Personlig effektivitet är den främsta hemligheten för framgång i alla frågor, och det beror bland annat på förmågan att korrekt fördela tidsresurser. Tidshantering låter sig vetenskaplig studie och planering. Det finns speciella tekniker som gör att du kan fördela tiden så att den räcker för allt.
Tidledningskoncept
En person vid födseln får en unik, ersättningsbar resurs - tid. Ofta beror han ofta på hur framgångsrik han är i företaget, på hans effektivitet. Time management, eller time management, är en flerstegsprocess som inkluderar färdigheter i planering, analys och organisering av processer.
Idén om tidshantering är inte ny alls, även under de första åren av vår tid skrev den romerska filosofen Seneca att tiden kräver ett speciellt förhållande och formulerade de första reglerna för tidsstyrning: du måste hålla en tidbok, du måste utvärdera hur mycket tid som användes och hur Tidsperioden var mättad med händelser. Senare tänkte filosofer mer än en gång på hur man kan hålla den strömmande tiden, lägga fram teorier och uppfann metoder för dess ekonomi och rationella utgifter.
Men vetenskapligt ledningsstrategi denna resurs visas först vid 1800- och 1900-talets början. Frederick Taylor, en amerikansk ingenjör, föreslog begreppet tidsstyrning av anställda och förknippade denna process med motivation och målsättning. I början av 1900-talet skapade ryska forskare ett helt fält som kallas ”den vetenskapliga organisationen av arbetet” och lägger en allvarlig grund för den moderna teorin om tidshantering. Termen "tidshantering" förekommer först på 70-talet av 1900-talet, och i början av 2000-talet har denna industri blivit en av de viktigaste och välutvecklade ledningsdelarna.
Tidstyper
För att hantera något måste du förstå kärnan i objektet. Tid är ett specifikt objekt för förvaltningen, för att korrekt använda den är det värt att dela upp det i typer. Den första klassificeringen är baserad på begreppen arbete och fritid, i vilket fall tid delas in i arbete och fritid eller gratis. Att hantera säsongerna gör att du kan skilja arter som säsongsbetonad tid: hög- och lågsäsongsbrukstid.
Du kan också klassificera en tillfällig resurs beroende på vilken aktivitet den är tillägnad för att sedan arbeta, personlig och social tid tilldelas. En arbetare ägnas åt att utföra officiella uppgifter, planera, personliga inkluderar fritid, utbildning, underhållning, och allmänheten spenderas på familj, vänner, etablering av olika kommunikationer. När det gäller planering beaktas vanligtvis arbetstid, även om det naturligtvis är nödvändigt att tillämpa de förvärvade färdigheterna för ekonomisk tidsbruk på alla dess typer.
Funktioner för tidshantering
Varje ledning utför huvudfunktionen - det är den rationella användningen av resurser. Tidsstyrningens funktioner är planering, distribution och utgifter för denna icke-förnybara resurs. Tidshantering är nödvändig för att kunna utnyttja den tillgängliga tidsreserven mest effektivt, vilket direkt påverkar en persons eller anställdas produktivitet. Tidshanteringens huvudfunktioner är planering av tidsanvändning, organisering av processer för användning av tid, övervakning av efterlevnaden av principerna och fastställande av tiden.
Fördelarna med tidshantering
Tidshantering ger ett antal positiva resultat.För att uppnå framgång i alla aktiviteter måste du lära dig hur du tillbringar din tid på rätt sätt. En person som har behärskat tidsstyrningstekniken får följande fördelar:
- snabbare och oftare når sina mål;
- han skapar omständigheterna i sitt liv och kan kontrollera dem;
- kunna uppnå alla mål och framgångar i alla aktiviteter;
- mindre nervösa upplevelser, som i hans liv finns det ingen plats fåfänga och hast;
- har tillräckligt med tid för självutbildning och spirituell utveckling;
- har en handlingsplan för varje dag, blir mer disciplinerad och samlad;
- vilar mer och känns därför glad och frisk, har fler möjligheter att kommunicera med vänner och släktingar, för hobbyklasser;
- mer produktiv i arbetet;
- I slutändan är en person mer säker och glad.
Tidledningsprocessstruktur
Tidshanteringssystemet innehåller flera grundläggande processer:
- analys - för att flytta någonstans måste du veta vad du vill och vilka resurser du har;
- strategisk planering;
- uttalande av mål;
- taktisk och operativ planering;
- måloppnåelse;
- kontroll över resursutgifterna och måluppfyllelse.
Det finns andra metoder för att bestämma tidsstyrningens struktur, det skiljer fyra områden för bildande av kunskap, färdigheter och vanor, dessa inkluderar:
- målsättning, behärska målsättningstekniker;
- förmåga att prioritera;
- förmågan att använda planeringsverktyg och deras kompetenta tillämpning;
- utveckling, konsolidering och tillämpning av färdigheter för rationell tidsanvändning.
Typer av tidshantering
Liksom alla ledningar kan huvudtidshanteringen delas in i strategisk och operativ planering. Det kan också delas in i typer av hantering av denna resurs efter tid: långsiktig och kortvarig, som faktiskt duplicerar den första klassificeringen.
Strategisk planering är förknippad med uppnåendet av långsiktiga, globala mål, medan tiden tilldelas ett år eller mer. Det är förknippat med prognoser, baserat på en djup analys av situationen.
Nuvarande tidsstyrning är förknippad med att uppnå mål på kort sikt: från en månad till sex månader. Den är inbäddad i den strategiska planen, men täcker bara dess omedelbara del.
Den operationella fördelningen av tid är förknippad med att utarbeta planer för veckan och dagen. Taktisk resursallokering är associerad med en verklig, aktuell situation där omständigheterna kan göra en korrigering.
Allmänna principer för tidshantering
Processer för tidshantering är baserade på huvudprinciperna, dessa inkluderar:
- Rätt målsättning. Dess tillgänglighet och motivation att uppnå det beror på detta. Det finns olika målsättningstekniker, den mest kända och effektiva är SMART-modellen.
- Motivation. Att spara tid bör vara medveten och förknippas med tillfredsställelse av vissa viktiga behov, annars bör framgång från tidshantering inte förväntas.
- Besparingar. Tidshantering är nödvändig för att ta bort eller minska tidsunderskottet för att öka produktiviteten under samma tidsperioder.
Metoder för tidshantering
Idag är olika strategier och tekniker för distribution och användning av tid kända. De mest kända metoderna för tidshantering är följande:
- Eisenhower-matrisen. Denna metod består i att fylla i en matris enligt 4 egenskaper: viktigt, obetydligt, brådskande, icke-brådskande. Alla fall för planperioden utvärderas på denna skala och rangordnas för genomförande. Först och främst genomförs brådskande och viktiga frågor, mindre brådskande och viktiga frågor skjuts upp till andra etappen, det viktigaste är att inte försena genomförandet så att de inte går in i den första kategorin.Brådska och mindre viktiga fall bör delegeras till underordnade när det är möjligt, icke-brådskande och obetydliga frågor bör inte samlas, därför bör de delegeras eller inte utföras alls och uteslutas från planerna.
- Pyramid of B. Franklin. Denna solida modell kräver grundlig förberedelse för första gången och är sedan enkel att använda. Pyramiden bygger på globala mål och liv mänskliga värden. Den andra nivån är långsiktiga mål i 10-20 år. Den tredje är en strategisk plan, beslut om hur man ska uppnå globala mål. Nästa är planen för det kommande året, därefter den kortsiktiga planen. På övervåningen är en plan för dagen. En sådan pyramid bör periodvis revideras och uppdateras.
Det finns andra tekniker för tidshantering, men alla är baserade på förmågan att skilja det viktiga från det obetydliga, färdigheterna i att sätta korrekta och uppnåliga mål och motivation att spara tid.
Hantering av arbetstid: grundläggande tekniker och regler
Den rationella fördelningen av arbetstid är den viktigaste uppgiften för människor som strävar efter att öka deras effektivitet. Metoder för tidsstyrning, ledning som syftar till att eliminera bristen på arbetstid. Därför är det oerhört viktigt att planera en arbetsdag baserad på följande principer:
- det är nödvändigt att tillhandahålla förmågan att registrera tiden som spenderas på olika operationer;
- under utarbetandet av planen bör 60% av tiden ägnas åt schemalagda arbeten, 20% till oförutsedda frågor, 20% till spontana uppgifter.
- det är nödvändigt att identifiera "tidssänkor" och eliminera dem så mycket som möjligt;
- behov av att rangordna arbetsuppgifter med brådskande och betydelse;
- tidsplanering bör vara systematisk, konsekvent, motiverad.
För att hantera tid i en organisation används ofta ABC-metoden, den låter dig klassificera företagets resurser efter vikt. Det bygger på tre principer:
- de viktigaste sakerna görs av ledaren, han lägger 15% av sin tid på dem;
- uppgifter av medelstor vikt delegeras till chefer, de tilldelas 20% av arbetstiden;
- mindre viktiga uppgifter delegeras till artister som tillbringar 65% av sin tid.
Organisationens tidshantering
Tidshantering i ett företag är ett sätt att spara upp till 30% av en specialists arbetstid. Därför måste hänsyn tas till detta. Tidshantering i organisationen faller på axlarna av chefer som utarbetar operativa och medellångvariga arbetsplaner för artister. Idag finns det många datorprogram som gör att du kan planera anställdas arbetstid och övervaka genomförandet av uppgifterna och den tid du har använt. Till exempel Toggl, Bitrix "Team" och "Project". Det finns tre huvudstrategier för organisationens tidshantering:
- Acceleration. Det är nödvändigt att minimera tiden för att utföra typiska, särskilt repetitiva operationer.
- Ansamlingen. Det är nödvändigt att identifiera reserver och prioriteringar vid varje produktionssteg för att bilda en reserv för tid för att utföra oförutsedda uppgifter.
- Beställning. Det är nödvändigt att implementera effektiva system för planering och kontroll av tidsförbrukning.
Fri tidshantering
Varje person känner alltid en brist på fritid, och han måste planeras lika noggrant som en arbetare. För att göra detta måste du lära dig att strikt separera arbete från fritid, så att det finns tid att återställa arbetsförmågan. Under semestern måste du begränsa dig från samtal och meddelanden på jobbet för att helt slappna av. Hushållsarbetet måste lära sig att organisera med maximal tidsbesparing. Det är nödvändigt att utveckla färdigheten för att identifiera de viktigaste uppgifterna, så att det finns tillräckligt med tid inte bara för avkoppling, utan också för självutveckling. Du bör också lära dig att överge de lilla rutinerna, meningslösa sakerna och lämna maximal tid för att uppnå prioriterade mål.
