Under de senaste åren har det varit en stadig trend mot en ökning av antalet företag som emitterar företagskort. Detta beror på det faktum att de är mycket praktiska att använda för att betala löpande utgifter, på ett eller annat sätt i samband med institutionernas ekonomiska verksamhet. Trots den växande populariteten är andelen av deras utsläpp relativt liten, så de kan inte kallas en massprodukt.
Olika företagskort
Som regel används de av stora organisationer som arbetar nära med utländska företag. Institutet tecknar ett avtal med banken, på grundval av vilket ett företagskort öppnas för en person som därefter kommer att betala för sin representation och resekostnader med den. Enligt villkoren i avtalet har den anställd i företaget i vars namn kontot är öppet full rätt att disponera över de tillgängliga medlen. Idag finns det två typer av företagskort:
- kredit, genom vilket avräkningar görs på bekostnad av medel som banken tillhandahåller på villkor i ett låneavtal;
- avveckling - alla beräkningar görs på bekostnad av periodiskt påfyllda egna medel från företaget.
På kundens begäran kan företagskortet ha en fast kontantgräns. Minsta balans kan endast användas i undantagsfall. Detta villkor måste anges i kontraktet. Dessutom kan ett företagskortkonto öppnas för en eller flera anställda. Beroende på företagets storlek, typ av aktivitet och aktivitet väljer banken den optimala organisationsformen för betalning av löpande utgifter.
Vilka funktioner har ett företagskort?
Först och främst tillåter dess användning avsevärt att minska den tid som krävs för en revisor för att behandla utfärdande eller återlämnande av medel till ansvariga personer. Dessutom sparar en utstationerad anställd i företaget tid och pengar på att deklarera medel när man passerar tullkontroll. Företagskort gör att du kan etablera strikt kontroll över hur ansvarig person spenderar pengar. Med sin hjälp betalas reselistor, verktyg och gästfrihetskostnader.
Öppningsregler
Företagets representant måste kontakta den valda bankinstitutionen och lämna in en ansökan om ett företagskort, på grundval av vilket ett avtal om öppnande och efterföljande service av ett konto kommer att undertecknas. Dessutom måste företaget förse banken med en lista över anställda i vars namn korten öppnas. Framtida ägare måste skriva en ansökan för att få dem. Allt ovanstående bör åtföljas av ett paket med dokument som krävs för att öppna ett löpande konto.
Företagskortbokföring
Grunden för redovisningskontroll av kassaflödet är ett kontoutdrag eller data från en elektronisk dagbok i "Client-Bank" -systemet.
Genom att öppna eller stänga ett konto är företaget skyldigt att meddela skattekontoret om detta inom sju dagar. Annars står han inför en väsentlig böter. I företagets redovisningsprincip måste gränser för kortet, en förteckning över dokumentation för förhandsrapporter, en lista över utgifter och verksamheter som är tillåtna för anställda, samt tidpunkten och proceduren för rapportering anges.
Viktiga fördelar för företaget
Företagskort gör det möjligt att uppnå en betydande minskning av tid och driftskostnader för utfärdande av redovisade kontanter. Det sparar företagsledningen från behovet av att ta emot och lagra i bankinstitutet de belopp som är avsedda att betala för representations-, rese- och hushållskostnader. Dessutom underlättar företaget som utfärdade företagskortet betydligt redovisningsarbetet och det finns en minskning av antalet rapporteringsdokumentation.
Företaget får möjlighet att kontrollera medarbetarkostnader inte bara genom kontoutdrag utan också genom att begränsa den tillåtna verksamheten. Om en anställd som är på affärsresa snabbt behöver ytterligare medel kan företaget fylla på kontot när som helst. För att säkerställa säkerheten för pengar på ett förlorat kort ger avtalet möjligheten att blockera det via ägarens telefonsamtal. När du passerar statsgränsen behöver inte pengarna på betalkortet deklareras. Dessutom eliminerar korthållaren under utländska affärsresor behovet av att köpa utländsk valuta. Alla transaktioner som utförs utomlands är föremål för automatisk omvandling.
Hur använder man ett företagskort?
Användningen av sådana kort regleras av regler som gäller alla anställda i en viss organisation. Bestämmelserna om användning måste innehålla följande artiklar:
- förfarandet för åtgärder vid förlust;
- krav för att säkra PIN-information;
- vägledande förteckning över dokumentation som accepteras som bevis för utgifter;
- den tidsperiod under vilken arbetstagaren är skyldig att utarbeta och lämna in en utgiftsrapport med bifogade handlingar som bekräftar de uppkomna utgifterna.
För att låta anställda veta vad som kan tjäna som bevis för utgifter kan du skapa ett speciellt album med prover och bifoga det till förordningen om användning av kort. Det är önskvärt att reglerna fastställer begränsningar för tillåtna avräkningar på kort, en förteckning över verksamheter och utgifter som en anställd kan begå. Listan över tillåtna verksamheter kan variera beroende på territoriet i vilken stat företaget är registrerat. Avvecklingsgränser kan variera beroende på kortinnehavarens ställning. I stadgan måste bland annat anges den tidsperiod vid vilken arbetstagaren måste återlämna kortet, samt ansvarsgraden och förfarandet för kompensation för bristande efterlevnad av de fastställda reglerna.
Servicepriser
Varje bank fastställer oberoende avgiften för öppning och efterföljande service av ett företagskort. I de flesta fall skiljer det sig praktiskt taget inte från standardtariffer som gäller för individer.
Vid registreringen har klienten rätt att välja en kortklass. Produktionen av omedelbara, icke-personliga kort tar vanligtvis inte mer än en halvtimme, medan utgivningen av prestigefyllda namnskort kan ta flera arbetsdagar.
