Det är viktigt för varje arbetsgivare att veta vilka perioder med lagring av order för personal som sker. När allt kommer omkring är dokumentationens säkerhet det ansvar som varje företag tar på sig. Det bör inte bara samla in information om anställdas personal, utan också se till att det lagras. Och utan att misslyckas. Bara inte alla vet vad den här dokumentationen innebär. Och ännu mer så förstår många inte principerna för att lagra och registrera order för personal. All information om dessa frågor presenteras nedan. De hjälper till att förstå hur mycket och exakt hur information om anställda lagras, liksom andra dokument som kan hänföras till personaldokumentation.
Vad är det här?
Det första steget är att ta reda på vad som står på spel. Vad är beställningar vad gäller personal? När allt kommer omkring, innan du börjar lagra något, måste du förstå vilken dokumentation du måste arbeta med.
Personalorder - Reglerande papper arbetsrelationer mellan anställd och arbetsgivare. Denna dokumentation är allt som kan indikera filer och information som hänför sig till aktiviteten. Alla beställningar är indelade i flera kategorier:
- Dokument för långvarig lagring.
- Kortvariga tidningar.
- Tillfälliga beställningar.
Följaktligen har var och en av kategorierna sina egna egenskaper. Innan du börjar studera teorin om lagring och redovisningsdokumentation för personal i företaget måste du därför förstå vilken typ detta eller det papperet tillhör. Först därefter kommer det att vara möjligt, utan att bryta mot de fastställda reglerna, att genomföra de studerade processerna. Vilka är lagringsperioderna för personalorder? Vad borde varje arbetsgivare veta om detta ögonblick?
Långtidsdokument
Nu är det dags att överväga varje typ av tidigare listade dokument. Det har redan sagts att detta kommer att bidra till att förstå hur mycket som ska lagras i dokumentationen. Men redovisningen av alla typer av värdepapper är densamma. Därför är frågan vanligtvis enkel. Lagringstid personaldokument beror direkt på papperstyp. Den första är beställningar av långsiktig lagring. Det är inte svårt att gissa att de kommer att beaktas av arbetsgivaren och lagras under lång tid. Hur mycket exakt? Mer om detta senare.
Vad kan hänföras till den här dokumentationen? Det här är dokument som beskriver anställningsförhållandet mellan arbetsgivaren och underordnade och indikerar också betydande arbetsfaktorer. Vad kan tillskrivas dem? Detta är:
- Ett anställningsavtal med en anställningsorder.
- Översättningsdokument.
- Beställningar om etablering av en viss lön i en viss position.
- Intyg som bekräftar anställdas tilldelning eller bonus.
- Artiklar om affärsresor (långa, utländska).
- Personliga filer.
- Ansökningsblanketter som fylls i under anställningen.
- Avvisningsorder.
Inte av personal
Nu är det klart vilka dokument som är långsiktiga. Det enda är att beställningen för att anställa en anställd är ett papper som avser personalen. Men det finns ett litet undantag från regeln. Det bör komma ihåg.
Vad pratar du om? Inte alla anställningsorder, tillsammans med ett anställningsavtal, är personalorder. Liknande artiklar har ett undantag. Det finns så kallade order för huvudaktiviteten. Dessa inkluderar följande:
- Ett anställningsavtal med lämplig order.
- Förändringar i arbetsavtalet (till exempel för överföring till en annan befattning).
- Dokument om uppsägning av ramen.
Det bör noteras att för huvudaktiviteten kommer dessa värdepapper endast att beaktas i förhållande till individer. Vanligtvis är dessa företagsledare, såväl som revisorer, chefer, suppleanter. Denna personal föreskrivs ofta i företagets stadga. Denna regel bör komma ihåg om arbetsgivaren vill ta reda på vad som är villkoren för att lagra order på personal. Inte alla dokument ingår i denna kategori.
Kortvarig lagring
Därefter måste du förstå vad som kan hänföras till kortvariga lagringspapper. Naturligtvis kommer någon slags redovisning av order på personal i denna situation att göras. Men efter en kort tid kommer sådana dokument att förstöras. Vad kan tillskrivas denna kategori? Dokument för kortvarig lagring kallas beställningar, som omedelbart reglerar prestandan hos en anställd för en viss arbetaraktivitet. Det vill säga att detta inte är så allvarliga dokument som uppsägningar eller anställningsavtal. Mer specifikt kan vi skilja:
- Semesterbeställningar.
- Vägbeskrivning på korta resor.
- Dokument som visar olika disciplinära åtgärder.
- Beställer att skicka personal till utbildning eller fortbildningskurser.
Men det är inte allt. Lagringsregler för de studerade dokumenten har många funktioner och nyanser. Förutom de redan övervägda alternativen kan man skilja mellan tillfällig lagring och permanent. Dessa fall är inte alltför vanliga.
Tillfälligt och permanent
Tillfälliga dokument är alla beställningar och instruktioner som inte spelar någon viktig roll för arbetet. Vanligtvis är de viktiga vid en viss punkt. Och efter att de inte längre behövs, förstörs de. Det finns också beställningar för permanent lagring. Oftast är det bara personliga filer för chefer och andra tjänstemän som föreskrivs i företagets stadga som kan skilja sig från handlingar om personal. Redovisning och lagring av sådan dokumentation sker fortlöpande. Och förstörs först efter att företaget stängts.
Lång tid
Vilka är lagringsperioderna för personalorder? Det har redan sagts att mycket beror på vilken typ av värdepapper i fråga. Det finns dokumentation för långvarig lagring. Det bör systematiseras och beaktas enligt de fastställda reglerna. Och sådana dokument lagras under lång tid.
Med tanke på att bara vissa företag kan arbeta länge efter öppnandet kan vi säga att långvarigt lagringspapper inte ska förstöras fortlöpande. Varför? Faktum är att personalorder i denna kategori lagras i 75 år. Och först efter denna period kan du göra förstörelsen. Endast vissa företag lyckas arbeta mer än den angivna perioden.
Är det kort?
Och vad är lagringsperioderna för personaldokument som klassificeras som kortvariga? Sådan dokumentation kan fortfarande gå igenom förstöringsfasen utan att stänga eller likvidera organisationen. Kortvariga dokument lagras vanligtvis i 5 år. I vissa fall (om det föreskrivs i stadgan) - 10. Men inte mer.
Om bokföring och lagring
Hur många personalorder lagras? Svara på denna fråga är inte svårt. Nu kan du uppmärksamma reglerna för redovisning för dessa dokument. Detta är också en viktig punkt som varje arbetsgivare bör känna till. När allt kommer omkring, om det finns några papper som lagras under en viss tid, måste du på något sätt hålla ett register över dessa, annars kan du förlora viktiga order.
Nu finns det flera typer av dokumentlagring. I alla företag måste de implementeras. Nu måste företag skapa speciella listor med redovisning för sina värdepapper på personal i både papper och elektronisk form.Förresten, den andra kan försummas. Men den allmänt accepterade presentationsformen är ett måste. Men hur gör jag redovisning? Principerna för de elektroniska och materiella versionerna är desamma. Om dem vidare.
Grundläggande redovisningsprinciper
Så bokföring av order på personal är en ansvarsfull fråga och regleras av allmänt accepterade standarder. Alla personaldokument måste registreras. Om detta inte görs kan du inte lagra detta eller det papperet. Ingen registrering - inget dokument. Vad menas med denna process?
Registrering av order på personal är överföring av information som är skriven på dokument till specialiserade dokumentationsformulär med efterföljande tilldelning av ett nummer och datum för godkännande av papperet som registrerat. Det vill säga med en papperstolkning, och med en elektronisk, är det nödvändigt att tilldela en digital beteckning till varje beställning. Och skriv det också i en eller annan form. Detta är en obligatorisk artikel.
Uppgifterna registreras i personalregistren. Inträde sker också i elektroniska databaser och arkiv. Detta är det enda sättet att spela in och lagra dokument helt. Företagen ger det fria valet av formulär för att spara dokumentation. Stadgan ska innehålla regler enligt vilka alla beställningar (eller några specifika) lagras både i pappers- och elektroniska versioner. Det är värt att notera att första stycket vanligtvis är obligatoriskt. Det är ett materiellt dokument som kan bekräfta en beställning.
Beställ tidskrift
Den vanligaste praxisen med att spela in och lagra dokumentation är en företagsutgivad orderbok för personal. Detta dokument är en liten anteckningsbok. Den innehåller antalet beställningar samt deras huvuduppgifter (detaljer). Till exempel namn och godkännandedatum. I journalen för beställningar registreras papper med permanent, långsiktig och kortvarig lagring. Men om vi talar om tillfällig dokumentation, bör den inte matas in i en sådan anteckningsbok. Om inte företaget tillhandahåller ett charter för en separat dagbok, uteslutande avsedd för tillfälliga beställningar. Den är fylld till slutet. Så snart de tomma bladen slutar måste du ange ett nytt bokföringsdokument i drift. Den gamla sparas och skickas för lagring. Förresten, detta är ett papper med ständig redovisning.
register
Oavsett vilka beställningar som personalen talar om tillhandahåller varje företag arkivlagring av dokument. Detta är den vanligaste formen för pappersredovisning. Och alla av dem. Inte nödvändigtvis inom personal. All data skickas till arkiv efter att de inte längre behövs. Eller de som redan utförts. Till exempel personliga filer för anställda. Så snart undertecknat uppsägningsorder samt att ärendet är avslutat, måste det skickas till arkivet för lagring under en viss period. Det finns flera typer av datasortering, men mer om det senare.
Till att börja med bör det noteras att arkiv kan presenteras i pappersform (obligatoriskt), liksom elektroniskt. Oavsett detta väljer företaget principerna för att organisera den lagrade informationen. Arkiveringsdata har en inventering. Det ger en kort lista över all lagrad dokumentation. Arkivering av dokument är den mest praktiska formen för dataregistrering. Det används både i papper och i elektronisk form. Det bör noteras att tillfälliga dokument inte arkiveras. De är kopplade till de viktigaste värdepapperna och förstörs sedan. Det rekommenderas att skicka alla tillfälliga lagringsorder till en separat plats och inte kombinera dem med långsiktiga eller kortvariga beställningar.
Systematiseringstips
Lagringstiden för personaldokument är förståelig. Vanligtvis är den 5 och 75 år gammal. Men det är inte allt. Särskild uppmärksamhet krävs för arkiv.Efter att du har registrerat beställningen, samt lagt den i arkivet, krävs det på något sätt att systematisera alla tillgängliga data. För detta ändamål använder företag flera principer:
- Dokumentationslagring i separata mappar med uppdelning i kortvariga och långvariga dokument. Det rekommenderas att du inte staplar alla papper ihop.
- Systematisering efter år, månad och datum. Varje mapp med dokument är beställningar av en viss tidsperiod. På insidan läggs alla dokument ut med hänsyn till deras registrering i bokföringsdagboken (i månader och dagar). Således underlättas uppgiften att hitta ett visst dokument.
- Använda plats efter ordernummer med hänsyn till den alfabetiska ordningen. Redan inuti varje mapp rekommenderas det att systematisera efter ordernummer och med versaler.
Slutet av redovisningen
Vad ska jag göra efter att ett dokument har lagrats i arkiven? En specialtjänst i företaget kontrollerar papper. Sedan systematiserar han dem och ger ut vissa beställningar om förstörelse. Vanligtvis bränns dokument eller skickas genom en shredder. I alla fall kan order inte bara kastas. Det är just att förstöra dem. För att tilldela dokument till en eller annan typ är en specialkommission involverad. Hon uppskattar vikten av beställningar, tilldelar dem en hållbarhetstid. Och först då placeras de i arkiv i en eller annan form.
