Сред цялото разнообразие от документи, свързани с бизнес кореспонденция специално място е писмото на извинение. За да го съставите правилно, трябва да имате ясна представа за документи от този вид.
Документна функция
Дейностите на всяка организация са свързани с решаването на различни производствени и други въпроси. Понякога има ситуации, когато неправилни действия на едната страна могат да доведат до проблеми и за двамата партньори. Такива конфликти изискват незабавно разрешаване. Именно в тези случаи се съставя писмо за извинение.
По-скоро може да се припише на документите. бизнес етикет. Такова съобщение има две функции. Първо, виновният трябва да се извини на адресата за причиненото от него неудобство. Второ, писмото на извинение трябва да носи положително и желание за поддържане на добри отношения и взаимно разбирателство между страните. С него трябва да се опитате да изгладите остри ъгли и да разрешите проблема мирно. Писмо за извинение обикновено се изпраща в следните случаи:
- Неквалифицираните действия на един от служителите станаха публични и доведоха до подкопаване на репутацията на спътника.
- Между служителите на двете компании възникна недоразумение.
- Очевидно е неизпълнението на договорни задължения.
- Форсмажор
Всяка от тези ситуации, по свой начин, доведе до възникването на конфликт, който трябва да се опита да бъде разрешен с искрено извинение.
Правила за регистрация
На бланка трябва задължително да се състави официално извинително писмо, което представлява лист А4 с отпечатаните върху него детайли, подредени по определен начин. Той е написан от името на ръководителя на едно предприятие и е насочен към целия екип на друго. Разбира се, защото директорът най-често се извинява не за себе си, а за действията на своите подчинени.
Понякога такова писмо се съставя от отговорния представител на компанията и го адресира до клиента, който е бил неудобен. такъв вид на писмото смятан за един от най-трудните. Думите трябва да бъдат избрани така, че да искат да повярват в своята искреност. Резултатът от делото много често зависи от това. Грешните действия винаги трябва да могат да разпознават и да се опитват да използват всяка възможност, за да оправят всичко. Представителят на противоположната страна трябва да вярва, че допуснатата грешка няма да се повтори в бъдеще. Такъв апел е насочен към минимизиране на конфликта, за да се поддържат добри партньорства в бъдеще.
Структура на документа
За да подготвите писмо за извинение, не е нужно да имате проба под ръка. Може да се състави независимо. За целта първо трябва да припомним, че букви от този характер обикновено се състоят от три части:
- уводен (въвеждащ);
- основният;
- окончателно.
За писане на текст е по-добре да използвате специален план, с който ще бъде по-лесно последователно да изразявате мислите си.
В тази жалба могат да се разграничат няколко точки:
- Първо трябва да изразите своята благодарност за факта, че партньорът докладва за ситуацията.
- След това изразете съжалението си, че всичко се е случило точно така.
- Следните са незабавни извинения.
- След това трябва да се опитаме да обясним причината, поради която възникна такова недоразумение.
- В самия край трябва да осигурите на получателя искрена благодарност и да изразите надежда за възобновяването на предишните отношения. Освен това си струва да се подчертае отделно значението на работата в екип.
