Situationen när företagare står inför behovet av att blixtdokument är långt ifrån ovanligt. Papper kan behövas för skatteinspektion, pensionsfond eller för lagring i arkivet.
Det är strängt förbjudet att limma dokument eller fästa med en häftapparat. För att undvika problem och inte förvärva rykte som en analfabetisk person måste du veta hur man flashar dokument i enlighet med alla krav.
Allmänna regler
Vid första anblicken kan det tyckas att inga svårigheter i bindande handlingar borde uppstå, men detta är inte helt sant. Processen måste närma sig ansvarsfullt så att tidningarna är i rätt form. Många tryckerier kan göra detta arbete mot en fast avgift och på kort tid, men inte alla affärsmän kommer att riskera att överlåta viktiga papper till utomstående. För att inte använda professionella tjänster varje gång är det värt att ta reda på hur man korrekt flashar dokument.
Tillsynsstrukturer ger inte entreprenörer specifik vägledning i denna fråga, så du måste ta itu med det själv. Information kan erhållas från riktlinjerna för kontorsarbete.
Sy papper med tråd
Hur flashas dokument på detta sätt? För att göra detta, förbered tillbehören. Du måste ha trådar, nålar och lim. Processen består av tre steg:
- Förberedelse av dokument. Alla papper måste läggas ut i rätt ordning och numreras med en blyertspenna i arkets hörn. Hål kan tillverkas med en hål eller använda ett hålslag. I det fall det finns många papper och det är omöjligt att genomborra dem med ett hålslag, är det värt att använda en vass spik och en hammare. Antalet hål beror på dokumentets betydelse och syfte. Mycket känsliga dokument är häftade i fem hål för att undvika falsk broschyr Hålen ska placeras till vänster i mitten av det fria fältet. Avståndet ska vara cirka tre centimeter från en punktering till en annan.
- Avskrivning. När du förstår hur du sy dokument med trådar måste du känna till de viktiga nyanserna. I de flesta fall är det vanligt att använda garn eller tråd LS-210. Andra hållbara trådar är också tillåtna. Det är nödvändigt att starta processen från baksidan av hålet, som är beläget i mitten. Det är vanligt att häfta dokument två gånger för att ge önskad styrka. Tråden förs till baksidan av den centrala punkteringen och är bunden med en knut. Om du behöver fästa papper som inte har något särskilt värde kan du använda en vanlig tråd.
- Certifiering av ett dokument. För att korrekt certifiera papperet är det nödvändigt att förbereda ett litet blad med måtten 4 x 5 cm. Det måste limmas på bunten så att trådarna är fria. På bladet måste du ange antalet arkiverade papper i antal och ord, samt ansvarig person, plats, efternamn och initialer. Efter det sätter certifieraren sin signatur och försegling, om någon. Kanten på signaturen och tätningen måste gå längre än broschyrens klistermärken.
Hur förbereder man papper för skatteinspektion?
Varje företagare är skyldig att tillhandahålla olika rapporter om sin verksamhet, så kunskap om hur man flashar dokument för skattetjänsten är nödvändig. För att undvika inkonsekvenser rekommenderas det att kontakta den ansvariga personen om reglerna för fästning av dokument.
Till det färdiga dokumentet bör vara en lista med alla bifogade papper. Listan måste bifogas i början av ärendet och numreras separat.Du måste också ange datum för dokumenten och antalet ark. Det måste komma ihåg att numret är placerat på arken, inte på sidorna. Om dokumentet är flervolymer, numreras arken för varje volym separat.
För skattemyndigheterna måste du flasha dokument i 3 hål, inte mer och inte mindre. Avståndet mellan punkteringarna bör vara mer än tre centimeter. Du måste ordna dem i fälten på vänster sida. Hålen tillverkas med en nål eller en tjock nål. Punkteringar bör ligga i mitten av fältet så att texten syns tydligt. Alla hål måste göras så att de strikt under varandra.
Vilken tråd att sy?
Skattedokument behöver endast syas med en piercingnål med garn eller tråd LS-210. I ett extremt fall är det tillåtet att blinka med en nylontråd vikta flera gånger.
Tråden visas på baksidan av det sista arket. Ändarna, vars längd inte kan vara mer än 6 cm, måste knytas. Klistermärket är tillverkat i enlighet med allmänt accepterade regler och är certifierat genom signatur och försegling. Trådens ändar ska vara fria.
Om dokumentet kommer att lagras i mer än tio år måste fem punkteringar göras. I detta fall bör klistermärket vara tillverkat av silkespapper.
Dokumentomslag
Du måste veta inte bara hur man ska flasha dokument, utan också hur man väljer ett omslag till dem. De kan vara av tre typer: standard, icke-standard och de som används för långvarig lagring av papper. Vanligtvis är lockets mått oftast 229 x 324 mm, de används för A4-ark.
Om dokumentet är större måste du göra ett anpassat omslag. För att göra detta kan du kontakta tryckeriet eller göra det själv. De papper som behöver förvaras i mer än 25 år bör inramas i ett starkt omslag av tjock kartong. Om dokumentet ska överföras till statsarkivet bör täckmaterialet vara syrafria.
4-håls firmware
Beroende på hur länge dokumenten är lagrade, kan körningen vara av två typer:
- Delvis, där ark inte får numreras. I detta fall behöver en inventering och ett certifieringsblad inte sammanställas. Denna design är tillåten för dokument som lagras i högst tio år.
- Fullständig exekvering är nödvändig om tidningarna har varit i arkivet i mer än tio år. I det här fallet måste du blinka dokument i fyra hål.
Skyddet ska vara massivt, tillverkat av tjock kartong, vars tjocklek är 0,35-1,5 mm. Beskrivningselement måste vara placerade i enlighet med GOST 17914-72. När du arkiverar papper måste du komma ihåg att texten bör läsas väl. Alla metallelement, t.ex. pappersklipp och häftklamrar, måste tas bort.
För firmware i fyra hål måste du förbereda en slingr, en fixtur för klämma, stora nålar och trådar. Om det finns många lakan är det bättre att ta en borr.
Finesserna i arkivstygn
Innan du blinkar dokument måste du kontrollera alla papper och ordna dem i rätt ordning. Inventarier bör numreras separat. I slutändan behövs ett vittne.
Om fallet är delvis avslutat måste kartong appliceras på topp och botten. När det gäller en komplett design är det nödvändigt att sy och binda med PVA-lim.
För att klämma fast packen bör du använda förtryck eller en speciell enhet. Den nedre och övre punkteringen bör placeras på ett avstånd av 30 mm från fälten. De återstående två hålen ligger på ett avstånd av cirka 80 mm från de extrema punkteringarna.
Ändarna på tråden måste gängas i olika nålar och hållas i de mittersta punkterna på framsidan. Tråden visas bakifrån genom extrema punkter på framsidan. Vidare gängade i intilliggande hål. Ändarna måste knytas bakifrån.
slutsats
Korrekt rapportering och dokumenthantering är en av de väsentliga aspekterna av ett framgångsrikt företag. Därför bör chefer närma sig denna fråga med allt ansvar och vet hur de ska spola dokument på rätt sätt.
