При наемането на който и да е специалист работодателят стартира специална лична карта. Образува се под формата на Т-2. Тя съдържа различна информация за служителя, а също така посочва датата на заетост. Служителят по персонала е ангажиран с подготовката на този документ. За въвеждане на данни се използва извадка от личната карта на служителя, която ви позволява да разберете каква информация трябва да се съдържа в този документ. Тези карти трябва да се формират както от различни компании, така и от отделни предприемачи, които официално наемат граждани.
Необходими ли са лични карти на служители?
Личните карти са представени от важен счетоводен документ, съдържащ лична информация за конкретен служител на компанията. Характеристиките на съставянето му включват:
- със сигурност се формира за всеки специалист от работодателя, представлявано от ръководителя на компанията или частен предприемач;
- За създаване на този документ се използва одобреният формуляр T-2;
- карта се съставя за абсолютно всеки служител на компанията, който може да работи въз основа на срочен или неограничен договор;
- този документ се създава веднага след официалното договаряне на конкретен специалист и в него се въвежда информация до прекратяване на трудовото правоотношение;
- личната карта е затворена в момента, когато гражданинът напусне, но в същото време трябва да се съхранява в компанията поне 10 години.
Тези карти са в отдела за персонал на всяка компания.
Мога ли да откажа да кандидатствам за лични карти?
Работодателите са длъжни да подготвят и попълнят този документ. Не е позволено да се заменят карти с лични файлове. Следователно лична карта T-2 е задължителен документ за всеки работодател.
Този документ трябва да дублира информация, въведена в работната книга. Следователно е посочена информация не само за наемането, но и за получаването на различни награди от гражданин, за трансферите, уволненията или други събития. Работодателят трябва да запознае прекия специалист с подпис с всеки запис, вписан в картата.
Какви документи са необходими?
Единна форма на личната карта на служителя трябва да е на разположение на всеки работодател. За да въведе различна информация в този документ, ръководителят на компанията трябва да поиска от гражданина определена документация, която включва:
- паспорт на гражданин;
- трудова книжка;
- военнослужещи представят военно удостоверение;
- документи за образование;
- SNILS;
- INN;
- други документи и те зависят от това каква длъжност ще заеме гражданинът във фирмата, затова често се изискват медицински свидетелства, шофьорска книжка, свидетелство за професионално развитие, както и различни документи, потвърждаващи, че служителят преди това е получавал различни награди от държавата.
Освен това се въвежда информация от административни документи, които се публикуват от ръководителя на дружеството. Други данни се предават устно от гражданина, тъй като не могат да бъдат получени от официални документи. Те включват информация за състава на семейството, информация за контакт, дати на раждане на децата, ниво на познаване на всеки чужд език или други данни. Цялата тази информация се предава устно. Ето защо при първоначалното попълване на мостра от личната карта на служителя е необходимо специалистът да присъства по време на този процес.
Какви секции са налични?
Личната карта има много различни секции, всеки от които има свое уникално предназначение. Информацията се въвежда само при наличие на официални документи, от които се прехвърлят данни. Разделите на личната карта на служителя са представени от следните елементи:
- обща информация за гражданина;
- информация за военна регистрация;
- датата, когато гражданин е нает или преместен на друга длъжност в компанията;
- информация за преминатото сертифициране;
- информация за курсовете, въз основа на които се подобрява квалификацията на гражданин;
- данни за преквалификация;
- изброява всички награди, награди и отличия, получени от специалиста;
- информация за ваканция;
- предоставени са данни за различни социални придобивки, които служителят може да използва въз основа на законодателни изисквания;
- допълнителна информация;
- информация за прекратяване на трудовите отношения със служителя и това включва информация за заповедта, въз основа на която трудовият договор е прекратен.
Всеки раздел трябва да включва само достоверна информация, за която е важно да се използват документите, получени от служителя, както и различни поръчки, изготвени от работодателя.
Правила за съставяне
Когато въвеждате информация в документа, се препоръчва да използвате извадка от личната карта на служителя, за да предотвратите грешки. При поддържането на този документ се вземат предвид следните правила:
- формулярът се отпечатва изключително върху картон;
- използва се дуплекс печат;
- ако е създадена карта за научен и педагогически персонал, тогава се използва формулярът Т-4;
- тази документация се съхранява в архива за 75 години;
- ако компанията се затвори или ПР престане да функционира, документът се изпраща в архива на региона, тъй като служи като доказателство за заетостта на конкретен гражданин.
Личната карта на T-2 не се стартира за граждани, работещи на непълно работно време, поради което те са създадени изключително за служители на пълен работен ден.
Нюансите на пълнене
При въвеждането на каквато и да е информация под формата на лична карта е необходимо служителят да се придържа към определени правила. Те включват:
- първите две страници трябва да бъдат запълнени веднага след наемането на нов специалист;
- всички останали страници се попълват по време на работата на гражданина във фирмата, например при получаване на награда или прехвърляне на друга позиция;
- цялата информация се прехвърля изключително от официални документи;
- Всяка въведена информация се попълва с позоваване на източника, обикновено представен по реда на ръководството.
Компанията може да използва електронна система, която ви позволява да съхранявате личните карти на служителите в електронна форма. Но във всеки случай правилно попълнената документация се отпечатва на картон.
Пример за личната карта на служителя можете да намерите по-долу.
Всички данни се въвеждат в съответните полета. Продължаване на документа по-долу.
Каква лична информация се въвежда?
На първата страница на личната карта трябва да има лична информация за наетия специалист. За това се използват данни от паспорт, диплома и други подобни документи, достъпни за наетия специалист.
Правилата за въвеждане на лична информация включват:
- посочва името на гражданина;
- Посочете какви чужди езици служи служителят;
- информация от опита може да бъде взета от трудовата книжка или други документи, предадени от служителя;
- датата и мястото на раждане на гражданина са предписани и не е препоръчително да се използват съкращения;
- ако човек има второ гражданство, тогава се предписва името на държавата;
- информация за членове на семейството на гражданин;
- Посочва се мястото на регистрация и пребиваването.
Основните точки на документа се попълват именно при кандидатстване за работа. Личната карта на служителя се съхранява допълнително в отдела за персонал на компанията.След като бъде въведена цялата необходима информация, служителят трябва да се увери в тяхната надеждност, след което подписва в документа.
Данни за военни записи
Тази информация се въвежда във втория раздел. За тази цел се посочва дали новият служител отговаря за военна служба, както и информация за това дали е подходящ за военна служба.
Служителят на отдела по персонала трябва да взема информация изключително от военната лична карта на служителя. Ако служител е обект на повикване, тогава този факт е посочен в лична карта.
Информация за образованието
Всеки служител може да има собствено ниво на образование, за което се използват подходящите кодове по време на използването на картата.
Например, ако служител има само основно общо образование, тогава се поставя числото 03, а ако е завършил, кодът е 18. Ако студент учи в последните курсове на института, тогава се прави запис за наличието на непълно висше образование. За целта се изисква специално удостоверение от гражданина, което той може да получи в образователната институция.
професия
Информация за професията се вписва в параграф 7 от документа. Той отразява каква професия притежава нов служител.
Изисква се да се посочат не само основната професия, но и допълнителни, ако има такива. Основната трябва да бъде специалността, която е най-значимата за непосредствената компания.
Трудов стаж
Той се изчислява въз основа на наличната информация в работната книга или друга документация на служителя. Използвайки тази информация, можете да разберете дали служителят има право на различни обезщетения.
Важно е да се вземе предвид не само общия опит, но и непрекъснат. За целта се изчислява колко време е минало между датите на уволнението и заетостта. Ако има период, надвишаващ един месец, тогава в този случай опитът се прекъсва.
Фамилна информация
Информация за това дали гражданин е официално женен, се взема от паспорта. Ако служителят никога не е бил в барка, тогава се посочва код 1, а ако има официален съпруг, тогава се поставя цифра 2.
За вдовиците се използва код 4, а ако мъжът е разведен, се прилага код 5. Освен това в личната карта се вписва информация за състава на семейството. Информацията се съдържа в параграф 10. Тук е важно да посочите кой е близък роднина на гражданина. Включват се родители, братя и сестри, съпрузи и деца. Освен това трябва да се предостави информация за всички ученици, над които е издадено официално настойничество.
В параграф 11 са дадени паспортните данни на служителя.
Място на пребиваване
Тази информация се счита за важна, тъй като ще ви позволи да намерите служител, ако той внезапно не дойде на работа. Освен това въз основа на този адрес можете да изпращате различни известия по пощата.
В параграф 12 се въвежда възможно най-много информация за контакт за служителя.
Заетост и трансфери
Този раздел задължително започва със запис, въз основа на който се приема специалист във фирмата. В допълнение към личната карта на служителя, попълва се и трудовата книжка. За това се взема предвид информацията от издадената от работодателя поръчка. Следните данни трябва да бъдат посочени:
- дата на получаване или прехвърляне;
- наименование на катедрата, в която ще работи специалистът;
- заемана длъжност, квалификация и ранг;
- заплата, надбавки и тарифна ставка.
В крайна сметка служителят трябва да подпише документа.
Сертифициране и усъвършенствано обучение
Този раздел се попълва, ако сертифицирането на служителите се извършва по време на работа. За това се посочват датата на това събитие и решението, взето от комисията.
Ако гражданинът преминава дългосрочно обучение, въз основа на което повишава квалификацията си, тогава тази информация се вписва в лична карта. В този случай се взема предвид само обучение, което продължава повече от 100 часа.
Освен това се въвежда информация за преквалификация на персонала. В този случай служителят придобива друга професия.Но обучението трябва да отнеме повече от 500 академични часа във времето.
Почивки и социални помощи
В секцията, предназначена за почивка, се записват всички дни за почивка. Информацията се предоставя в годишен или учебен отпуск, както и в дни, изготвени без заплащане.
Основата може да бъде поръчка за управление или график за ваканции.
зебло
Този раздел се попълва само след прекратяване на работата със служителя. Тук са посочени датата на уволнението и подробностите за съответната заповед.
След извършване на този запис личната карта се затваря. Той подписва служителя и служителя.
Правила за съхранение
Личната карта на служителя се съхранява с помощта на сейф или килер. Не е позволено целият персонал на компанията да има достъп до тези документи.
Организирайте документи, като използвате обичайните разделители по азбучен ред и отдели в компанията. Съхраняват се в продължение на 75 години.
заключение
Личната карта е задължителен и важен документ за всеки служител. Попълва се във всяка компания. Тя съдържа разнообразна информация за служителя, представена по датите на неговата работа и уволнение, както и лични данни.
Документът се съхранява само в сейф или затворен шкаф, тъй като не е разрешено всички служители на компанията да имат достъп до него. Попълва се от определен служител по персонала.