I alla organisationer måste varje dokument registreras och skrivas in i en speciell dagbok. Detta gäller även arbetsavtal. Ett anställningsavtalsregister, med ett prov som kommer att analyseras ytterligare, krävs i varje företag som håller register över sina anställdas dokument och data.
Behöver jag ett tidskrift
Ledare för organisationer bör förstå att registret över anställningsavtal och tilläggsavtal inte är ett slöseri med tid, utan en möjlighet att försäkra dig själv. För det första är det väldigt bekvämt. All information om dokumenten finns på ett ställe istället för att lagra en hög med alla anställda på skrivbordet. För det andra kan en tidning vara nödvändig om det uppstår konflikter mellan arbetstagaren och arbetsgivaren. För det tredje, tack vare magasinet, kan en personalansvarig ge ut all information till en anställd på kort tid.
I vissa organisationer är det vanligt att hålla flera sådana tidskrifter: för eviga kontrakt och för brådskande sådana.
Lagets ord
Förresten, lagstiftningen indikerar inte någonstans att registret över anställningsavtal krävs. Men det hände så att detta är ett givet kontor och dess allmänna regler. Enligt normerna måste varje dokument fastställas. Dessutom listas denna dagbok i listan över hanteringsdokument. Och dess frånvaro i organisationen kan orsaka problem med kontrollorgan.
Erfarna anställda vid personalavdelningen hävdar att närvaron av ett register över anställningsavtal, ett prov som kommer att presenteras senare, underlättar arbetsdagarna avsevärt och gör att du kan organisera data om anställda och föra register över dem.
fyllning
Det regleras inte av lagen hur exakt en bokföringsdagbok ska se ut. I de flesta fall är registret över anställningsavtal en vanlig anteckningsbok. Det viktigaste är att skyddet är tätt för större utnyttjande.
Tidskriftens titel måste ange organisationens namn, tidskriftens namn, början på underhållet. Därefter anges på det första arket de personer som ansvarar för att underhålla boken. Om det antas att behöriga personer kan ändra, är det bättre att ange information om dem på ett ordnat sätt:
- Antal i ordning.
- Detaljer om den anställda.
- Inläggets titel.
- Skälen till att denna person kan göra ändringar i tidskriften.
- Anställdes underskrift.
Att fylla i registret över anställningsavtal kan kallas standard. All information matas in i en tabell, antalet kolumner som varierar beroende på organisationens önskemål. I genomsnitt kan det finnas upp till tio kolumner. Tabellen är uppbyggd enligt följande:
- Serienumret för dokumentregistreringen.
- Datum för slutet av kontraktet.
- Kontraktsnummer.
- Detaljer om den anställda.
- Namnet på positionen eller specialiteten.
- Namnet på avdelningen eller enheten.
- Giltighetstiden för kontraktet.
- Arbetets art.
- Närvaron av ytterligare avtal.
- Särskilda anmärkningar.
Valfritt kan du gå in i en annan kolumn, där den anställda kommer att skriva under bredvid informationen. Dessutom kommer signaturen att indikera att den anställde fick en kopia av kontraktet.
De som inte vet hur registret över anställningsavtal ser ut kan se exempeldokumentet på bilden nedan.
Pappersversion
Trots att datateknologins era blomstrar idag, har nästan alla företag en pappersversion av registreringsjournalen.
För det första måste detta dokument sys, numreras och certifieras av organisationens chef. För det andra försäkrar personalavdelningen att det är mycket bekvämare att föra en sådan dagbok. Och för det tredje, i journalen bör vara underskrifter från anställda, vilket anger deras samtycke till den angivna informationen.
Elektronisk version
Den elektroniska formen för registrering av anställningsavtal har både för- och nackdelar. Utan tvekan är elektroniska dokument mycket praktiska att använda. Högar med mappar och papper rör inte upp skrivbordet och hyllorna, för allt är lagrat på en dator. Men i den elektroniska versionen kan du inte få den anställdes signatur i dokumentet och ganska ofta händer det att datorer går sönder och all information helt enkelt kan försvinna.
Därför är många personalchefer, om de förvarar en elektronisk dagbok, det bara som en backupversion av pappersmedia.
De gör vanligtvis en elektronisk version i Excel-format. Denna tabell har många funktioner och är enkel att fylla i. Tidningets elektroniska format är:
- kontroll över lagring av information;
- sekretess av information;
- omedelbar bildning av kopior av order och certifikat;
- Omedelbar sökning av nödvändiga dokument.
Dessutom kan du separat föra en logg med ytterligare. avtal om anställningsavtal. Men ibland är det obekvämt att leta efter information om en anställd i olika dokument. Det är bättre om denna information markeras som en separat kolumn i ett gemensamt dokument.
funktioner
Det finns några funktioner som bäst bevaras när du loggar in. Detta kan inkludera:
- Registret över avtal om anställningsavtal och själva kontrakten kan startas på nytt varje år. Detta gäller särskilt för stora företag där det finns många dokument.
- Om den auktoriserade personen har gjort ett misstag i att ange informationen, förutsätts inga böter för detta.
- Ett sådant dokument bör lagras i minst 75 år.
- Efter att loggboken är slut måste den blinkas och numreras. Lägg sedan förseglingen och skicka den till arkivet med dokument, där det faktiskt lagras.
- Om ett tidsbegränsat kontrakt ingår i kategorin obegränsat måste detta faktum registreras. Därefter omregistreras kontraktet eller görs en motsvarande anteckning i journalen.
- Ledaren måste certifiera registreringsjournalen genom att sätta sin signatur på baksidan av notebook-datorn.
Vem håller en tidning
Som vi redan fått reda på är kontraktets bokföringsdagbok ett dokument som bekräftar förekomsten av viktiga dokument i en organisation.
Enligt reglerna fylls och underhålls sådana dokument av behöriga personer. Kärnan är HR-anställda eller HR-chefer. De ansvarar för olika kontroller, det vill säga full information om anställda.
Samma anställda bär också ansvaret för originalen på alla kontrakt och ytterligare avtal till dem. Starta dessa dokument enligt arbetsgivarens beställning.
Beställningen avgör:
- loggningstyp (papper eller elektronisk);
- anställd med ansvar för loggning;
- registreringsjournalformulär.
Tidigare lämnades ett register över anställningsavtal in (provdokument). Nu kan du se på bilden nedan hur dagboken för att registrera ytterligare avtal till kontrakten ser ut.
förändringar
Tidigare sades att med en liten övervakning har den anställda inte särskilt ansvar eller påföljder. Men ändå måste du fylla i journalen noggrant.
Det är strängt förbjudet att göra några ändringar, oavsett typ av dokument. Om en auktoriserad anställd gör ett allvarligt misstag bör journalen stängas. Detta betyder att på bokens sista sida anges orsaken till att den stängs. Vidare bör problemet rapporteras till företagets chef. För att starta en ny bokföringsdagbok måste du utfärda en beställning.
När det gäller de ytterligare förändringarna som hänför sig till en viss anställd inkluderar de:
- uppsägning från kontoret;
- förändring av arbetsförhållandena;
- överföring av en anställd till en annan avdelning, uppdelning eller förändring av en anställds position.
För sådan information skapas antingen en separat bok för tilläggsavtal eller en separat kolumn i avtalets registreringsdagbok.
Det är viktigt att komma ihåg att en sådan dagbok främst är viktig för en anställd som har information om anställda.
Tack vare detta dokument kan du enkelt hitta information i de tidskrifter som länge har överförts till arkivet. Och tidningen betraktas också som en juridisk bekräftelse av att det finns alla de arbetskontrakt som ingås med anställda som utför sin verksamhet på företaget.