Документ, наречен „Акт за приемане и прехвърляне на дела“, е познат само на тези, които някога са заемали висши длъжности. Останалите знаят за него само от слушане. И е много малко вероятно някой да успее сам да го състави.
Основни причини
Във всяко предприятие нещата обикновено се вземат по няколко причини:
- Назначаване за всяка конкретна зона на отговорност.
- Оценка на общия обем на работа, която трябва да бъде извършена от новонает служител.
- Временно изпълнение на задължения за текущо отсъстващ служител.
- Организация на непрекъсната работа.
Но причината за прехвърлянето им от един служител в друг може да бъде:
- дълго командировка;
- продължителен престой в отпуск по болест;
- отпуск по майчинство;
- прехвърляне на друга работа;
- уволнение на служител.
В тези случаи един от неговите колеги поема задълженията на служителя в пенсия и задължително се съставя акт за приемане и прехвърляне на делата.
Обикновено са изброени всички документи, които са били съхранявани от уволненото лице. Освен това актът за приемане и предаване на делата съдържа пълно описание на извършената работа, като всички идентифицирани недостатъци се отбелязват отделно. Документът се съставя задължително в два екземпляра, единият от които е подаден в личното досие на пенсионирания служител, а вторият остава в отдела, тоест при новия собственик.
Трудна ситуация
Интересното е, че инициаторът на подобно действие по правило е режисьорът. В крайна сметка той, заедно с новооткрития работник на непълно работно време, се интересува от това да подреди нещата. Но понякога възниква такава ситуация, че старият работник напуска, без да подписва акта за прехвърляне на дела. Това може да се случи поради съвкупност от обстоятелства или умишлено забавяне. Понякога служител, знаейки своите недостатъци, забавя особено навреме. В края на краищата, всеки знае, че лидерът не може да забави трудовия си запис или окончателното изчисление, но е длъжен да го даде в деня на уволнението. Служителят просто напуска, а работодателят е принуден да търси изход от тази ситуация. Какво трябва да направи новият собственик, ако получи обект-сирак? В тази ситуация не се разстройвайте. Просто трябва да вземете нещата всъщност, за да не носите отговорност за грешките на другите. Понякога директорът като междинна стъпка временно поема нещата и едва след това ги прехвърля на нов служител. Може да е така, но все пак трябва да помните отговорността за извършените действия.
Замяна на главен счетоводител
Предполагането на новия ръководител на счетоводството се предхожда от шест важни стъпки:
- Издаване на заповед, подписана от директора, в която той определя цялата последователност от действия и процедурата за бъдещо прехвърляне на делата. В зависимост от причините за уволнението на бившия специалист, служителите имат на разположение не повече от две седмици.
- Настоящият главен счетоводител трябва да приключи всички текущи дела до определеното време (да направи необходимите бележки, да попълни първични документи и да изготви отчети). Хартията трябва да бъде рамкирана и зашита.
- Провеждане на инвентаризация.
- Одитна проверка.
- Прехвърляне на дела.
- Въвеждане на информация за новия счетоводител във всички източници.
Обикновено не изглежда като акт за получаване и прехвърляне на дела при смяна на главния счетоводител. Примерът съдържа огромен списък от проблеми, на които трябва да обърнете голямо внимание:
- Организация на работата на цялото счетоводство, както и общите характеристики на счетоводството във фирмата.
- Счетоводното състояние на всички сетълмент сделки.
- Счетоводство и движение на всички парични средства.
- Материално счетоводство и изчисление на амортизациите.
- Разплащания със служители.
- Салда по сметки.
- Основни документи.
- Форми на строго отчитане.
- Състоянието на нещата в архива.
- Списък на липсващи документи и обяснения по този факт.
Едва след това актът се подписва, което по същество означава поемането на длъжност.
Нов лидер
Подмяната на ръководството обикновено започва с общо събрание на учредителите. Решението, взето по него, се съставя под формата на протокол или заповед. Тази информация незабавно се прехвърля в данъчната инспекция и едва след това започва основната процедура, резултатът от която ще бъде акт за приемане-прехвърляне на дела. При смяна на директора тя ще бъде по-обемна.
Такъв документ, като правило, се състои от 3 части:
- Въведение. Тя съдържа информация за мястото и часа на събранието, както и информация за представителя от общото събрание.
- Описателен. Той включва пълен списък с документи, които се прехвърлят на новия директор. Този списък е много дълъг. Това включва, на първо място, учредителни документи, сертификати и данни за регистрация. Тогава има споразумения с банки и всички допълнителни споразумения към тях. След това идва ред на поръчките за предприятието. Следват договори, свързани с основната дейност на компанията. Следват счетоводни отчети, касови документи и информация за ценни книжа. В самия край на списъка е документация за безопасност, здраве и пожарна безопасност. След тях остава само кореспонденция с държавни и регулаторни органи и накрая - дневник за движението на трудовите книжки.
- Последната. В него са изброени всички присъстващи, които поставят подписите си.
Последната точка ще бъде кръглият печат на предприятието.
