Office Manager Jobbeskrivningar: Exempel

Kontorschefen utövar full kontroll, mottagning och räkning av hela dokumentationsvolymen samt personliga uttalanden riktade till företagets direktör. Efter att ha kontrollerat och räknat alla kopior, bör denna anställd ta dem för signatur.

Institutionens dokumentation

1. Sätta en tätning med vapenskölden på alla kontrakt och beställningar.
2. Implementering av arbete med en mängd dokumentation, som består i förberedelser, godkännande av projektet. Kontorschefen ska inte bara delta i utformningen och färdigställandet av dokumentationen, utan också uppmärksamma sina anställdas innehåll, avkoda otydliga detaljer och kunna förklara alla aspekter som människor kan ha frågor om. Ibland måste den anställda ibland hålla reda på prestandan och effektiviteten hos olika innovationer, om så krävs av ledningen.
3. Fullständig registrering av all inkommande korrespondens. Office manager interagerar med brev, meddelanden och meddelanden. Han är skyldig att acceptera och registrera informationen i sin helhet och sedan överföra den till mottagaren. Vid behov lägger han till information i rapporteringsdokumentationen, och i vissa fall samlar in och lagrar den, och ansvarar också för sekretess och säkerhet för all mottagen dokumentation.

Ytterligare ansvar

1. Skicka och garantera mottagande av dokumentation via elektroniska adresser och postadresser samt beställning och övervakning av budleverans.
2. Närvaro vid möten för att spela in eller filma alla händelser som äger rum vid dem, samt registrering av mottagna uppgifter på bästa möjliga sätt, överföring till tjänstemän.
3. Utfärdande av fullmakt genom förhandsorder för tjänstemän som tillåter dem att få viss korrespondens eller utföra andra åtgärder.
4. Genomföra kopiering och kopiering av dokumentation i tryck, samt övervaka säkerheten och korrekt distribution av alla kopior.
5. Utarbetande av projekt och brevmallar om ordförande från generaldirektören mottas. Kontorschefens uppgifter inkluderar också bildandet och skickandet av olika förfrågningar, om nödvändigt och påverkar företagets verksamhet väsentligt.
6. Skriva ut kontormaterial, liksom bildandet av databasen, dess distribution och utvidgning av nya underavsnitt.

Ansvar Liknande sekreterare

1. Stannar ständigt på arbetsplatsen för att ta emot samtal i tid, spela in alla mottagna data eller överföra samtalet till telefonerna till de anställda som det är avsett.
2. Registrering av information som skickades personligen till generaldirektören, dess inspelning i sin helhet, efterföljande lagring och överföring.
3. Förberedelse av evenemang inom företaget på VD: s vägnar. Detta gäller för att informera anställda och organisera lokaler, köpa nödvändiga föremål för ett fullmäktigt möte eller andra liknande evenemang, vilket bestäms av kontorsförsäljningens arbetsbeskrivning.

Viktiga och brådskande uppdrag

1. Organisationsaktiviteter för projekt som ägnas åt möten med kunder, gäster eller besökare i företaget.
2. Boka biljetter till anställdes resor, boka hotellrum, övervaka förloppet för affärsresor, snabbt svara på rapporter om besvär i vägen eller uppstå komplikationer, fixa problem och vid behov rapportera problem till andra anställda eller verkställande direktören.

Inuti kontorsaktiviteter

1. Rätt tid att beställa vatten för att alla anställda ska kunna använda det i vilken mängd som helst.
2. Varje kvartal bör genomföra beställningen av kontoret. För att göra detta gör kontorschefen en undersökning av anställda och inspektion av jobb för att identifiera brister i vissa saker och skaffar därefter alla detaljer. Detta tillhandahålls av kontorschefs jobbbeskrivningar.
3. Prenumerera på företag eller vetenskapliga publikationer som är nödvändiga för utvecklingen av företaget eller för specifika anställda som vill få korrespondens på arbetsplatsen.
4. Godkännande och genomförande av ansökningar om betalning av räkningar på hyresplatser samt alla betalningsdokument som rör betalning av verktygsräkningar, vilket bestäms av kontorschefens arbetsbeskrivning med revisorfunktioner.
5. Organisering av säkerhetsåtgärder för både anställdas arbete och motsvarande utrustning på arbetsplatsen, övervakning av deras efterlevnad.

Kontorschef övervakar vissa anställdas arbete

Kontorschefens uppgifter inkluderar övervakning av sådana anställdas aktiviteter:

1. Föraren. Vid kontakt med den här anställda måste kontorschefen acceptera och föra register över alla applikationer som avgör behovet av att använda maskinen, samt utforma ett schema och snabb leveransservice.
2. Kurirer.
3. Städdamerna.

En kontors chefs ansvar som medlem av ett arbetsteam

1. Att uppfylla de uppgifter som är avsedda för honom i god tro, inte att avvika från teamets interna rutin, arbetsrätt och moraliska och etiska principer. Detta bestäms av kontorschefs jobbbeskrivningar.
2. Observera arbetsdisciplin och alla krav som upprättas och uttrycks av företagsledningen.
3. I rätt tid och noggrant följa alla inkommande order från administrationen och chefen, som ständigt utarbetar och ger kontorschefen en lista över sina uppgifter och de nödvändiga åtgärderna för varje dag, som föreskrivs i kontorschefens arbetsbeskrivning försäljningsavdelning.
4. Använd hela tiden som är avsedd för arbete för samvetsgrant arbete, utan att avvika från sina egna uppgifter.
5. Utför alla uppgifter i tid och med rätt kvalitet. Ofta, förutom att utföra arbetskraft, tvingas kontorschefen att sammanställa rapporteringsdokument, därför är det alltid nödvändigt att hålla reda på slutförda uppgifter och registrera dem på det föreskrivna sättet, vilket föreskrivs av arbetschefen för kontorschefen med en tjänsteman.

Viktigt ansvar

1. Engagera rengöring för att bevara sin egen arbetsplats ren och städad. Kontorschefen övervakar också snabb rengöring av kontorslokaler. Han tvingas övervaka efterlevnaden av proceduren för lagring av rapportering och designdokumentation, vid behov, systematisera allt material på egen hand. Detta bestäms av kontorschefs jobbbeskrivningar.
2. Använd noggrant och effektivt den medföljande kontorsutrustningen, datorer och andra enheter. att rikta sitt arbete endast mot företagets mål, inte genomföra personliga affärer genom utrustning som tillhandahålls av företaget. Föreskriver att göra det Sekreterares jobbbeskrivning kontorschef.
3. Det är ekonomiskt och fördelaktigt att spendera material och andra resurser som tillhandahålls, att använda dem endast till förmån för företaget och för att uppnå höga resultat från sitt eget arbete och arbetet för andra anställda i företaget. Jobbbeskrivningen för kontorschefen, med ett urval som visar alla krav för den anställdes arbete, bekräftar att han inte bara ska arbeta utan också ge maximal nytta för företaget.
4. Observera och övervaka genomförandet av standarder och föreskrifter om arbetsskydd, säkerställa säkerhet på arbetsplatsen för varje anställd, vilket bestäms av arbetsbeskrivningen för kontorschefen med en sekreterares funktioner.
5. Att inte använda för implementering av journalistiska eller vetenskapliga publikationer, tal, information som erhållits med stöd av officiell position eller för att visa dokument som ägs av företaget. Det är förbjudet att använda information vars avslöjande kan innebära väsentlig skada på företaget eller skada dess rykte. Detta tillhandahålls av kontorschefs jobbbeskrivningar.

rättigheter

1. Att få information, såväl som konfidentiell information för nödvändiga åtgärder inom ramen för den officiella myndigheten och med myndigheternas ledning.
2. Att kräva från olika anställda att slutföra eller ändra dokument som har upprättats med fel innehåller felaktig information.
3. Att utföra kontroll och bekräftelse av dokument inom ramen för deras egen kompetens och de befogenheter som cheferna har utsett.
4. Att lägga fram för myndigheterna krav på att förbättra villkoren för självständigt arbete samt övriga anställdas arbetsaktivitet. Kontorschefen kan lämna förslag inte bara om verksamheten för en viss anställd eller avdelning utan också om hela företagets arbete.
5. Kräva tillhandahållande av lämpliga villkor för att säkerställa säkerheten för alla dokument och förmågan att garantera sekretess för information och åtgärder som vidtas om de behöver döljas från konkurrenterna.
6. Ta beslut om verksamheten för vissa personer i företaget inom deras egen kompetens och referenser.
7. Distribuera ekonomiska incitament eller jobbinsatser samt tillämpa påföljder på de anställda som rapporterar till kontorschefen. För genomförandet av dessa åtgärder krävs förhandstillstånd från VD.

Kontorschefen är skyldig att tydligt och korrekt utföra sina uppgifter, att utföra aktiviteter till förmån för företaget. Han gör allt arbete för att systematisera och förenkla andra anställdas aktiviteter, liksom för att förmedla generaldirektören eller hans biträdande framgångar eller misstag i andra anställdas arbete.