Enligt studier som utförts av olika rekryteringsbyråer är yrket ”sekreterare” ett av de som är förknippade med det största antalet raffinaderier och behovet av att anpassa sig till ledningens arbetsschema. I denna grupp ingår också förare och företrädare för vissa andra specialiteter.
Vad är en sekreterare?
Denna term kommer från den latinska "hemligheten", så kallade fullmakter i antika Rom. Och sedan, och senare (på de kungliga domstolarna) var de uteslutande män, ibland lyckades de komma till makten mycket fackligt.
Detta yrke fick ett kvinnligt utseende redan i slutet av första världskriget, med tillkomsten av en skrivmaskin och uppkomsten av en sådan position som referenssekreterare. Idag finns det med sina avancerade tekniker till och med virtuella assistentsekreterare. Detta är namnet på företag eller individer som tillhandahåller onlinetjänster för att skriva e-post eller ta emot telefonsamtal (översatt) utan fysisk närvaro av en sekreterare på kontoret.
Vad gör han?
Bland människorna har regissörens personliga sekreterare en stereotyp bild - en långbensskönhet som huvudsakligen kan skriva på en dator, ringa kaffe och svara på samtal. Ibland återspeglas detta i skämt med inte alltför anständigt innehåll. I själva verket förutsätter yrket ”sekreterare” såväl som referentens ställning i ett stort företag förekomsten av ett mycket allvarligt bagage av färdigheter, kunskap och även vissa arbetsegenskaper. En riktig representant för detta yrke kan inte klara sig utan organisation, flit, punktlighet och diplomati.
Sekreterarens (sekreterare-referentens) uppgifter inkluderar kunskap om alla normativa dokument relaterade till kontorsarbete, dokumenthantering, organisation av kontorsarbete, ledningsstruktur, grundprinciper för kontorsutrustning, arbetsskyddsregler. Alla hans många rättigheter, skyldigheter och typer av utfört arbete regleras av arbetsbeskrivningar. Hon är det huvudsakliga juridiska dokumentet som rör en sådan anställds verksamhet. Att sammanställa det i varje fall krävs med allt ansvar.
Låt oss titta på huvuddelen av detta dokument.
Vad läser instruktionen för assistentsekreteraren?
De allmänna bestämmelserna innehåller organisationens namn, anger de omedelbara överordnade och anropar vem som ska ersätta sekreteraren i händelse av hans frånvaro. Där hittar du kraven på anställdas anställning och kvalifikationer och en lista över alla dokument som krävs för arbetet (regler, GOST, koder och förordningar).
Funktionerna som tilldelas sekreteraren ges i det andra (samma) avsnittet. Detta inkluderar skyldigheten att förbereda nödvändiga dokument enligt ledningens anvisningar, registrera, ta emot och skicka korrespondens, organisera och kontrollera mottagningens arbete, utföra dokumentärpapper och mycket mer.
Mer detaljerat beskrivs hans aktiviteter i nästa avsnitt - "Sekreterarens uppgifter." Vi talar om säkerhet och redovisning av korrespondens, utfärda intyg om olika registrerade dokument, organisera och förbereda officiella möten, kopiera och skriva ut, spela in meddelanden till överordnade kvar i hans frånvaro och informera honom om dem, förse företagets kontor med nödvändiga brevpapper.
I varje organisation kan sekreterarens uppgifter ha sina egna egenskaper beroende på det specifika i arbetet. Hans position kanske låter som en "sekreterare-kontorist", vilket innebär att utöka området för kärnansvar.
Om sekreterares rättigheter
Vad har sekreteraren rätt till? Enligt instruktionerna får han begära material som kommer att krävas i arbetet i olika avdelningar i företaget, för att fastställa förfarandet för deras användning.
En annan sak är att överföra de skannade dokumenten direkt till exekutorerna direkt till cheferna, etablera besökarnas sekvens i mottagningsrummet och distribuera telefonsamtal enligt deras betydelse och kräva att anställda förklarar i fall av disciplinöverträdelser.
Liksom alla andra anställda har chefens personliga sekreterare rätt att arbeta under lämpliga förhållanden som måste uppfylla krav på arbetskraft och säkerhetsstandarder.
Vad är den biträdande sekreteraren ansvarig för?
Det bär ansvaret för icke-avslöjande av konfidentiell information, för kvaliteten på dokumentationen och i god tid överlämnande till dess ledning, ansvarsfull inställning till dokumenthantering, bevarande av egendom och dokument i organisationen, taktfulla relationer med ledningen och anställda.
Nästa avsnitt av arbetsbeskrivningen visar vilka arbetsrelationer och funktionella relationer som finns mellan biträdande sekreteraren och olika företagsstrukturer. Som regel måste sekreteraren i en medelstor organisation interagera om materiella och tekniska frågor (förse kontoret med kontorsmaterial) med den administrativa och ekonomiska avdelningen, om dokumenthanteringsfrågor - med andra enheter och naturligtvis direkt med ledningen.
Sekreterarens prestanda bedöms enligt de utvalda kriterierna, som också regleras av motsvarande avsnitt av instruktionen. I de allra flesta fall är sådana kriterier effektivitet och noggrannhet. Det finns också situationer där instruktionen är föremål för revidering. Detta kan hända när du ändrar dess funktioner eller organisationsstruktur.
För att sammanfatta
När man anställer en person, blir den person som utsetts till denna tjänst bekant med serviceinstruktionen, som visar alla sekretariats uppgifter. Kom ihåg dem kort igen.
- Mottagning av telefonsamtal för huvudet.
- Allt arbetar med dokumentation - sortering efter vikt, design, förberedelse, mottagande och distribution, lagring och systematisering.
- Organisering av mottagande av besökare.
- Hjälp chefen att planera arbetsplanen; vid behov boka biljetter och boka hotell.
- Förberedelse och organisering av affärsförhandlingar.
- Beställa kontorsmaterial och andra nödvändiga bagateller, ibland produkter.
Efter att ha varit förtrogen med förteckningen över uppgifter, undertecknar medarbetaren under instruktionen, läggs också signaturen på chefen. Observera att varje organisation har sin egen version av instruktionen, men ingen av dem bör strida mot gällande lagstiftning eller accepterade arbetsstandarder.
Domstolsekreterare
Specifikationerna för arbetet på varje institution är, som ni vet, olika. Vad gör till exempel en domstolskontor? Vad är hans jobbansvar? Det finns många av dem:
- design av omslag till aktuella frågor;
- mottagande av anspråk från rättsliga assistenter;
- arkivering av dokument och material i ärenden;
- sammanställning av inventeringar av nya fall;
- numrering av sidor;
- spridning av kopior av domstolsavgöranden till måldeltagare (parter);
- skicka kopior av domstolsavgöranden till specifika individer på domarens vägnar;
- informera parterna om datum och datum för domstolens utfrågningar.
Dessutom
De uppgifter som utförs av domstolens kontorist inkluderar, men är inte begränsade till:
- lägga upp listor över rättsfall i en vecka;
- kontrollera utseendet hos parterna vid mötet;
- domstolsprotokoll;
- kontroll av mottagande och överföring av alla handlingar som är involverade i ärendet.
Sekreterarna bör bekanta parterna med fallmaterialet, kontrollera meddelanden som mottagits via post, lämna in kvitton, meddelanden, kopior av handlingar och andra viktiga handlingar. De lägger in information i tidskrifter och kort, i datorsystemet, skriver ut handskrivna handlingar, överför ärenden till domarna för verifiering och tar dem efter det, utfärdar och arkiverar verkställandet och gör många andra saker för domarna.
Krav för registraren
- Dokument ska vara numrerade, hemmed.
- En lista över ärenden och andra dokument sammanställs separat.
- Foton och kuvert är numrerade, vid fel börjar numreringen på nytt, gamla nummer ska korsas ut (inte korrigeras!).
- Alla korrigeringar är certifierade i enlighet med det godkända formuläret.
- Täckningar av mål görs med angivande av domstolens namn, talets namn och titel, parternas namn, datum för start och slut, antal ark och hållbarhetstid.
- Varulager utförs manuellt eller på en dator.
Vad måste en skolesekreterare göra?
Ibland finns det annonser "Jag behöver en sekreterare i skolan." Vad är denna ståndpunkt och vad ska göras där? Låt oss ta reda på det.
Skolens sekreterare är den första och viktigaste assistenten för direktören. Han måste uppfylla alla instruktioner och instruktioner från sina överordnade relaterade till utbildningsinstitutionens funktion.
Hans huvudansvar inkluderar bedrivande av personalförändringar (uppsägning, antagning) av anställda, inskrivning och utvisning av studenter. Hans uppgift är att utarbeta ett dokument som regissören måste försäkra sig med sin egen signatur. Vid behov måste sekreteraren samla in och leverera de signerade dokumenten vid rätt tidpunkt för övervägande till högre myndigheter.
Andra ansvar för skolesekreteraren inkluderar att ta emot och leverera information till studenter och personal. I avsaknad av en direktör på plats krävs sekreteraren att registrera det totala antalet och innehållet för samtal, klagomål och överklaganden från besökare, inklusive grundskoleelever.
dessutom
Märket, som innehåller instruktionen från skolesekreteraren, säger: det är också den senares ansvar att uppfylla ytterligare (andra) instruktioner. Vad betyder detta?
Det avkrypteras på följande sätt: sekreteraren för skolans rektor måste följa alla instruktioner, med undantag för personliga önskemål. Detta kan till exempel vara ett samtal mellan en elev eller lärare, skicka e-post, göra en överföring av pengar, köpa den utrustning som krävs för skolan. Denna lista är praktiskt taget outtömlig, det vill säga sekreterarens uppgifter i skolan är mycket, mycket omfattande.
Om skolan inte tillhandahåller en revisor, tilldelas ekonomiska frågor också sekreteraren. Hans uppgift är att skicka löninformation, fylla i en tidsplan, göra nödvändiga justeringar.
Sekreterarens hjälp kan krävas inte bara av regissören utan också av alla besökare i receptionen. De vänder sig till honom för att skriva ut texten, kopiera dokumentet och klargöra ett stort antal frågor.
Om du arbetar som biträdande sekreterare för VD
I det här fallet är du en av specialisterna, och regissören accepterar och avfärdar dig, och du kommer direkt att lyda honom. För att komma till denna position måste du ha en högre utbildning (eller åtminstone specialundervisning), erfarenhet på 1 år. Om det inte finns någon erfarenhet, ett intyg om deltagande i sekreterare-referenskurser.
Du måste vara kompetent i frågor som rör företagets ekonomiska och finansiella aktiviteter, utsikterna för dess utveckling, organisering av dokumenthantering och arbetshantering, datorkunskaper och kontorsutrustning, översättning till ett främmande språk för produktionsdokumentation, affärsetik.
Funktioner och ansvar
Du måste ta på dig alla referens- och informationstjänster relaterade till företagets dokumentation. Samt organisation och kontroll av kontorsarbete i företagets filialer och enskilda avdelningar. Inte konstigt - du är inte en vanlig sekreterare. De ska kunna dokumentera och snabbt organisera verksamheten i dess lednings- och rådgivande organ. Om det inte finns någon personalinspektör ska du hålla alla personaljournaler och journaler.
Generaldirektörens biträdande sekreterare måste förbereda de dokument som krävs för att säkerställa hela företagets ekonomiska och ekonomiska aktiviteter, organisera deras mottagning, registrering, redovisning, lagring. Den kontrollerar riktigheten i förberedelserna, godkännandet och godkännandet av all dokumentation som lämnats för undertecknande till företagsledningen. Vidtar åtgärder för att snabbt genomföra beställningar från överordnade, ger information direkt till artisterna, gör analyser och lämnar yttranden om rapporter och certifikat som skickas till ledningen.
Dessutom inkluderar sekreterarens funktioner att upprätthålla operativ kommunikation om frågor om företagets verksamhet med medborgarna - individer och enskilda organisationer (både statliga och kommersiella). Han tar också emot besökare, kan bedriva personalverksamhet - för att utarbeta personliga handlingar, beställningar, arbetsböcker, kontrakt (kontrakt), resedokument och intyg om arbetsoförmåga, hålla en tidbok och utfärda intyg om lön.
Och igen om rättigheterna
Denna position innebär inte bara sekreterarens utvidgade uppgifter, utan också de rättigheter som motsvarar dem. Förutom de allmänt accepterade, inkluderar de rätten att begära nödvändigt material och information från alla funktionella tjänster i företaget och kravet på att förklara orsakerna till förseningar i utförandet av förvaltningsuppgifter. Sedan: det är möjligt att kräva att dokument som är förberedda av entreprenörer är i strid med de accepterade reglerna i enlighet med GOST 6.38-90 eller ISO - internationella standarder för dokumentation.
Han har rätt att se inom ramen för sin egen officiella kompetens av dokument relaterade till företagsledningsverksamhet, överlämna till ledningen för personliga förslag för att förbättra organisationens arbete inom dokumenthantering och användning av den senaste datatekniken.
Han har tillgång till dokument märkta "konfidentiell" och kan interagera med alla anställda och tjänster i företaget för att övervaka genomförandet av ledningsbeslut och ge den informationen.
