Vid kontanttransaktioner är förhandsrapporter av stor betydelse. I händelse av felaktig fyllning av dokument kan skatten ta ut ytterligare personskatt samt böter. För att minska risken för ränta måste du följa reglerna för att emittera medel i en delrapport: utfärda pengar på grundval av en ansökan och få en rapport i tid. Men det finns andra nyanser av bearbetning.
mål
Utfärdande av pengar enligt rapporten för rapporten kan krävas för att:
- inköp av varor och material;
- betalning av resekostnader;
- avräkningar enligt kontrakt.
Sådana transaktioner regleras av Bank of Rysslands förordning nr 3210 ”Om proceduren för kontantverksamhet”.
algoritm
Innan du accepterar en ny ansökan måste du kontrollera om den anställde har samma skuldbelopp. Om det finns en kan dokumentet inte accepteras. Den anställde måste utarbeta en ansökan om utfärdande till delrapporten (till direktören) i vilken form som helst. Texten ska ange belopp och datum för mottagande av medel. Chefen måste underteckna ett uttalande. Därefter tar bokföraren upp och tecknar en kontantorder för utgifter (KO-2). Baserat på detta dokument ger kassan honom kontanter vid presentationen av passet av den anställda. Beställningen är undertecknad av kassören och mottagaren. Transaktionen ska visas i kassa.
En ansökan om att utfärda pengar i en delrapport måste också skrivas av chefen. Företaget har samma kontrakt med honom som med andra anställda. Om det inte finns någon ansökan kan skattemyndigheterna innehålla ytterligare belopp för personlig inkomstskatt.
dokument
Den anställda måste rapportera om pengarnas användning. Kostnadsrapport måste tillhandahållas inom tre arbetsdagar efter att ha återvänt från resan, åka till jobbet eller att den period för vilken pengarna tillhandahölls har löpt ut. Dokumentet överlämnas till revisor eller chef. Den mottagande parten kontrollerar full användning av medel, tillgången på underlag och rapportens korrekthet. Om det inte finns några fel undertecknas dokumentet av chefen, varefter pengarna debiteras. Således görs utbetalning av medel i delrapporten. Läs om hur du skriver ett uttalande nedan.
Rapporteringsapplikation: prov
Director of LLC “(name)” F. I. O.
från föraren F.I.O.
REDOGÖRELSE
Jag ber er att utfärda en rapport på 6 000 (sex tusen) rubel under en åtta kalenderdag för köp av frostskyddsmedel för TATA-arbetsfordonet.
02/12/2016 (signatur)
Därefter fylls dokumentet in av revisoren.
Balans mellan avräkningar på tidigare utgivna belopp:
den anställdes skuld på tidigare utgivna belopp till delrapporten saknas.
Bokförare ____________
Regissör _____________ Fullt namn
02/12 / 20__ g.
nyanser
Om mindre pengar spenderas än som utfärdats återförs saldot till kassören och en kvittobeskrivning utfärdas för den. I motsatt situation måste organisationen returnera beloppet för överskridandet till den anställde med de detaljer som anges i rapporten. Denna operation, såväl som emission till en delrapport, utförs genom en utgiftsorder.
Om medlen inte returneras till kassören måste de dras av från lönen (artikel 137 i Ryska federationens arbetslagstiftning). Arbetstagaren måste ge skriftligt medgivande för denna operation. Annars kommer samlingen att ske genom domstolen. Det månatliga lagringsbeloppet får inte överstiga 20% av den anställdes lön.
gränser
Utfärdandet av pengar i en delrapport från kassan är begränsad till 100 tusen rubel. Det finns vissa villkor. Om en anställd som använder de ansvariga medlen för egen räkning betalat för de tjänster som tillhandahållits honom (till exempel under en affärsresa) tillämpas inte gränsen.Om han använder ansvariga pengar för avräkningar enligt avtal som ingåtts på organisationens vägnar måste en gräns på 100 tusen rubel per transaktion följas. Den maximala perioden anges inte i lagstiftningen. Men om pengar ges ut under en lång period kan inspektörer betrakta beloppet som ett lån och ta ut alla skatter.
om redovisningsprinciper utfärdandet av redovisningsbara medel tillhandahålls genom att överföra dem till kortet, det är nödvändigt att företaget har ett lämpligt avtal med banken.
Om ansökan om utfärdande av delrapporten inte innehåller datum för återlämnande av medel anses det att pengarna utfärdades under en dag. Vid överträdelse av tidsfristerna för rapportering av det belopp som har använts beräknas personskatteskatten. För att reglera tidpunkten för tillhandahållandet av dokument kan du utarbeta en order för utfärdande i en delrapport. prov:
LLC “(namn)”
Order nr 1
om godkännande av tidpunkten för utfärdandet av belopp i rapporten
För att kontrollera kostnaderna för rapportering av belopp fastställer jag följande regler:
1. Anställda som får medel måste lämna in en rapport om deras användning:
- av hushåll. behov - senast 15 dagar från dagen för utbetalning av medel;
- för resekostnader - inom 3 dagar efter retur.
2. Fonder bör endast användas enligt anvisningarna.
3. För hushållskostnader och för inköp av varor kan pengar utfärdas inom 100 tusen rubel.
4. Ansvaret för genomförandet av beställningen ligger hos huvudredovisaren.
Direktör ______________ Fullt namn
Kontroversiella operationer
För bekvämlighet och bättre uppfattning beslutade vi att placera materialet i detta block i en tabell.
| drift | beslutet |
| Den anställda behöver pengar för rapporten, men chefen är frånvarande | På grundval av en fullmakt kan en revisor eller ekonomichef utföra en operation |
| Direktören bad muntligen bokföraren att ge honom kontanter | Utfärdandet i delrapporten måste vara skriftligt |
| Den anställda behöver ett belopp som överstiger avvecklingsgränsen (mer än 100 tusen rubel) | Sådana transaktioner utförs endast när det gäller kontantavräkningar med andra organisationer. |
| För köp av material enligt ett civilt avtal utfärdas medel till entreprenören | Från och med 06/01/14 anses en person som är anställd under ett civilt avtal vara en anställd i organisationen. Det är, det finns inga kränkningar av kontantdisciplin. |
| Revisor insisterar på att underteckna ett fullt ansvarsavtal | Utfärdandet av en delrapport är inte grunden för att ingå ett sådant avtal. Om arbetstagaren inte returnerar pengarna kan de dras av från lönen. |
Rapportera validering
Medel måste användas avsiktligt. Varje kostnad måste bekräftas med check. Även att utfärdas resecertifikat transportdokument. Om det handlar om domstol är det viktigt att den primära dokumentationen utarbetas korrekt. Då kommer domstolen att ta sidan av företaget. Låt oss titta mer detaljerat på dokumenten.
Om en anställd fick kontant för biljetter och dagposter innan han åkte till en affärsresa, och sedan resan förlängdes, kan ytterligare ett belopp överföras till kortet. Det visar sig att den anställde fick pengarna igen. Men eftersom de överförs på samma resa måste den anställde rapportera en dag för alla belopp på en gång.
Kassörs check
Om det inte innehåller köpets fullständiga namn eller detaljerna är dåligt tryckta, beaktas det endast om ett ytterligare försäljningsbevis tillhandahålls. Varor måste köpas under öppettiderna. För behandling beror på ytterligare lönelista. Kontantmottagning bekräftar faktumet av överföringen av medel. För att inkludera utgifter för skatteändamål behöver du andra dokument med följande detaljer: fullständiga namn på tjänstemän, deras underskrifter.
Försäljningskvitto
Det saknar ofta en säl eller nummer. Även om dessa uppgifter inte krävs, kan skattemyndigheterna inte acceptera dokumentet. Det är värre om datumen på kontanter och försäljningskvitton inte överensstämmer. Sådana utgifter kan endast försvaras genom domstolarna.
TORG-12
Mottagaren måste nödvändigtvis ange mottagarens, lastnings- och lossningsadresser, leveransnummer, märke och fordonsnummer. Utan dem accepteras inte dokumentet för redovisning. den fraktsedel ofta finns det ingen ställning hos den som undertecknade dokumentet, mottagarens stämpel, datum. Dessa detaljer anses vara obligatoriska.
Överföra medel till ett kort
En anställd kan begära en överföring av redovisningsmedel till ett bankkort. Denna operation strider inte mot lagen. Men i det här fallet behöver du:
- ta emot från den anställde en ansökan om utgivande av pengar i underrapporten med motsvarande begäran och ange i kontot detaljer om det;
- ange i betalningen att rapporteringsbeloppet överförs;
- notera i normativa handlingar (Förordning om avräkning med ansvariga personer) att medel överförs från kontot till kortet;
- i redovisningsprinciper, utveckla ditt eget rapportformulär med en anteckning att beloppet i delrapporten genomförs i icke-kontant form;
- be den anställde om att spara halkarna efter varje kortbetalning och bifoga dem i rapporten.
Företag LLC
ORDER
Om ändringar i redovisningsprincipen för 2016
2016/10/01 Mr.
JAG BESTÄLLER:
Komplettera redovisningsprinciper med avsnitt 6:
6. Förfarandet för avräkning med ansvariga personer.
6.1 Företaget ger anställda medel för resor eller affärsbehov kontant eller överför dem till ett lönekort.
6,2. Metoden för att emittera medel regleras av direktören i varje fall.
6,3. Medarbetaren skickar in dokument som bekräftar utgifterna till redovisningsavdelningen. Oavsett mottagningsmetod återförs saldot kontant till kassören.
Redovisning för verksamhet i redovisning
På dagen för utfärdande av utgivna medel RKO. Anslutning sker i styrenheten: DT71 KT50 (51).
Om en anställd efter en affärsresa returnerar en del av medlen till kassan, utfärdas en FFP. I manöverboxen görs omkoppling: DT 50 (51) KT 71.
Tänk på hur emissioner utfärdas i delrapporten. prov:
Företagets kontorschef den 25 maj 2015 fick 2 000 (två tusen) rubel. i fyra dagar för köp av kontorsmaterial. Revisorn utfärdade medel baserat på hans ansökan. En anställd den 27 maj tillbringade 1 000 (tusen) rubel., Lämnade kontroller och en förhandsrapport. Chefen returnerade det oanvända beloppet till kassan.
- DT71 KT50 - 2000 rubel. - medel utfärdades från kassaregistret.
- DT50 KT71 - 1000 rubel. - Återstoden av outnyttjade medel har betalats.
- DT10 KT71 - 1000 rubel. - pappersvaror beaktade.
Överföra medel till ett företagskort
Ett alternativ till lönekort är företag. Du kan överföra medel till det under rapporten till anställda. En anställd behöver bara skriva en gratisformulär för att använda kortet. Överföringen av medel sker på grundval av instruktören. Det rekommenderas att godkänna proceduren för användning av kort:
- Plastinnehavare har inte rätt att lämna ut PIN-information till tredje part.
- Rapporten om utgifterna för pengar på kortet måste lämnas in senast tre dagar efter att pengarna debiterats eller den anställdes återkomst från en affärsresa. Kontroller måste bifogas den, vilket bekräftar betalning med kort.
- Om det inte finns några dokument eller om direktören inte har bekräftat den avsedda användningen av medlen, hålls de tillbaka från den anställdes lön.
- Separat bör en lista över anställda som har tillgång till medel sammanställas.
- Utfärdande och returnering av kort ska visas i loggboken.
- Vid stöld av plast måste innehavaren omedelbart meddela banken.
Momentet för överföring av kortet till den anställda är inte datumet för utgivningen av pengarna för rapporten. Anmälningar i kontrollenheten görs vid tidpunkten för uttag av medel. Alla operationer med ett företagskort visas på ett underkonto öppnat för konto 55.
exempel
Den 10 juli 2015 utfärdades en marknadsförare i LLC ett kort för att betala för reklam. Den 15 juli drog en anställd 2 000 rubel från kontot. Kontoutdraget bekräftar debet. Revisorn reflekterar utgivningen av pengar genom att bokföra: DT71 KT55.
Redovisning för verksamhet i NU
Dessa transaktioner behandlas som en förskottsbetalning.Tills en anställd lämnar in en rapport skrivs inte ut NPP-utgifter. Också på rapporteringsbelopp försäkringspremier och personlig inkomstskatt debiteras inte.
Men om en anställd inte kan bekräfta det belopp som använts är det bättre att innehålla skatt från honom. Även om en person tappade primära dokument, skrev en förklarande anmärkning om det, har företaget fortfarande intäkter. Men i denna fråga är domarna på skattebetalarnas sida. Om den anställde tog med sig varorna utan dokument har han inga skulder till arbetsgivaren. Organisation kommer bara med värden.
exempel
15 februari 2012 fick den anställda medel för inköp av varor. Tidsfristen för att lämna in en rapport godkänd genom order är två månader. Det vill säga från och med den 16 mars 2012 kommer skulden att betraktas som förfallen. Begränsningsförordningen för det kommer att vara tre år. Dålig skuld ökar den beskattningsbara inkomsten i mars 2015. Om arbetstagaren fram till denna tid undertecknar en skyldighet att betala av skulden, kommer det att vara nödvändigt att räkna om treårsperioden.
Om en anställd i februari 2015 skriver ett brev med en begäran om uppskjutning av skuld, kommer inkomsten att öka från februari 2017 (om skulden vid den tidpunkten inte har betalats).
Personlig inkomstskatt bör tillföras om organisationen självständigt avskriver skulden. Intäkterna kommer att öka den månad då företaget har förlåtit skuld. Bidrag till extrabudgetfonder måste samlas in också efter debiteringsmedel.
Långsiktigt
Som nämnts tidigare föreskriver inte lagen en maximal period för användning av medel. Det är bara nödvändigt att perioden anges i själva uttalandet. Märket kan göras av direktören, revisoren eller den anställde själv. Även om medel för resekostnader kommer att utfärdas under ett år tillkommer inga böter för en så lång period för företaget.
Det är viktigt att komma ihåg att en anställd inte kan få en ny förskottsbetalning förrän han rapporterar om den gamla. Till exempel har en anställd som har fått pengar i sex månader inte bråttom att utarbeta en rapport. Om du snabbt behöver skicka honom på affärsresa, kan du inte utarbeta en ny delrapport. Det är också förbjudet att kräva en tidig rapport om användningen av medel. Ett undantag är uppsägning av en anställd.
Anta att det förutom gäldenären inte finns någon annan att skicka på affärsresa. Då kan chefen ta ansvar och ge ett nytt förskott till den anställda. Om inspektörer hittar ett sådant system, kommer de att böta huvudet med en mängd av 5 000 rubel och företaget med upp till 50 tusen rubel. för brott mot kontantdisciplin. Därför undviks sådana situationer bäst.
Memo till revisorer
- Den anställde måste skriva en ansökan om emission av medel i delrapporten.
- Åtgärden utförs av avvecklingskontot.
- Återstoden av oanvända medel måste returneras till kassören.
- Du kan inte utfärda ett nytt förskott förrän medarbetaren rapporterar till den gamla.
- Bank of Rysslands instruktion fastställde en gräns för utbetalning av medel till ett belopp av 100 tusen rubel.
- Pengarkonsumtion måste bekräftas med check, kvitto, TTN, godkännandeintyg, TORG-12, biljetter, betalningsorder.
- För att bekräfta betalning av varor i kontanter, förutom kassörskontrollen, behövs också en varukontroll.
- Om pengar inte returneras i tid måste de dras av från den anställdes lön. Den personliga inkomstskatten belastas med underrapporten. Alla tvister måste hållas i domstol.
