Stora företag med många divisioner står oundvikligen inför frågan om internt arbetsflöde. I avancerade företag är en sådan procedur datoriserad, i en mer blygsam version är detta korrespondens på pappersbärare. Icke desto mindre förblir normerna för affärsskrivning samma för alla format. Vanligtvis kallas ett sådant dokument ett memo.
I vilka fall gör du ett memo
Förhållandet mellan enheter är en känslig fråga och kräver ibland skrivning. Anta att anställda i flera geografiskt avlägsna enheter arbetar tillsammans om ett projekt. För att utbyta tillförlitlig information räcker inte telefonen, skrivna källor behövs.
Eller ett annat, mindre trevligt alternativ: du måste föra anställda till disciplinäransvar för brott mot officiella uppgifter. Hur kan man bevisa att det fanns en sådan överträdelse alls, och vad handlade det om? Naturligtvis med hjälp av skriftliga källor: resolutioner, intern korrespondens, skriftliga instruktioner och andra liknande anteckningar.
Det kan finnas tillfällen då du behöver göra en förfrågan eller uppmärksamma alla anställda på viktig information. Detta kan göras med ett memo.
Det vill säga ett exempel på ett memo kan vara användbart i olika frågor i företaget:
- arbetskraft;
- genom överenskommelse;
- administrativa och ledande;
- disciplin;
- administrativa och ekonomiska;
- fackförening;
- information.
Och den här listan är inte uttömmande.
Obligatoriska detaljer
Ett memo är först och främst ett dokument, och därför bör det sammanställas i enlighet med reglerna för affärsflödet, med fokus på provet. Ett memo skrivet kompetent utarbetat räcker till för att lösa ett produktionsproblem. Dokumentet bör innehålla följande information:
- till vilken memo är riktat;
- vad är dess väsen, motivering, hänvisning till lagar, normer, instruktioner;
- applikationer - i förekommande fall;
- som undertecknade - chef för enheten, som har rätt att underteckna interna dokument;
- vem har sammanställt - den artisten som direkt sammanställt exemplartjänstnoten;
- dokumentets registreringsnummer och det datum det skickades till mottagaren.
Som regel sammanställs serviceposter av antalet mottagare i originalen plus en kopia för avsändaren. Om det finns många mottagare listas de i hierarki i den högra halvan av arket.
Hur man skriver ett memo
Ett exempeldokument kan hittas i valfri referenspublikation med hjälp av ett företagsbrev eller i samlingar av affärsdokument. form memo inte specifikt godkänd. I grund och botten styrs de av normerna för affärsomsättning och etablerad praxis.
Men det finns så kallade statliga standarder som styr formen av dokumentation. De ställer vissa krav på företagets interna dokumentation, det föreskrivs var dessa eller dessa inskriptioner bör placeras, hur man korrekt anger initialerna eller korrekt underskriver dokument till suppleanten i frånvaro av chefen.
Med tanke på allt skrivet kan du använda tjänstenotatet nedan. Naturligtvis bör logiken för presentation och motivering som kompilatorn hänvisar till vara väl genomtänkt, eftersom formatet kommer att avgöra uppfattningen av dokumentet, och därför dess effektivitet. Ett sundt och genomtänkt dokument är alltid mer trovärdigt.
Exempel på memo
HR-chef
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
memorandum
Om frågan om att överlämna dokumentet till den anställda
Nr 214 / OK daterad 06/03/14
05/31/14 fick företaget ett brev från fogden, enligt vilken arbetstagaren Degtyareva Irina Pavlovna borde träffa honom, eftersom hon är en gäldenär genom ett domstolsbeslut att återkräva beloppet till förmån för anställningscentret.
Enligt tillgängliga uppgifter arbetar den angivna medarbetaren inom eldivisionen som en avsändare.
Med hänsyn till fogdens krav ber jag dig att snarast säkerställa att de bifogade stämman överlämnas till Degtyareva Irina Pavlovna mot underskrift och skicka en kopia med signaturen per post till fogden.
Bilaga: kallelse i två exemplar.
Med vänliga hälsningar,
Chef för juridisk avdelning
MV blanche
App. Oleva I.R.
5027982
I det här formatet kan du ställa alla frågor, det viktigaste är att fokusera på exempelvis serviceanmärkning och inte försumma skälen för de angivna kraven.
Memo - Internt dokument
Ett exempel på ett memo ger en uppfattning om förfarandet för dess förberedelse. Det bör komma ihåg att detta dokument, oavsett dess ämne, förblir företagets interna angelägenhet.
Vanligtvis utfärdar ett företag en särskild order för att bestämma information med begränsad tillgång, med hänvisning till vilken det är möjligt att vägra att utfärda kopior eller dessutom original av officiell dokumentation på begäran av tredje part.
Det bör emellertid komma ihåg att på begäran av brottsbekämpande och rättsliga myndigheter kan officiell korrespondens bli utredaren eller domarens egendom. Dessa dokument har också rätt att begära kontrollorgan. Med tanke på denna möjlighet är det bättre att omedelbart korrekt och försiktigt utarbeta ett dokument, eftersom det som är skrivet med en penna inte kan skäras ned med en yxa. För detta är provserviceanmärkningen bäst passande.
