåll av arbetsböcker, pensionslagar och andra förordningar.
Typer av dokument om personal
Dokument om personal kan delas in i följande typer:
- Papper som är relaterade till bemanningen i företaget.
- Dokument som bekräftar marknadsföring av anställda.
- Dokument som bekräftar genomförandet av arbetsdisciplin.
- Dokument relaterade till uppsägning.
Som vi kan se inkluderar personaldokument många papper som reglerar förhållandet mellan arbetsgivare och anställda. Alla reglerar vissa frågor relaterade till företagets personal.
Primära personaldokument är indelade i två typer:
- I redovisningspersonal.
- Om redovisning av arbetstid och beräkningar relaterade till ersättning.
Dokument om personal inkluderar: order, anställningsavtal, examensbevis, certifikat, arbetsböcker, personliga handlingar, kort, certifikat för certifiering av anställda, personlig fullmakt.
Dokumentlagring
De senaste åren har det tyvärr varit en trend med otillräcklig uppmärksamhet på säkerheten i affärspapper. Enligt resultaten av inspektioner av den statliga arkivtjänsten drogs slutsatser som tyder på att lagring av dokument på personal under normala förhållanden endast observeras i 20% av de verifierade företagen.
Även om varje företag måste följa reglerna i lagen. Den korrekta inställningen till affärsdokument är direkt relaterad till behovet av att hjälpa organisationer med pensionsförsäkringsorgan och andra myndigheter. Brott mot dokumenthantering kan leda till oönskade konsekvenser och får också böter.
Dokument om personal (typer av värdepapper ges av oss i artikeln) vittnar om människors arbetslivserfarenhet och är också grunden för utnämningen av pensioner och andra betalningar till medborgarna. I händelse av att arbetsgivaren gör misstag som underskattar den anställdes inkomst kan en person ifrågasätta detta i domstol.
Dessutom är det värt att förstå att lagring av dokument på personal är nödvändig, eftersom det endast är möjligt att återställa historisk information som ägde rum. Det är inte förgäves att för personopapper fastställs de längsta lagringsperioderna enligt lag.
Det är onödigt att säga att dokument inte kan gå förlorade, dessutom måste de förvaras under lämpliga förhållanden. Chefen och chefen för personalavdelningen i alla organisationer är skyldiga att tillhandahålla alla villkor som är nödvändiga för nuvarande och arkivlagring.
De viktigaste kraven för innehållet i värdepapper inkluderar:
- Tillgänglighet av ett separat rum för aktuell lagring.
- Lådor eller skåp med papper bör låsas med en nyckel.
- Dokument bör begränsas.
- För arkivet måste du välja ett separat rum och kontrollera åtkomsten till det.
Lagringstid
Villkoren för lagring av dokument på personal är de längsta i jämförelse med andra affärspapper. Dokument med lång hållbarhet inkluderar:
- Alla administrativa handlingar - order, order, förordningar.
- Listor över anställda.
- Anställdes redovisningskort.
- Personliga angelägenheter.
- Personliga konton för anställda.
- Outfits och timesheets.
- Anställningsavtal och avtal.
- Protokoll från mötet.
- Listor över personer som går i pension vid en preferenspension.
- Böcker bokföring mottagande och uppsägning av anställda.
Vi har gett långt ifrån hela listan över de papper som har lagrats i 75 år. Följande dokument är undantag:
- Rättsakter om industriolyckor - 45 år.
- Tullblad - 25 år.
- Protokoll från kommissionens möten om utbetalning av utsläppsrätter för lång service - 15 år.
Under den angivna tiden måste företaget säkerställa säkerheten för värdepapper på det sätt som föreskrivs i lag.
Förberedelse av dokument
Arkivet med dokument för personal på företaget bör finnas i ett separat rum där det inte finns tillgång till obehöriga personer. Fall som är helt förberedda och vederbörligen förberedda överförs till det. Det är värt att notera att utarbetandet av papper börjar vid skedet.
Personalavdelningen ansvarar för korrekt utförande av dokument på personal. För att underlätta användningen ordnas hela massan av papper som de ordnas av personalpersonal enligt följande:
- Fall upprättas för varje typ av dokument: för beställningar, personliga filer, protokoll osv. Rubriker som reflekterar nomenklaturen anges i mappar.
- Alla fall tilldelas kontonummer och en inventering bifogas.
- Konfidentiell säker nuvarande lagring tillhandahålls: i ett kassaskåp eller i ett låst skåp.
- Alla ärenden lämnas in och numreras. Och firmware-platsen är förseglad med företagets tätning och certifierad av de ansvariga personernas underskrifter.
- I varje fall måste interna inventeringar verkligen vara närvarande.
- På omslagen till de färdiga dokumenten anges alla detaljer: lagringsperioder, namn, datum.
Bildande av en personlig fil
Den personliga filen innehåller alla de dokument som innehåller information om företagets anställd och hans arbetskraft. I princip bör personliga filer införas för alla anställda i organisationen. Men som regel emitterar personalövervakare för närvarande endast för ledande specialister och chefen. Organisationen har rätt att självständigt besluta om vilken typ av papper de ska få på arbetarna. Därför kan sammansättningen av personliga filer variera från olika företag. Men i allmänhet bör det inkludera följande artiklar:
- Förteckning över ärendedokument.
- Sammanfattning och självbiografi.
- Profil.
- Kopior av papper om tillgången till utbildning.
- Kopior av specifikationer.
- Kopior av ordern på godkännande av posten.
- Anställningsavtal.
- All slags hjälp.
- Kopior av beställningar för utnämning, uppsägning och omlokalisering.
Den interna inventeringen ska innehålla information om serienumren för varje dokument i filen. Ett sådant dokument är undertecknat av personen som komponerade det.
I fallet måste det finnas ett frågeformulär som innehåller mycket information om arbetstagarens biografi, utbildning, civilstånd. För att fylla i det korrekt använder anställda vanligtvis en arbetsbok, militär ID och pass, examensbevis.
Personalbokföringsdokument
Personaljournaler upprätthålls av en personalombud. På basis av primära värdepapper genomförs operationell redovisning av förändringar och rörelser i antalet anställda i företaget. Bokföringsdokumenten inkluderar: order, kort, bemanning, lön och många andra dokument.
Vid anställning tilldelas varje anställd ett personnummer, som sedan anges i alla handlingar för personalbokföring och lönelista. Även om en person flyttas till en ny befattning eller vid uppsägning förblir hans personalnummer kvar och tilldelas inte någon annan.
Personalorder
Beställningar av handlingar på personal är en av de viktigaste uppgifterna i personalfrågor. De är grupperade i separata ärenden och har samtidigt sin egen numrering. Inne i mappen systematiseras i kronologisk ordning.
Vissa beställningar skapas i en enhetlig form som bara fyller i nödvändiga kolumner i framtiden. Alla övriga utarbetas efter behov, men samtidigt måste alla dokument uppfylla vissa krav.
Organisering av dokument om personal, inklusive order, utförs på grundval av villkoren för lagring. Det är logiskt att arkivera dem i fall som har samma tidsfrister. Så till exempel bör order om uppsägning och uppsägning bevaras under 75 år, vilket innebär att de måste hållas åtskilda från de årliga handlingarna om ledighet och lagras endast i fem år.
Om företaget är stort och dokumentflödet är ganska anständigt kan olika typer av papper utarbetas som en separat fråga (till exempel semesterbeställningar - en mapp, beställningar för affärsresor - en annan). Detta underlättar arbetet med dokument kraftigt. Dessutom registreras varje enskilt fall i organisationens nomenklatur. Om beställningen har en bilaga, lagras den också. Men när det gäller skälen för beställningarna - rapporter, uttalanden, handlingar, lagras de separat.
Som praxis visar hålls beställningarna och skälen för dem samman i det aktuella pappersarbetet, men som förberedelse för arkivlagring börjar de omorganiseras, läggs ut i olika mappar. Uttalanden hålls till exempel upp till 75 år, men de ingår i den personliga filen.
Alla andra baser har lagringsperioder på upp till fem år, så de bildas till en separat verksamhet.
Beställ lagring
För att bestämma beställningens hållbarhet måste du använda standardlistan med dokument. Det granskas och uppdateras regelbundet. För närvarande är listan som sammanställdes 2010 relevant. Enligt honom, som tidigare, ska skälen för order lagras i cirka fem år, och de flesta beställningarna själva lagras i upp till 75 år (om utförande av uppgifter, affärsresor, byte av namn, semester och certifieringar).
Dessutom kan du navigera i lagringsperioderna i enlighet med avdelningslistor som upprättats för organisationer av vissa verksamhetsområden. Reglerna föreskriver granskning av värdet på värdepapper.
Långtidslagringsdokument måste överföras till personaldokumentarkivet. En inventering sammanställs på dem, varefter de överförs för långsiktig lagring.
Fall vars lagringsperioder har gått kan förstöras.
Hur förstör du dokument?
Företagets arkiverade papper kan förstöras (om lagringsperioden har gått ut) oberoende, eller så kan du söka hjälp från specialorganisationer som hanterar problemet.Oavsett hur du organiserar processen, måste en handling av förstörelse säkert utarbetas.
Papper kan brännas på egen hand om det finns en säker plats för detta, eller om du kan förstöra dem med hjälp av en speciell apparat. I sådana fall är handlingen skriven i någon form. Men stora mängder ärenden är lättare att lämna in för bortskaffande. Men i detta fall måste alla åtgärder åtföljas av pappersarbete. I godkännandeakten är det nödvändigt att fastställa antalet ärenden och deras vikt. Det är bättre om organisationens anställd personligen är närvarande vid förstörelsen av papper för att upprätthålla konfidentialitet.
Statens arkiv
I varje region i Ryssland finns ett statligt arkiv med dokument om personal. Huvudsyftet med hans verksamhet är att säkerställa tillförlitlig lagring av papper på personalen i alla företag. Dessutom svarar arkivet på förfrågningar från företag och medborgare om frågor som rör personalpapper. Denna riktning för hans aktivitet är mycket nödvändig och relevant, eftersom när organisationen är stängd har människor helt enkelt ingenstans att gå för att få nödvändig information.
Av denna anledning står arkiven inför uppgiften att bevara alla tidningar. För närvarande likvideras och avslutas inte bara privata, utan också budgetorganisationer. I detta fall måste de överföra dokument på personal för lagring till statsarkivet. Följande papper måste förvaras i det i 75 år: beställningar, förlikningsblad, handlingar om flytt och avskedande, personliga handlingar etc.
Det är värt att notera att ärenden måste förberedas före överföringen enligt alla regler. Kommunala arkiv tillhandahåller sina tjänster med förbehåll för godkännande av inlämnande av dokument.
Förberedelse av papper för överföring inkluderar korrekt genomförande av alla ärenden, en expertbedömning av värdepapper samt sammanställning av varulager.
Måste jag betala pengar för lagring? Statliga och budgetföretag betalar inte för arkivtjänster. Likviderade företag i en icke-statlig form av ägaröverföring korrekt genomförda ärenden endast om det finns ett avtal.
Fall överförs med förbehåll för godkännande och samordning med arkivets expertgranskningskommission. Accept och överföring av värdepapper utförs av anställda vid institutionen i närvaro av organisationen som likvideras. Denna process är ganska lång och noggrann, eftersom statusen för dokument kontrolleras genom att visa dem visuellt. I slutet upprättas en motsvarande akt.
I stället för ett efterord
Dokument om personal är en speciell kategori av papper som finns tillgängliga hos alla företag. Deras betydelse är att de inte tappar relevansen under mycket lång tid. Även efter en lång tid kan det uppstå en situation där du måste vända dig till dem igen. Det är inte för inget som dessa papper utarbetas med särskild omsorg och lagras under många år, inte bara hos företag utan också i statliga arkiv.