Inget modernt företag kan arbeta utan dokument. Därför är den kompetenta organisationen av arbetsflödet en av faktorerna som påverkar företagets totala resultat. Vad inkluderar detta koncept? Vilka typer och arbetsflödessystem är det? Vi kommer att överväga allt detta i artikeln.
Arbetsflöde och pappersarbete
Vid första anblicken är det identiska begrepp. Men om du tittar noga kan du se skillnaden. Pappersarbete innehåller tre steg:
- Skapa ett dokument om ekonomisk verksamhet - dokumentation.
- Organiseringen av redovisningen av värdepapper och deras rörelse i hela organisationen och därefter är ett dokumentflöde.
- Dokumentlagring - arkivering.
Dokumentflöde är ett av stadierna i kontorsarbetet. Inom denna process skiljer man också steg eller flöden:
- Inkommande dokumentation är vad som kommer till företaget utanför.
- Utgående - som företaget skickar till motparter.
- Intern dokumentation är det som skapas i organisationen och används för ledningsaktiviteter.
Korrekt organisering av processen gör att du kan kontrollera dokumentets rörelse i alla dess stadier, från skapandet till mottagande av lagring. Detta gör det möjligt att när som helst veta var papperet är, vilken typ av arbete som görs med det.
Dokumentbehandlingssteg
Varje inkommande dokument på företaget genomgår vissa steg. Längden på banan beror på ordningen som är fast i organisationen. All inkommande korrespondens kan initialt gå till bordet till huvudet, och först därefter till artisterna. Detta är ett längre sätt, det används inte så ofta.
Ett kortare sätt är när sekreteraren hanterar distributionen av avdelningar. Det här alternativet används oftare. Fördelen är uppenbar: dokument kommer snabbare till entreprenören.
Varje inkommande dokument går igenom registreringsproceduren. Detta görs i en speciell tidning. Datum för mottagande anges samt det förutbestämda serienumret.
Speciellt viktiga dokument kan övervakas. Det sista behandlingssteget är att skicka dokumentet till arkivlagring.
Arbetsflödesorganisationsprinciper
Organiseringen av arbetsflödet syftar till att minska tiden för dokument. För att uppnå detta mål har vissa principer utvecklats:
- Centraliserad mottagning, förbehandling och frakt. I små organisationer är sekreteraren engagerad i detta; i ett stort företag kan en hel avdelning utföra uppgifter.
- Minskning av övergångspunkterna för dokumentet, vilket eliminerar möjligheten att återlämna det.
- Utveckling av arbetsflödesplaner och förordningar.
- Registrering av papper.
- Införande av det preliminära skedet av behandlingen av dokument.
Efterlevnaden av dessa regler eliminerar förlusten av tid på dubbla åtgärder, skapar en enhetlig belastning på personer som arbetar med papper.
Vad är dokumentflöde?
Så det är vanligt att ringa dokument som är liknande i syfte eller typ, som har ett syfte att följa.
Flödet kännetecknas av struktur, frekvens och densitet. I en handelsorganisation som skickar varor till ett stort antal butiker varje dag kommer dokumentflödet att ha en enhetlig struktur, daglighet och hög densitet. Om företaget bedriver produktion av dyr industriutrustning kommer flödet att ha olika egenskaper.
Elektronisk dokumenthantering
Det faktum att i den klassiska dokumentcirkulationen finns ett materiellt medium i dokumentet skapar ett antal allvarliga problem. Papper måste på något sätt överföras från en organisation till en annan. För detta används bud eller post. Detta kräver ekonomiska kostnader och tidskostnader, dessutom är leveransfel och fel på grund av mänskliga faktorer möjliga. Dokumentflöde är en allvarlig ekonomisk kostnad och tidskostnad.
Papper måste lagras någonstans. Om organisationen är stor krävs stora områden för lagring. Under force majeure-omständigheter är döden av handlingar möjlig utan möjlighet till efterföljande återställning. Och detta är långt ifrån alla problem.
Elektronisk dokumenthantering är ett system som blir allt populärare eftersom det saknar ovanstående nackdelar. Moderna säkra system används för dataöverföring, detta säkerställer snabb och exakt leverans, minskar dokumentutbytetid och säkerställer tillförlitlig lagring. 
Statliga organisationer, som skattekontoret eller pensionsfonden, uppskattade snabbt fördelarna med att dela information elektroniskt, så de försöker få så många organisationer att rapportera som möjligt.
Ett tydligt arbetsflöde är möjligheten att snabbt hitta nödvändig information och skicka den till adressen med minsta tid.
