Vad behöver göras av någon organisation, oavsett specificitet och verksamhetslinjer? Naturligtvis - håll register. Dokumentflöde är vad som finns i någon institution, därför är det tydligt var det kom ifrån och varför ett sådant yrke som kontorist är viktigt.
Viktig position
Många säger att det inte är meningsfullt att anställa en kontorist om personalen redan har en sekreterare eller till och med flera sekreterare. Den här metoden är helt fel, eftersom uppgifterna för dessa två helt olika yrken inkluderar att utföra olika uppgifter: sekreteraren bör hjälpa chefen att följa schemat, svara på samtal, ta med kaffe, utföra små uppgifter och kontoristens uppgifter inkluderar kontroll över all organisationens dokumentation.
Komplex dokumentärkontroll
Den ansvariga kontoristen måste inte bara kontrollera utredningen av dokument i organisationen, utan han är också huvudhandledaren för arkivet. Kontorets uppgifter inkluderar följande funktioner:
- management affärskorrespondens ledningslänk;
- bildning av en strukturerad dokumentationsbas;
- övervaka genomförandet av de bestämmelser som anges i ett visst dokument.
Redovisning av korrespondens (både inkommande och utgående) leder också till kontoristen.
Skillnad i ansvar i små och stora företag
Som praxis visar, desto större organisation, desto mer personal kommer det att finnas kontorister. I små organisationer, där det helt enkelt inte finns något sätt att anställa en kontorist, men du inte kan göra utan hans tjänster, lockar de en person som kommer att tillträda tjänsten som sekreterare-kontorist. Sekreterarens ansvar Som redan klart är detta en blandning av de två tjänsternas uppgifter. En person lyckas hantera allt eftersom arbetsflödet i små företag inte är lika rikt och varierat som hos megaföretag.
Specifika krav som kan presenteras för en potentiell anställd
Kontoristens ansvar beror på organisationens detaljer. Exempelvis kan internationella organisationer eller företag som har utländska partner kräva att deras kontorister översätter korrespondens, till exempel från engelska och vice versa.
En person med erfarenhet av arbete tas ofta till en sådan position, för här måste du ha en hög nivå av uthållighet och vara en riktigt noggrann person, som har arbetat i flera år. Ungdomar som just har utexaminerats från utbildningsinstitutioner inom detta område och som inte har någon erfarenhet bör försöka imponera på den potentiella framtida arbetsgivaren med deras önskan att arbeta, då kanske det finns en chans att få en sådan position även i en stor, lovande organisation.
Du måste förstå företagets detaljer, med den dokumentation som du måste arbeta med. Tillräckligt djup kunskap om den rättsliga ramen som styr företaget är också ett stort plus för en potentiell anställd.
Du måste vara beredd på det faktum att du inte bara måste studera företagets struktur utan också bli en riktig specialist inom arbetsskyddsregler och standarder, och inte heller glömma affärsetikett kommunikation.
Vad organisationer inte kan göra utan kontorister
Kontorets ställning finns alltid i skolor och förskolor i stora städer.Detta beror på det faktum att utan en person som kan hålla reda på all dokumentation och, om nödvändigt, omedelbart tillhandahålla något av de lagrade dokumenten, kan du inte göra det.
Kontorets uppgifter i skolan skiljer sig något från kontoristens uppgifter, till exempel i en branschorganisation. Här kommer arbetet att utföras med dokumenten för varje student. I slutet av rapporteringsperioden kommer det att vara nödvändigt att tillhandahålla information om det utförda arbetet. Det är bättre om en person som arbetar i sådana organisationer lätt kan hitta ett gemensamt språk med både barn och deras föräldrar, eftersom problem i dokumenthantering, förekomsten av avvikelser som måste klargöras är ett ganska vanligt fenomen.
Varje stor dagis har också en egen kontorist. Jobbansvaret här liknar de som har anställda i denna profil i skolorna. Detta beror på det enda fokuset för sådana offentliga eller privata organisationers aktiviteter. Sådana institutioner vill också att en ansvarsfull och kvalificerad kontorist ska arbeta med dem. Ansvaret i dagis för denna specialist förblir detsamma: arbeta med dokumentbasen och arkiven.
Vissa personliga egenskaper som en bra kontorist borde ha
- En person som vill bli en exklusiv kontorist måste ha ett mycket bra minne. Känslomässighet är en fiende som måste bekämpas och inte tillåtas så att humörsvängningar på något sätt kan påverka produktiviteten i arbetet.
- Tolerans är en riktig skatt som en kontorist borde ha. Hans jobbansvar kompletteras av funktionen att förklara för många människor "på fingrarna" betydelsen av många dokument och vikten av varje individuellt "blad", utan vilket det skulle vara orealistiskt att förverkliga någon önskan.
- Självkontroll är lika viktigt som tolerans. Inom detta område finns det ofta situationer som kan leda en oförberedd person ur sig själv. Du måste kontrollera dig själv ständigt.
- Affärskommunikationsförmåga hjälper dig att snabbt lösa flödande problem med människor som arbetar i samma organisation eller är kopplade till affärskontakter med företaget.
- Organisation på manisk nivå. Faktum är att en bra kontorist aldrig skjuter upp saker och dokument för senare, eftersom han förstår att detta kan leda till fel eller fullständigt kaos, som inte borde tillåtas arbeta med dokument i alla fall.
