Всички участници в бизнес оборота са длъжни да водят документация - както е установено от закона. Правна отговорност за неговата коректност и навременност се възлага на собственика или ръководителя на дружеството, оторизиран от него, както и на главния счетоводител.
Органи за подписване
Ръководителят на предприятието и главният счетоводител по правило подписват всички счетоводни документи на предприятието. Такова право им е възложено законодателно или от вътрешните документи на предприятието.
Правомощията на лидера обикновено са фиксирани в учредителните документи и договора; правомощията на главния счетоводител могат да бъдат фиксирани в длъжностната му характеристика, в реда на ръководителя или в трудовия договор.
Какво да направите, ако служителите се променят
Смяната на директор или главен счетоводител е доста обезпокоителен бизнес и изисква внимателен подход. В този случай компанията трябва не само да уведоми регулаторните органи и обслужващата банка, но и правилно да извърши приемането и прехвърлянето на първични счетоводни документи на нов служител.
Законодателно такава поръчка е предвидена само за бюджетните организации; самоподдържащите се предприятия го определят независимо, например, с отделен ред или наредба. Във всеки случай се съставя акт за приемане на документи, пример за който е даден по-долу.
Въз основа на преобладаващата бизнес практика при смяна на лицата, отговорни за воденето на счетоводство, по заповед на предприятието се създава специална комисия, която провежда вътрешен одит и приема документи от ръководителя или главния счетоводител.
Одитът не е задължителен, но компанията може самостоятелно да ангажира одитори, които ще дадат становище за състоянието на счетоводството и данъчното счетоводство. Такъв документ може да помогне на компанията да избегне бъдещи финансови санкции на инспекционните органи.
Ако променящите се длъжностни лица са били финансово отговорни, тогава се извършва задължително опис на имущество и документи по предписания начин.
Как правилно да прехвърляте документи при смяна на директор или главен счетоводител
За нарушаване на счетоводната процедура в предприятието длъжностните лица получават отговорност до наказателна отговорност, следователно е толкова важно правилно да организират приемането и прехвърлянето на документи при смяната им.
Случаите се прехвърлят на новоназначения директор или главен счетоводител, а при липса на кандидати в комисията или на служителя, назначен със заповед. Впоследствие комисията или изпълнителният директор прехвърля приетите документи на новоназначения директор или главен счетоводител. Ако главният счетоводител се променя, тогава ръководителят на предприятието може директно да приеме документите.
Актът се изпълнява в три екземпляра: един за служителя на смяна, вторият за назначения служител, третият за счетоводство. Акт за приемане на документи при смяна на директора се подписва от членове на комисията или отговорен служител, главен счетоводител и нов ръководител. И в случай на промяна в главния счетоводител, членовете на комисията, ръководителят на предприятието и новият счетоводител правят това.
Акт за приемане на документи: мостра
Съдържанието на документите за прехвърляне се определя от предприятието самостоятелно. По-долу е акта за получаване и предаване на документи при смяна на главния счетоводител. Това е ориентировъчен вариант например за едно предприятие.
Акт за приемане на първични счетоводни документи на ООО "Ранг".
Дата, място на съставяне.
Ние, директорът на OOO Rang, Павлов Иван Трофимович, действащ въз основа на Хартата, членове на комисията за приемане на документи от икономиста Олепта В. В., счетоводител Куд Н. П., архивист Т. Руденко, действащ въз основа на заповедта, с от една страна, и главният счетоводител В. А. Алферова, действащ въз основа на заповед за наемане на длъжност и длъжностни характеристики, от друга, този акт е съставен в тази Алферова В.А. прехвърля и LLC „Rang” в лицето на директора и комисията приема следните документи на LLC „Rank” за периода от април 2010 г. до април 2015 г. (подробен списък):
- фактури за освобождаване на стоки и данъчни фактури, актове за освобождаване на стоки и материали и стоки, договори, фактури и др. актове на извършена работа, актове равнения;
- данъчна и финансова отчетност;
- разбивка на сумите на дълга, активите и пасивите;
- документация за заплати;
- актове за приемане и предаване на документи в архива;
- инспекции на регулаторните органи (ако има такива).
Директорът и комисията установили недостиг от 1 данъчна фактура от 01.04.2014 г. по договор за доставка № 3 от 01.01.2014 г. По този факт от В. Алферова. е получена обяснителна бележка и от контрагента е изискан дубликат на липсващия документ.
Останалите коментари относно счетоводните записи не са налични.
Одитна проверка и инвентаризацията не е извършена поради липса на обосновка.
Актът е съставен в три автентични екземпляра: един за В. А. Алферова, вторият за счетоводния отдел на ООО „Ранк”, третият за директора на ООО „Ранк” и подписан от три страни.
Правни съвети: за удобство списъкът на документацията може да бъде издаден под формата на задължително приложение към акта за приемане.
Кой и как да уведоми за промяната на отговорните лица
В рамките на 10 дни от датата на промените предприятието трябва да уведоми данъчните власти за промяната на отговорното лице. Такова известие се издава чрез подаване на одобрен регистрационен формуляр.
Необходимо е също така да кандидатствате за обслужваща банка нова карта с мостри подписи, нотариално заверена.
Ако компанията има електронен цифров подпис, тогава трябва да се свържете със сертификационния център, за да анулирате стария и да издадете нов цифров подпис, който е необходим за подаване на електронни отчети.
В случай на смяна на директора е необходимо да се направят промени и в държавния регистър на предприятията: за това е предоставен специален формуляр.
Отговорност и санкции
Ако са открити вътрешни нарушения по време на прехвърлянето на делата, комисията трябва да потърси писмени обяснения от директора или главния счетоводител. Ако документът липсва или е унищожен, е необходимо да се уведоми писмено органите на реда и да се включи техен представител в комисията.
Законът установява, че подписващите носят отговорност за неправилно счетоводство, но това не освобождава компанията от възможни санкции по време на проверки. Новият директор или счетоводител няма да носи отговорност за грешките на предишния и финансови санкции могат да бъдат наложени на предприятието, като стопански субект. Ето защо е толкова важно правилно да се състави процесът на получаване и предаване на документи при смяна на длъжностните лица.
Акт за прехвърляне на дела на главния счетоводител
