Registrering av organisationsdokument är en viktig del av det hårda pappersarbetet. Huvudsyftet med denna process är att ge handlingar rättslig kraft. Tack vare detta beaktas de, övervakas och snabbt sökas om ett akut behov uppstår. Att erhålla nödvändig information om dokument, oavsett stadium av att arbeta med dem, kan enkelt göras på kort tid om alla fastställda arbetsflödesregler följs.
Konceptet
Registrering av dokument från en organisation är en fixering av deras bildning eller inkomst genom att tillämpa ett index och ange vissa data i speciella former. Indexet innehåller ett nummer i ordning, kompletterat med andra nomenklaturindex, klassificerare och andra komponenter. Delarna av indexet som följer varandra separeras med en snedstreck.
Registrering av organisationens dokument skapas för att ta emot certifikat av planerad, bokföring, administrativ, rapportering, ekonomisk och annan art. De används internt och skickas också till andra strukturer eller kommer från dem. Både handskrivna papper och tryckta med moderna tekniska apparater är registrerade.
mål
I organisationen av pappersarbete hör huvudplatsen till registreringsprocessen. Endast med väletablerade verksamheter, efter varandra, löses arbetsuppgiftsuppgifterna lätt. För detta måste kontorister tillhandahålla alla dokument på kort tid, både interna och de som tas emot från andra företag.
När man registrerar dokument från organisationen i speciella former anges de viktigaste fakta, inklusive skapandet, skickande eller mottagningsperioden. Således blir dokumentet lagligt. Fram till detta betraktas det som om det inte finns. Det vill säga, organisationen är inte ansvarig för att bevara den såväl som för att ta emot den.
värde
Registrering är ett av de första arbetsstegen efter den första behandlingen efter mottagandet av dokumentet, eller den näst sista om det skickas till en annan struktur. Efter detta steg förseglas utgående papper i kuvert och skickas med post eller andra kommunikationskanaler.
Registrering anses vara en av de mest tidskrävande och ansvarsfulla operationerna inom pappersarbete. Därför, om frågan uppstår om att effektivisera arbetsflödet, börjar de med denna process.
Uppgifterna
De viktigaste uppgifterna för registrering är:
- Redovisning.
- Utförande kontroll.
- Referensarbete.
Vid redovisning erhålls kvantitativ information om arbetsvolymen, analysen av både dokument som helhet och enskilda typer, efter struktur och andra element. I framtiden bildas en databas i form av en speciell sökmotor.
Reglerna
Endast vid behov, vidare användning är organisationen av arbetet med dokument. Registrering av dokument är inte nödvändig om de endast accepteras för information. Varje företag måste ha godkänt en lista över dokument som inte bör registreras. Som regel finns det i bilagan till instruktionerna för kontorister, men kan också komponeras i form av ett fristående papper. Det måste uppdateras om situationen kräver det.
Oregistrerade värdepapper inkluderar vanligtvis:
- PR-material.
- Grattis.
- Inbjudningar till seminarier och konferenser.
- Böcker och andra tryckta medier.
- "Personliga" paket mottagna per post.
- Kopior av myndighetshandlingar.
- Informationsbrev.
Under registreringen tilldelas varje dokument ett motsvarande nummer. Inkommande papper har sitt eget nummersystem som stämplas på kvittot.
Förfarandet utförs endast en gång. Detta är en av huvudreglerna för att organisera arbete med dokument. Registrering av handlingar i ett stort företag utförs i kontorets avdelning. Om det är ett litet företag, hanterar sekreteraren denna fråga. I ett företag med divisioner och andra strukturella grupper kan denna process genomföras på ett decentraliserat sätt. Detta gäller dock endast interna papper. Deras registrering bör utföras dagen för mottagande, godkännande eller utsändning.
Sätt att få
Dokument kan erhållas på följande sätt:
- Med post.
- Genom budtjänster.
- Via fax.
- Med e-post.
Olika former för organisering av registrering av handlingar utförs i samband med följande korrespondens:
- Inkommande.
- Utgående.
- Insidan.
Registreringsinformation
För ett inkommande dokument, data som:
- Datum mottaget.
- Inkommande nummer.
- Datum för sammanställning av dokumentet.
- Index.
- Registreringsnummer.
- Författaren till dokumentet.
- Namn.
- Upplösning.
- Utföringsperiod.
- Konstnär.
- Framstegen i arbetet.
- Antalet fall där han går efter nödvändiga manipulationer.
Ange information
Först genomförs organisationen av registrering av primära handlingar, som inte är helt fyllda, eftersom de ännu inte har lämnats till chefen och inte har någon lämplig resolution, samt en utsedd utföringsperiod och entreprenör. Resterande data anges efter bekanta med behöriga personer. Om ett gott förhållande har upprättats med ledaren och han tittar igenom korrespondensen varje morgon kan du först visa dokumentet till honom, och när du har fattat rätt beslut ska du omedelbart ange alla nödvändiga uppgifter.
Om vi talar om organisering av registrering och kontroll över genomförandet av interna dokument kan data anges i lämplig form med möjlighet till efterföljande ändringar och tillägg. Datum för mottagande i dem är naturligtvis frånvarande. Till skillnad från ett inkommande dokument har därför ett internt dokument ett enda registreringsnummer.
Varje företag har rätt att ändra och komplettera uppgifterna om det inkommande dokumentet med hänsyn till aktivitetens detaljer. Ange till exempel ofta antalet ark och applikationer.
form
Registreringsformuläret är i form av:
- Tidskrifter.
- Kort.
- Automatiserade elektroniska system.
Låt oss överväga varje form separat.
tidskrifter
Ett journalsystem är användbart när en organisation hanterar ett litet antal dokument. Om företaget har en stor volym arbetsflöde används det inte längre, eftersom det i många avseenden är sämre än andra, mer avancerade system.
Information anges i organisationens journaler för dokumentregistrering i den ordning de mottas. Denna process involverar en person. Således, när många dokument kommer, tar registreringen lång tid. Detta bromsar naturligtvis arbetsflödet kraftigt.
Dessutom måste operationen dupliceras, eftersom information krävs både på kontoret och i enskilda strukturella enheter, där dokumentet kommer att genomföras i framtiden. Som ett resultat bör i samma företag samma värdepapper registreras 3-5 gånger i separata tidskrifter.
Samtidigt blir det omöjligt att få referensinformation på kort tid, eftersom journalposter hålls i kronologisk ordning. För att få information måste du veta minst ungefär när dokumentet registrerades.
Det kommer inte att vara möjligt att kontrollera tidsfristerna, eftersom de alla har sina egna och inte kan klassificeras separat.Därför, om kontrollfunktionen har prioritet, använd kortsystemet.
kort
Kortregistreringssystem löser de brister som finns vid pappersarbete för tidningar. Det dök upp i början av förra seklet och är mycket vanligt i europeiska länder. I Ryssland blev det utbredd under utvecklingen av det enhetliga statsregistreringssystemet. Detta system för dokumentregistrering i organisationen är nödvändigt för att klara en stor volym av värdepapper utan problem. Det har följande fördelar:
- Registreringsprocessen kan hanteras av flera anställda samtidigt.
- Dokument kan produceras i den mängd som är nödvändig för att organisationen ska fungera smidigt.
- Kort kan systematiseras såväl som kortfiler. Detta gör hjälpfunktionen tillgänglig.
- En specifik instans kan överföras för att utöva kontroll över verkställandet av dokument.
- Form och indikering av detaljer bestäms direkt i organisationen och föreskrivs i instruktionerna för pappersarbete.
- Den valda kortformen kan spridas med hjälp av en fotokopimaskin. För att föra register måste du ha en cirkulation som är tillräcklig under minst ett år.
En organisation kan ha så många kopior av kort som behövs. Vanligtvis måste du fylla i minst två. Därefter lagras en kopia i ett tillfälligt arkivskåp och det andra i informations- och referensavdelningen. Dokumentet själv skickas till entreprenören för arbete. Men ofta använder de tre kort för att överföra det senare också till utövaren.
Ett sådant system är lämpligt både för dokument för registrering av en offentlig organisation och för att utföra kontorsarbete i en statlig institution. Referenskortfiler skapas i olika problem, till exempel efter region. Sedan ökar antalet automatiskt. Naturligtvis är detta system arbetskrävande och kan bara formas effektivt i organisationer där kontorsledningstjänsten utför sina funktioner felfritt. Ett mer modernt system hjälpte till att bli av med behovet av att fylla ett stort antal kort. Det blev möjligt tack vare introduktionen av datorteknologi.
Automatiserade elektroniska system
Denna form av dokumentation utförs via programvara (eller programvara). Det är installerat på en PC, server eller flera integrerade datorer. Vid användning av ett automatiserat system matas information in på ett elektroniskt kort som lagras i motsvarande databas. För att säkerställa säkerhet lagras information parallellt i en ytterligare (säkerhetskopierad) databas.
Det är denna form som har fått den största ansökan för närvarande, eftersom den har betydande fördelar jämfört med de två tidigare alternativen. I synnerhet är dessa:
- Snabbsökning på valfri basis, till exempel datum.
- Generering av rapporter och analytisk information i automatiskt läge.
- Möjligheten att registrera sig från olika arbetsplatser samtidigt.
- Möjligheten för dokumenthantering på ett decentraliserat sätt i separata enheter med integration av information i en enda databas.
- Andra funktioner.
Ett program för registrering av dokument kan utvecklas av organisationen själv. I de allra flesta fall används emellertid färdiga lösningar som gör det enkelt att arbeta med en stor volym dokument, från skapelsesteget och slutar med dess utförande eller skicka till ett annat företag.
I ett automatiserat system kan den mest fullständiga informationen om alla dokument samlas in och lagras. Tack vare detta implementeras effektiv kontroll och referensarbete utförs, och vid behov en intern inventering.
slutsats
För närvarande genereras en stor volym dokument vid alla företag och institutioner. Kontorsarbete, korrekt etablerat i enlighet med lagen och uppfyller alla uppsatta uppgifter, ökar ledningens effektivitet många gånger. Personliga datorer, program och ny teknik har gjort denna process mer organiserad. Ett automatiserat system påskyndar och underlättar arbetet som helhet, liksom registrering och redovisning av dokument i organisationen, i synnerhet.
Denna process är viktig under hela kontorets cykel. Tack vare det organiserade arbetet kan du enkelt hitta nödvändig information och ett specifikt dokument på kort tid. Och detta i sin tur ger en operativ lösning på frågor.
Kort, som tills nyligen distribuerades överallt, ersätts gradvis med ett automatiserat system, även för registrering i en ideell organisation av dokument. Hela processen utförs i ett accelererat läge, inklusive effektiv kontroll över dokumentflödet.