Personliga dokument är dokument som utfärdas av statliga myndigheter som innehåller biografisk information för att identifiera ägaren. De krävs när du gör transaktioner med fastigheter, får lån, köper biljetter. Samt registrering av arbetsrelationer.
Dokumentklassificering
För klassificering av dokument som använder principen om ursprung och likhet.
Från ursprung finns det typer av dokument:
- privat;
- tjänsteman.
Ett dokument med privat ursprung är ett pappersmedium som skapats av en individ i sitt personliga liv, inte relaterat till hans arbetsfält eller offentliga uppgifter. Sådana dokument inkluderar brev, memoarer av privat karaktär, dagböcker, fotoalbum.
Ett officiellt dokument är en informationskälla som skapas av en juridisk person, en enskild företagare för att fullgöra sina lagstadgade uppgifter och påverka det sociala och arbetsmarknadsfältet.
Typer av dokument
Bland de officiella skiljer dessa typer av personliga dokument:
- identitetskort;
- bekräfta specialitet, utbildning, kvalifikation;
- bekräfta senioritet;
- av personlig karaktär.
Det är omöjligt att hitta ett jobb om ovanstående dokument inte tillhandahålls personaltjänsten. Denna anställds skyldighet regleras av artikel 65 i Rysslands arbetskod. Det huvudsakliga dokumentet som bevisar en persons identitet är ett pass.
Men förutom passet finns det många dokument som kan ersätta det vid behov, identifiering. Detta är ett certifikat för en sjöman, en militärtjänsteman, militär ID, uppehållstillstånd, födelsecertifikat, utländskt pass etc.
Dokument för anställning
Anställning kommer att nekas om tjänsten ger professionell kompetens och kandidaten inte har ett utbildningsdokument. För medicinska arbetare är detta, förutom ett examensbevis från ett medicinskt institut och en praktikplats, ett certifikat för avancerad utbildning och ett intyg för rätten att tillhandahålla medicinska tjänster inom en viss specialitet.
Dokument av personlig karaktär inkluderar klagomål, klagomål, skriftliga anspråk, förklarande.
Personlig fil
Listan över nomenklaturaffärer godkänns av organisationschefen. En personlig fil är inte obligatorisk för företag. Ett undantag för statliga organisationer, där de ges ut till alla. Arbetsgivaren bestämmer självständigt om man vill skapa eller inte. Materiella fördelar: personliga filer ger snabb, snabb och fullständig information om varje anställd. När det gäller inspektioner av inspektionsmyndigheterna, när ett stort antal anställdas handlingar kan behövas brådskande, förenklar genomförandet av sådana fall avsevärt förfarandet. Alla nödvändiga dokument för att skapa mappar tillhandahålls av den anställde själv, men ibland samlar arbetsgivaren självständigt information för att verifiera den nyanställda anställden, till exempel egenskaper och rekommendationer.
Under arbetstiden är medarbetaren involverad i arbetsprocessen: det är möjligt att flytta den till andra avdelningar eller till andra befattningar, genom att införa disciplinära sanktioner eller utmärkelser. Allt detta åtföljs av publicering av personaldokument som fyller på den anställdas personliga fil. Den stängs efter uppsägningen av arbetsrelationerna med den anställda. Förvaringstiden för personliga handlingar för anställda som är uppsagda före 01.01.2003 är 75 år och 50 år för dem som sägs upp efter 01.01.2003. Fall av organisationens ledare, suppleanter på alla nivåer, anställda med priser och titlar lagras på obestämd tid.
Dokumentets reglerande struktur
Det finns ingen handling som reglerar sammansättningen av personliga filer. Arbetsgivarna bestämmer listan över dokument oberoende, baserat på organisationens specifika detaljer. Inkommande dokument är indelade i flera kategorier.
Det finns personliga dokument som behövdes när man slutade ett anställningsavtal. På grundval av detta fylls ett anställningsavtal, information införs i 1C-programmet. Det finns inget sätt att göra utan ett anställningsavtal, pass, anställningsrekord, TIN, SNILS.
Om kandidaten ansöker om en tjänst som kräver professionell utbildning, sedan ett examensbevis. Om en kandidat är ansvarig för militärtjänst, sedan ett militärt kort. För vissa kategorier av anställda är en medicinsk rapport baserad på resultaten av en medicinsk undersökning obligatorisk.
Nästa kategori är de dokument som skapades under arbetets period i organisationen. Detta inkluderar kopior av beställningar för överföringar, en avskärmning.
Och den sista kategorin är de dokument som bildades vid uppsägning av anställningsavtalet. Beroende på skälen för uppsägning är det här ett avgångsbrev, ett meddelande om uppsägning, en kopia av dödsintyget och en kopia av uppsägningsordern.
Genomförande av affärsdokument
Anställda som utses i enlighet med den ordinarie direktören som ansvarar för att upprätthålla personalflödet är personligen ansvariga för säkerheten för dokument. Om informationen om medarbetaren ändras kompletteras den personliga filen, men det gamla dokumentet kan inte tas bort. Mappar med fodral ska vara i ett speciellt metallskåp eller kassaskåp. Det är förbjudet att lagra personliga dokument från anställda efter att ha uppnått målen för behandlingen. När det mål som dokumenten begärde har uppnåtts bör de uteslutas från fallet och returneras till ägaren under undertecknande. Om det inte finns någon möjlighet att återvända, utsätts de för förstörelse av en särskilt utsedd kommission.