Ett växande antal ryska företag börjar studera problemen med informationsflöden. Vad är detta fenomen? Vad är betydelsen av informationsflöden för organisationens utveckling? Vilka funktioner har tillämpningen av metodiken för sin studie för företag i olika branscher?
Informationsflödenas praktiska betydelse
Bland de områden där informationsflöden är av största praktiska betydelse är företagsledning.
För att öka effektiviteten i produktionen av varor, såväl som deras kvalitet, för att behärska produktionen av nya typer och införa avancerad teknik, använder företagsledare ett brett utbud av vetenskapliga och tillämpade metoder.
Informationsflöden i organisationen bidrar avsevärt till chefsarbetet för kvalitetsarbete inom alla angivna områden.
Genom att utforska dem kan företag framgångsrikt lösa problemen i samband med utnyttjandet av befintliga produktionsresurser.
Användningen av informationsflöden i produktionen
Låt oss överväga, genom vilka mekanismer informationsflöden hos företaget är involverade. Som regel försöker företag bygga dem i systemprojektioner. Grunden för bildandet är informationsresurser (med både internt och externt ursprung).
typisk informationsmodell som vi sa ovan återspeglar företagets intresse för företagets ledning att förbättra ledningens kvalitet. Dess konstruktion innebär lösning av följande huvuduppgifter:
- införande av styrsystem på produktionslinjer;
- analys av kvaliteten på informationskällor, dess insamling, bedömning av betydelsen och utsikterna för att bedriva företag;
- modellering av mekanismer för direkt inflytande av information på produktionsprocesser;
- skapa och uppdatera en företags kunskapsbas;
Den specifika algoritmen för att bygga modellen beror som regel på branschspecifikationerna för företaget. I vissa segment kan informationsutbytet både inom företaget och med den externa marknaden vara svårt på grund av sekretess eller tekniska svårigheter att sammanställa data till filer och deras efterföljande överföring till mottagaren.
Typer informationsströmmar
De allmänt accepterade klassificeringskriterierna, som skulle göra det möjligt att otvetydigt ange vilka typer av informationsflöden, har ännu inte utvecklats i den moderna ryska marknadsskolan. För många problematiska aspekter som speglar datautforskning. Men bland experter finns det en ganska utbredd modell som delar flöden i typer beroende på informationens art. Så de kan vara:
- finansiell;
- teknik;
- marknadsföring;
Detta är naturligtvis långt ifrån en uttömmande klassificering av informationsflöden. Naturligtvis fortsätter listan. Specifika exempel på informationsflöden kan vara mycket olika. Det är viktigt att inte förvirra dem på grund av deras harmoni med industrifenomen. Exempelvis är finansiella flöden och informationsflöden som innebär kontant- och icke-kassaavvecklingskanaler som reflekterar information, statistiska eller analytiska, om kassaflöden inte samma sak. Den förstnämnda kan emellertid kompletteras ganska kvalitativt av den senare.
Engagera trådar som ett konkurrenskraftigt verktyg
Om ett korrekt fungerande informationsflöde införs i företaget kan detta bli en betydande konkurrensfördel för företaget. I vilka aspekter?
Först av allt, i processkontroll. När de ansvariga anställda i företaget på lämpligt sätt förses med nödvändig information, gör det möjligt för dem att mer effektivt optimera vissa produktionssteg. Den information som erhållits av specialister gör det möjligt för oss att identifiera de tekniker som är mest betydelsefulla med tanke på företagens lönsamhet, samt introducera de som sannolikt kommer att bli sådana.
En annan fördel som ges av analysen av informationsflöden är att förbättra kvaliteten på ledningen på personalnivå.
Har de nödvändiga uppgifterna, företag ledningsstrukturer personalen har i sina händer ett verktyg som gör det möjligt att organisera arbetet i interna företagsstrukturer mer effektivt.
En annan konkurrensfaktor som ett företag kan få med hjälp av informationsflöden i sitt arbete är bättre fördelning av finansiella och materiella resurser.
De som har den nödvändiga informationen kommer chefer att veta i vilka volymer och var de ska rikta kassaflöden och råvaror mer intensivt och var mindre.
Alla tre faktorer som anges gör företaget starkare i potentiell konfrontation med konkurrenter. Informationsflöden gör det för det första möjligt att köra marknadsaktörer på grund av bättre byggande av kommunikation mellan interna företagstrukturer. Som ett resultat är produktionen mer effektiv, lönsamheten är högre, priserna är mer konkurrenskraftiga och därför ökar attraktiviteten hos köpare eller kunder i deras segment.
Information Management Practice
Med vilka praktiska mekanismer hanterar företag informationsflöden? Som regel är grunden för datautbyte och analys interaktion mellan anställda som är ansvariga för arbete inom relevanta områden, genom interna företagsdokument, nätverks- och webbresurser, ibland finansiella källor. I dem, som regel, i den mest pålitliga formen (till skillnad från till exempel muntliga förhandlingar, korrespondens mellan anställda etc.) beskrivs det aktuella (eller planerade) läget i en viss organisationsstruktur.
Det finns en speciell kategori av personer som är involverade i förvaltningen av företagets informationssystem - informationsgeneratorer. De äger författarskapet till de datatyper som diskuterats ovan. Huvudnyansen här är att i ett företag (särskilt om det är ett stort företag) i vissa fall är det problematiskt att identifiera specifika anställda som deltog i genereringen av viss information. Det främsta skälet är att en betydande del av dokument (särskilt ekonomiska) går igenom flerfasiga godkännande- och justeringsförfaranden på olika ledningsnivåer.
Arbetet med "författarna" av informationsflöden kan vara antingen spontant (det vill säga att dokument bildas som en biprodukt av den huvudsakliga arbetaraktiviteten) eller utförs på ett regelbundet sätt - det kan vara specialister vars uppgift är att generera så mycket data som möjligt relaterat till företagets verksamhet.
Data som utvinns från interna företagsdokument och andra källor med tecken på tillförlitlighet laddas upp till informationssystemet (vi kommer överens om att det redan finns i företaget). Därefter analyseras informationen och ett beslut fattas om hur dokumenten ska användas. Om de är receptbelagda (till exempel är de instruktioner), kan chefer anser att det är nödvändigt att göra justeringar av dem, eller omvänt, lämna dem oförändrade. Om det här är, till exempel, redovisningsdokument, kan de relevanta slutsatserna om dem överföras till finansavdelningen för efterföljande analys och rapportering.
I slutändan handlar det om att se till att informationsflöden på något sätt är inblandade. Och de som inte har någon praktisk användning utesluts från cirkulationen. Tillämpad betydelse är huvudkriteriet för information i ett företag.
Nätverksteknologi
Ett antal experter kallar användningen av nätverksteknologier det viktigaste kriteriet för kvaliteten i ett företags informationssystem. Vad menas här?
Faktum är att förflyttningen av informationsflöden, idealt, enligt experter, bör baseras på principen om multivector. Det vill säga, ju mindre stängda (såväl som enkelriktade) kanaler - desto bättre. Ju mer kompetenta människor som är involverade i att generera och dela data, desto effektivare är verksamheten. Ur teknologisk synvinkel kommer nätverket att vara den mest optimala kanalen för deras interaktion. I praktiken kan det vara en företagswebbplats. Detta är inte nödvändigtvis offentligt - åtkomst från Internetanvändare kan vara helt eller delvis begränsad.
Nätverksteknologier är naturligtvis också användbara när det gäller att bygga relationer mellan företaget och externa aktörer, som förresten också kan vara informationsgeneratorer. Extern informationsflöde, till exempel i form av kundbegäranden eller kommersiella erbjudanden från andra organisationer, är i många fall data av praktisk betydelse.
Till exempel, efter att ha fått från kunder en viss uppsättning förfrågningar om frisläppande av varor med egenskaper som ännu inte är karakteristiska för produkterna, kan företagsledningen besluta att lansera dessa produkter i produktion. Eftersom köparen vill se dem på disken, har han informerat om sina önskemål genom informationskanalen från företaget. Förmågan att kommunicera med kunder kan också betraktas som en konkurrensfördel i verksamheten.
Kriterier för informationskvalitet
Efter att ha övervägt hur externa och interna informationsflöden bildas, kan vi studera kriterierna som bestämmer kvaliteten på den information som mottas i den interna företagscirkulationen. Till sådana experter inkluderar:
- relevans (aktualitet);
- veracitet (verifierbarhet);
- relevans (återspegling av verkliga problem);
- verktyg (tillämpat värde);
- begriplighet (entydig tolkning);
- fullständighet (inget behov av att klargöra fakta);
Processen, som innebär att kontrollera den information som cirkulerar i företaget, med avseende på ovanstående kriterier, som vissa experter kallar kontroll (från den engelska kontrollen). De specialister som ansvarar för detta arbete är att minimera förekomsten av data som inte uppfyller kriterierna i företagets informationssystem.
Om kontroll
Ett antal experter lägger ytterligare betydelse till begreppet "kontrollera". I synnerhet är det en uppfattning att detta är en aktivitet som inte bara är relaterad till analysen av informationens kvalitet, utan också till dess tolkning, där man identifierar aspekter som påverkar informationens tillämpade betydelse. Dessutom finns det specialister som reducerar betydelsen av begreppet "kontroll" endast till verksamheten inom företagets finansiella och ekonomiska strukturer. Det är enligt deras åsikt all information som cirkuleras inom företaget i slutändan bör användas för att optimera vinster och utgifter. Alla system med informationsflöden i enlighet med detta koncept bör analyseras med avseende på påverkan på företagets lönsamhet.
Det finns experter som begränsar funktionerna hos specialister i kontrollen. I sin teori bör denna aktivitet endast begränsas till insamling av information från olika generatorer och distribution till behöriga avdelningar. I vissa fall kan registeransvariga bilda den optimala, enligt deras bedömning, informationsflödets struktur, formen för presentationen.Experter anser att det bör analyseras och tolkas av strukturer som är specialiserade på ett visst område i företaget.
Det är relativt sett statistik som reflekterar färgförbrukning under tillverkningen av leksaker bör överföras till specialister som ansvarar för motsvarande produktionssteg. Ekonomiska uppgifter - i redovisning etc. Styrning innebär endast en statistisk funktion. Studien av informationsflöden utförs av de behöriga företagsstrukturerna.
Värdet på informationsflödeshantering
Låt oss försöka bestämma i vilka aspekter det största värdet av att hantera informationsflöden uttrycks. Samtidigt håller vi med om att kontrollen upptar en av de centrala funktionerna i denna process (och inte bara när det gäller datainsamling och dess strukturering).
Det viktigaste kännetecknet för informationsflöden är koncentrationen av ledningsmål. Helheten i de uppgifter som cirkuleras inom företaget avgör en kvalitativ ökning av kunskapsnivån för var och en av avdelningarna, till stor del på grund av interaktion med andra företagsstrukturer och ömsesidigt erkännande av relevansen av uppgifterna för företaget.
Att arbeta med informationsflöden såväl som att kontrollera (förutsatt att det finns tillräckligt djup med dess användning) gör att du kan upptäcka brister i verksamheten. Individuella produktionslänkar förbättras, företagets produkter blir bättre och mer konkurrenskraftiga.
Arbeta med informationsflöden innebär koncentration av företagets resurser (inte bara material utan också personal), identifiera de starkaste sidorna i affärsmodellen, hitta nya källor för att öka konkurrenskraften, införa innovativa produktionsmekanismer som inte har testats i företaget tidigare.
Användningen av informationsflöden inom logistik
På vilka andra områden används informationsströmmar aktivt? I logistik definitivt. Vad kan vara orsaken till detta?
Företag som verkar inom produktion och försäljning av varor kännetecknas inte bara av information utan också av ett brett utbud av materialflöden - förflyttning av produkter från fabriken till konsumenter, med och utan mellanhänder, inom landet och utomlands. Egentligen är denna funktion logistikans ansvar, som har utvecklats till en oberoende bransch. Det viktigaste kännetecknet är att information och materialflöden kan studeras samtidigt. Hur?
Experter tror att effektiv hantering av materialflöden direkt beror på kvaliteten på informationsbearbetning som används i logistiksystem.
Här beror mycket på den kunskapsnivå som chefer och specialister besitter som utför motsvarande analys.
Faktum är att logistik är ett relativt nytt område för Ryssland. Och de kriterier som är karakteristiska för informationssystem, till exempel av en bank- eller produktionstyp, är inte helt kompatibla med denna bransch.
Först och främst säger experter på nivå med metoder och principer. Ur teknologisk synvinkel kan det logistiska informationsflödet väl utforskas med traditionella verktyg. Men hur man korrekt använder dem i en metodisk aspekt, är rysk logistik bara att lära sig att förstå, säger experter.
Samtidigt gör branschexperter, som analytiker säger, några framsteg. Detta beror främst på den intensiva datoriseringen av logistikbranschen. Nu har de flesta anställda i ryska företag tillgång till datorer och nätverksteknik, mjukvara som är relevant för forsknings- och analysuppgifter utvecklas aktivt. Logistikföretag får fler möjligheter att vara öppna inom ramen för nätverksteknologier - både vad gäller interaktion med andra marknadsaktörer, och när det gäller att utbyta data med kunder.
