Vilken typ av dokument är arbetsbeskrivningen? Tillgänglig i varje institution bestämmer den funktioner, rättigheter och ansvarsmått för den anställd som innehar en viss position. Instruktionen är nödvändig för korrekt arbetsfördelning, snabb genomförande av en arbetsuppgift, definition av anställdas arbetskontakter och deras relationer, organisering av en enhetlig belastning.
Var kommer instruktionerna ifrån
När de utvecklar detta dokument förlitar de sig på den befintliga strukturen i organisationen, en klassificeringsguide och förvaltningsstandarder.
Tänk på exemplet på yrket som kontorschef, hur sekreterarens jobbbeskrivning görs. Ett exempel på det (som regel typiskt) har flera avsnitt.
Den första är allmänna bestämmelser. Det första avsnittet innehåller information om den person som anställs: vem som exakt kan ansöka om denna tjänst, vem sekreteraren underkastar sig och vad han kommer att vägledas av i arbetet, hans kunskaper och färdigheter beskrivs samt vem som kommer att ersätta honom under hans frånvaro. Det andra avsnittet handlar om funktionellt ansvar. Vad kräver arbetsbeskrivningen för sekreteraren?
Han kontrollerar utförandet av andra anställda av cheferna och ordrarna, ordnar möten och möten, telefonsamtal från sin omedelbara chef, tar emot besökare, registrerar korrespondens.
Dessa är vanliga funktioner - de utförs av valfri sekreterare. De kan utvidgas beroende på företagets detaljer, som vi kommer att diskutera nedan.
Andra artiklar och avsnitt
Avsnittet "Ansvar" beskriver i detalj alla detaljer om aktiviteten. Innehållet följer från det föregående.
I avsnittet "Rättigheter" förklarar sekreterarens jobbbeskrivning vad han kan ansöka om. Dessa är: optimering av arbetsprocessen, förmågan att använda nödvändiga dokument eller information för arbete, höja den professionella nivån.
Det sista stycket ”Ansvar” beskriver vad sekreteraren ansvarar för arbetsgivaren. Detta avsnitt, som det föregående, är vanligtvis standard för de flesta av dessa instruktioner.
Och mer?
Vad gör den anställda exakt? Överväg vilken funktionalitet som innehåller en typisk arbetsbeskrivning av chefens sekreterare.
Han organiserar och tillhandahåller från teknisk synvinkel chefens ledningsverksamhet. Accepterar inkommande korrespondens, överföringar till specifika anställda eller till strukturella enheter.
Utför pappersarbete, utför olika operationer på datorn för att samla in och bearbeta den information som krävs för att fatta beslut.
Jobbbeskrivningen för sekreterare-referenten tar många olika ansvarsområden. Han accepterar ansökningar och förbereder dokument för signatur till huvudet, väljer material som krävs för detta arbete. Den kontrollerar korrekt utförande och gör redigering av utkast till dokument, organiserar chefens telefonsamtal, fixar information i sin frånvaro, skickar och tar emot den via fax, kopierar dokument på en kopieringsmaskin, tar emot och skickar telefonmeddelanden.
Arbetsbeskrivningen för referenssekreteraren innebär status som en kompetent och kompetent assistent som förbereder förfrågningar och brev på chefens räkning, utarbetar svar på dem.
Och det är inte allt ...
Sekreteraren planerar och organiserar också möten och möten som hålls av myndigheterna, för vilka han samlar in nödvändigt material, meddelar deltagarna om evenemangets dagordning, dess datum och tar också upp protokoll.
Han övervakar hur anställda uppfyller beställningar och beställningar exakt och i tid och förvarar en registreringskortfil. Sekreterarens jobbbeskrivning gör bland annat honom skyldig att förse arbetsplatschefen med kontorsutrustning och pappersvaror.
Han skriver ut kontorsmaterial, har en databank med aktuell information. Hanterar mottagande av besökare, hjälper till att driften av förfrågningar och andra frågor fungerar operativt. Verkställer ärenden, överlämnas till arkivet, kontrollerar deras säkerhet.
Dess driftläge är etablerat i enlighet med reglerna i organisationens arbetsschema. Jobbbeskrivningen för chefssekreteraren debiterar honom officiella arbetsuppgifter och affärsresor vid industriella behov.
Prata om rättigheter och skyldigheter
Sekreterarens rättigheter i organisationen innebär möjligheten att kräva normala arbetsvillkor från ledningen, hjälp vid utförandet av officiella uppgifter, informationsstöd - han kan begära alla dokument han behöver i sitt arbete.
Han har rätt att förbättra sina egna kvalifikationer, veta om kommande ledningsbeslut avseende sin verksamhet, lägga fram förslag och ställa frågor.
Sekreteraren har rätt att underteckna referens- och informationsdokument inom sin behörighet.
Liksom alla anställda är han ansvarig för att han inte fullgör sina arbetsuppgifter enligt Ryska federationens arbetslag, för brott som begåtts under verksamhetsperioden för att orsaka materiell skada.
Om de rättigheter och ansvarsåtgärder som vidtagits för denna position i olika institutioner är ganska lika, kan funktionerna hos sekreterare, som redan nämnts, variera avsevärt. Betrakta dessa skillnader som ett exempel på ansvar för andra representanter för tjänsten.
Arbetsbeskrivning av sekreteraren för utbildningen
Denna specialist anses vara en teknisk entreprenör. För att bli utnämnd till tjänsten behöver han en högre professionell eller sekundär specialiserad utbildning. Vad bör sekreteraren för utbildningsavdelningen göra?
Liksom alla sekreterare är han skyldig att behålla pappersarbete, vara bekant med ledningen för alla institutionernas institutioner, kunna använda röstinspelare, mottagnings- och kommunikationsenheter, bandspelare. Följ standarderna för affärsdokumentationssystemet och arbetsbestämmelserna, samt arbetarskydd och säkerhet.
Sekreterares ansvar utbildningsdel
Jobbbeskrivningen för sekreteraren i en utbildningsinstitution har sina egna detaljer. Han håller protokoll över mötena i urvalskommittén, utarbetar personliga handlingar för elever (studenter). Utfärdar och anger nödvändig information i student-ID-kort och akademiska register, fyller ut böcker om utfärdande av examensbevis och deras kopior, intyg, studentregister i alfabetisk ordning.
Den tar hänsyn till timmarna för undervisning och deltagande av studenter, förbereder utbildningstidsskrifter, beställningar för kontingentens rörelse. Den tar emot redovisnings- och rapporteringsdokumentation om applikationer, bearbetar elevernas personliga filer och skickar till arkivet.
Hans aktiviteter äger rum i nära kontakt med chefer för avdelningar, lärare och redovisningsavdelningar på en utbildningsinstitution.
Och vad gör skolesekreteraren?
I arbetsbeskrivningen för skolans sekreterare anges att denna anställd accepteras och avskedas direkt av direktören, utbildningen måste ha gymnasieutbildning eller allmän utbildning med specialutbildning för det obligatoriska programmet.
I sin verksamhet styrs han av normativa dokument om pappersarbete, arbetslagstiftning, instruktioner för att upprätthålla arbetsböcker, arbetsskyddsstandarder, skolans stadga och hans egen instruktion.
Han talar kompetent skriftligt tal, vet hur han arbetar med kontorsutrustning.
De viktigaste arbetsinstruktionerna
Jobbbeskrivningen för skolans sekreterare-kontorist listar dem i tillräcklig detalj. Han serverar skolans rektor och suppleanter, bedriver pappersarbete, samlar in information om skolarbetare och studenter. Organiserar telefonsamtal för direktören, tar emot och överför fax, telefonmeddelanden, registrerar meddelanden i frånvaro av direktören.
Sekreteraren organiserar möten i skolrådet, personalmöten, vårdnad och pedagogiska råd, ledda av mötenens chef. För att göra detta samlar han och förbereder nödvändigt material, meddelar inbjudna om händelsen, registrerar deltagare. Utarbetar slutliga protokoll.
Ytterligare uppgifter
Som alla sekreterare förser han direktören med kontorsmateriel och kontorsutrustning, skapar förutsättningarna för chefen att fungera effektivt. Sänder och tar emot information, skriver ut dokument och material.
Skapar ärenden enligt den godkända nomenklaturen, skickas till arkivet i rätt tid. Accepterar korrespondens, systematiserar på det sätt som antas vid skolan, överföringar från direktören till de utsedda artisterna, övervakar genomförandet, skickar korrespondensen.
Accepterar ansökningar och dokument från anställda, studenter, föräldrar. Organiserar mottagningen, den optimala sekvensen av förfrågningar och förslag.
Jobbbeskrivningen för sekreterare-kontoristen i skolan antar som regel ett oregelbundet arbetsschema, knutet till arbetsschemat, men fortsätter från en arbetsvecka på 40 timmar. Under processen samverkar han med administrationen, undervisningen och servicepersonalen.
Jobbbeskrivning av domstolens kontorist
Det har också sina egna specifika funktioner. Domstolens kontorist i sitt arbete fortsätter från uppgiften att säkerställa att rättsapparaten fungerar smidigt. Han måste genomföra en stor mängd nödvändigt rutinarbete relaterat till att ta emot medborgare, förbereda brev, förfrågningar, utdrag och tillkallande, kalla vittnen och deltagare i processen.
Han utarbetar och placerar för granskningslistor över ärenden som kommer att behandlas vid mötet, kontrollerar tillkännagivandet av meddelandet, ger kopior av slutsatserna, kontrollerar närvaron av de personer som kallas till mötet, noterar tidpunkten för deras närvaro i domstolen vid stämningen.
Dessutom utarbetar sekreteraren dokument för tillkallade offer och vittnen att betala för resor, på deltagarnas begäran ger innehållet i domstolsprotokollet, upprättar ärenden i slutet av granskningen (administrativt, kriminellt och civilt), håller en journalbok.
Svårt yrke
Hans skyldighet är också att förbereda kopior av domstolshandlingar, utföra och överföra skrivelse av verkställighet, annat material i samband med verkställigheten av domen, samt i en separat rättsordning.
Arbetsbeskrivningen för domstolens kontorist kräver en tillräcklig kvalifikation för att utföra uppgifter. Han måste följa vissa förbud och begränsningar som är specifika för den offentliga tjänsten, normerna för anställdas officiella beteende.
Vilka kunskaper och färdigheter krävs av domstolens kontorist?
Först och främst lagligt. Den officiella arbetsbeskrivningen för domstolens kontorist ställer kravet på att känna till en hel del lagar, allt från konstitutionen och arbetslagen till de kontoristiska instruktioner som godkänts i hans konstituerande enhet i ryska federationen.
De flesta av dem avser rättsliga förfaranden och myndigheternas verksamhet.Förutom dem måste du känna till grunderna i interaktion med ledningsstrukturer och olika organisationer, kontorsarbete, grammatiska normer för det ryska språket, subtiliteten i affärsstil i skriftligt och talat språk, reglerna för korrekturläsning och redigering.
Detta inkluderar också den grundläggande nivån på kvalifikationskrav inom området informationsteknik, kunskap om arbetsflöde och informationssäkerhetsfrågor.
Och mycket, mycket mer ...
Sekreteraren behöver färdigheter i att planera en arbetsdag, analysera och systematisera inkommande information, förbereda analysmaterial och föra en konstruktiv dialog.
I sin aktivitet måste han kunna arbeta med kringutrustade datorenheter och Internet, använda e-post, kalkylblad och textredigerare, förbereda presentationer etc.
Som vi ser har arbetsbeskrivningen för sekreterare-typisten under de senaste decennierna genomgått radikala förändringar och innehåller idag många nya tekniska och informativa krav. Den moderna sekreteraren måste inte bara vara en uppmärksam och verkställande anställd utan också hålla jämna steg med åldern genom att använda den senaste utvecklingen inom sitt yrkesområde.
