Den praktiska tillämpningen av information är grunden för enande av alla former av presentation och formalisering av källdata för deras fixering, överföring och korrekt uppfattning av mottagaren.
När information presenteras av ett dokument är den specifik, det är inom området för allmänt accepterade och enhetliga normer, lagstiftningsbestämmelser och krav i en social eller produktionsprocess. Detta är alltid exakta formuleringar och en viss form av betydelse för att uppnå ett klart definierat mål.
Skapande och innehåll av ett dokument
Enade dokumentationssystem spelar ingen roll, det är så vanligt att skapa dokument varje dag på eget initiativ och kunskap, eller fylla i dem enligt vissa regler.
Livet i sig är en bubbelpool av information, men vid varje ögonblick av tiden är det mänsklig natur att på något sätt komponera och tydligt fixa något. Enligt oskrivna sedvänjor bildas enhetliga dokumentationssystem i alla människors skola, om inte tidigare. Men i det första stadiet av sin utveckling fäster en person inte till sig det väsentliga värdet som de förtjänar.
Ett dokument kan vara av två grundläggande olika typer:
- form;
- struktur och innehåll.
Formellt är tomma dokument vanliga former där strikt definierad information registreras. Dokument av detta slag behandlas ständigt (dagis, skola, klinik, arbete, passkontor, ...).
Verkliga dokument tar hänsyn till de befintliga kraven för deras design. Annars kommer de att missförstås av adressaten och önskat resultat kommer inte att uppnås.
Varje dokument ska utföras i form, ha en tydlig struktur och förväntat innehåll, uttryckt i en viss stil.
Formellt kan man hänvisa till dokument som konstverk, artiklar, examensbevis, avhandlingar, böcker och andra skriftliga och grafiska verk, men detta är en mycket mer suddig struktur och innehåll resultatet av att konvertera information till en strikt form för uppfattning av en viss konsumentkrets (mottagare).
Kärnan i enhetssystem
Informationen är omfattande, men även om du inte tar hänsyn till externa källor, är varje statlig struktur, företag, individuell företagare och vanlig person i villkor (krav) att välja en specifik standard från det omgivande utbudet av enhetliga normer.
De befintliga statliga enhetliga dokumentationssystemen är i nästan alla fall rådgivande. I synnerhet i enlighet med gällande regler.
- Dokumentets datum upprättas i arabiska siffror i sekvensen: dag i månaden, månaden, året.
- Månadens och månadens dag - två par arabiska siffror, genom en prick; år - fyra siffror (4 december 2017 = 4 december 2017 enligt GOST R 6,30-2003).
- Samtidigt tillåter denna GOST verbal indikation av månadens namn.
- Samma GOST "tillåter" omvänd ordning: år, månad och dag.
En betydande del av dokumenten "tjänar" förvaltningsområdet. Arbetssituationer upprepas, åtgärder som vidtagits liknar, men det finns alltid funktioner. GOST R 6.30-2003 förenklar skapandet av dokument kraftigt och inte bara för hanteringsfären.
Enligt gemensamt yttrande är förening en minskning av antalet och mångfalden av dokument, designkrav, logiken i innehållet och strukturen. Föreningen inkluderar också processerna för skapande, bearbetning och exekvering av dokument.Storleken på mediet är viktigt om det är ett pappersdokument eller dataformatet om det är ett elektroniskt dokument.
Arbetsflödesområden och dokument semantik
Organisationshantering är ett viktigt men inte det enda område som de enhetliga dokumentationssystemen är direkt relaterade till. Företags bokföringsavdelning använder inte bara tomma formulär, inklusive strikta rapporteringsformulär, utan också ett brett utbud av ”fria” utarbetande dokument i överensstämmelse med de antagna lagstiftnings- och lokala standarder, GOST-bestämmelser.
Enligt den allryska klassificeringen fungerar flera tematiska system:
- banksektorn;
- finansiella, redovisnings- och rapporteringsområde för budgetinstitut och organisationer;
- rapportering och statistisk sfär;
- arbetsdokumentationssystem;
- utrikeshandel, etc.
Förenade dokumentationssystem från Ryssland om ämnen täcker hela den socioekonomiska infrastrukturen i landet. De kan ha specifikationer efter region, efter bransch, efter företagets kompetensområde.
Om du följer All-Russian Classifier kan du tilldela en åttasiffrig kod till varje dokumenttyp och behålla en separat post. De flesta organisationer använder de befintliga kraven för pappersarbete och godkänner sina egna regler på grundval av dem.
Nyckelpositioner
Syftet med dokumentet kräver vissa detaljer. Brist på nödvändig nödvändighet kan leda till ogiltigförklaring av dokumentet eller omöjligt att det genomförs. I det här fallet spelar ingen roll lojaliteten för GOST R 6,30-2003.
Jobbordningen innehåller ett specifikt antal positioner. Ordningen att skapa avdelningen är en annan. Jobbbeskrivningen sammanställs helt annorlunda än finansavdelningens kvartalsrapport.
Samtidigt har många detaljer applikationsfunktioner. Till exempel kan datumet ha olika betydelser: ögonblicket för att underteckna ordern, ögonblicket för uppsägning av den anställda, ögonblicket för produktionsstart, det multilaterala avtalet. I det sistnämnda fallet kan inte bara parternas undertecknande av avtalet tillhandahållas, vilket alltid har juridisk betydelse, utan också det allmänna datumet, till exempel början på giltigheten av de överenskomna bestämmelserna.
Val av ord och frasering
Arbetsflödet för alla företag, som ett datorprogram, är i allmänhet en strikt formaliserad process. Till skillnad från ett program är det inte en dator som fungerar här, utan en person. Felaktig formulering är möjlig. Men den allmänna översikten när du skapar dokument fastställs i enlighet med GOST 6.30-2003 så nära dess krav som möjligt.
Avvikelse från allmänt accepterad praxis och kraven från GOST är olämplig här: en beställning, bestämmelse, uttalande, ordning etc. är inte konstverk, och det finns inget behov att leta efter en form av tankeuttryck.
Inte bara ordförrådet välkomnas, utan också de delar av talet som krävs i varje enskilt fall och i rätt fall. Enligt etablerad praxis finns absurditeter, saknade ord, meningar ofta i dokument, det finns inkonsekvenser som inte är karakteristiska för samtal. Men det är vanligt, och att göra det på sitt eget sätt är opraktiskt.
När det gäller ritningar, deras signaturer och beteckningar är det vanligt att använda erfarenheten av att utveckla designdokumentation när det är uppenbart nödvändigt. Ingenting hindrar dock utformningen av en vanlig ritning på samma intima sätt.
När det gäller tabellerna är bestämmelserna i GOST också vettiga att överväga. Detta är en väletablerad praxis, och varje tabell i ett arbetsdokument är främst en guide till åtgärder eller information för att fatta ett beslut.
Ordförråd, struktur och presentationslogik
Texten ska alltid vara ansluten. Fraserna bestämmer varandra varandra eller gör förbättringar. Specifika ord och fraser används. För att rekrytera en person, skriver direktören en kort resolution om ett korrekt skriftligt uttalande.
En ansökan om anställning, skriven av en anställd i föreskriven form, godkänns i företagets enheter och genomgår en preliminär godkännandeprocess. Detta är inte ett dokument ännu, men redan grunden för det slutliga beslutet av företagets chef i form av en specifik fras "i ordning".
Att skriva något annat i resolutionen är tillåtet, det är inte förbjudet, men i alla situationer bör det ha ett rimligt värde. Till exempel en universitetsexamen. En fras kan tillhandahållas i texten till uttalandet eller i enlighet med företagets logik - detta lämnas till direktören att bestämma.
Ett väsentligt och traditionellt drag i många dokument är två delar:
- anledning (grund, syfte);
- slutsats (beslut, slutsats, begäran).
Detta är inte viktigt, men där det är logiskt är det nödvändigt att dela upp alla nödvändiga fraser i två komponenter. Gosstandart, enhetliga dokumentationssystem och lokala bestämmelser i företaget själva bör tjäna som grund för att konstruera strukturer där dokumentets ämne avgör hur man gör upp orsaken och slutsatsen.
I verklig praxis påskyndar detta tillvägagångssätt skapandet av viktiga dokument, låter dig fokusera inte på hela texten utan bara på den variabla delen.
Företagets lokala dokument
Enhet och standardisering av dokument är karakteristiskt för varje företag. Vissa gör detta skriftligt, andra följer muntlig praxis. Det beror på företagets storlek och ansvarsnivån.
De flesta av de lokala bestämmelserna upprättas under skapandet av ett företag på grundval av gällande lagstiftning, GOST, lagstadgade uppgifter som är tillämpliga i branschen eller ett specifikt affärsområde.
Sådana enhetliga dokumentationssystem är unika och ofta är kunskapen för ett visst företag baserat på den programvara som används och utgör en handelshemlighet. De förändras sällan, och förändringar är förknippade med stadierna i företagets tillväxt, utvidgning av dess kompetensområde eller affärsnivå.
Viktiga lokala dokument är produktionsplaner, tekniska specifikationer, arbetsscheman. Här är föreningen och standardiseringen av dokument analoga. Varje ny, till exempel kalenderplan, görs i likhet med den föregående, och en ny redovisningsplan i redovisningsprincipen formuleras på grundval av den föregående med hänsyn till förändringar i externa krav (lagstiftning, skatt, statliga kontrollorgan, ...)
Information flyter
Ett välfelsökat dokumentflöde för företaget, särskilt när logiken, strukturen och vokabulären för det enhetliga dokumentationssystemet implementeras i form av ett mjukvarutekniskt hanteringssystem, tillåter inte bara att förenkla de anställdas verksamhet och funktionalitet, utan också att hantera deras aktivitet i rätt riktning, vilket ger automatisering av dokumentskapning, kontroll över deras behandling och genomförande.
Företagsinfrastrukturen, implementerad i form av interna och externa informationsflöden, tidsinställd och innehåll, låter dig överföra företagsledningen till en högre nivå.
Många moderna informationssystem har länge arbetat på uppdragsnivå, vilket ger formulering av nödvändig inmatningsdata och utarbetande av rapporter. Arbetarnas roll i ett sådant system ligger inom företagets kreativitet och mål och inte i samband med hur man utarbetar ett visst dokument.
Företagets och anställdas beteende
GOST R 6.30-2003 och andra lagstiftningsdokument bestämmer formen för dokument, detaljer, ord och fraser, specificerar uttryckslogiken och storleken på pappersmedia, intryck, marginaler, figurer, tabeller och andra tekniska detaljer - allt detta är viktigt och lämpligt att beakta.
Företagets normala arbete är det vanliga arbetsflödet där varje anställds roll regleras och förväntas.
I detta sammanhang och i samband med funktionerna i den moderna utvecklingen av informationsteknologi har frågan om anställdas beteende blivit relevant. Mot bakgrund av den förväntade varianten av utvecklingen av vissa händelser, verk, dokument, avvikelser kan upptäckas.
Denna aspekt är inte mindre betydelsefull för att bygga företagets infrastruktur. Det är viktigt inte bara att organisera rätt arbete med dokument, utan också att säkerställa kontroll över processen med att arbeta med dokument.