Ако някога ви се наложи да напишете обяснителна бележка и както показва практиката, има такива случаи доста често, тогава го направете правилно и правилно. Не подценявайте този документ. Сериозният подход ще помогне да се избегнат допълнителни недоразумения и дисциплинарни мерки. Тази статия ще ви помогне в това. Научаваме как да напишем обяснителна бележка, какви са видовете и изискванията за нея. Освен това тази информация ще бъде полезна за ръководители и лица, чиято компетентност включва този въпрос.
Какво е обяснителна бележка?
В общия смисъл на думата, обяснителна бележка трябва да се разбира като специален бизнес документ, който се съставя, за да даде обяснения по някои разпоредби на основния документ (план, доклад, проект) или коментира причините за всеки факт, събитие или действие.
Голям брой вариации и вариации на този документ могат условно да бъдат разделени на две групи.
Видове обяснителни бележки
- Придружава основния документ или дава обяснения по отделните му разпоредби.
- Обяснителни бележки за всеки инцидент, действия, текущи ситуации и поведение на отделни служители на организацията. Това е най-често срещаният вид документ, изготвен от служители на организацията по искане на директен или висш ръководител. Те са свързани с отношения, възникващи в процеса на трудова и производствена дейност. По правило на директора се излага обяснителна бележка във връзка с извънредна ситуация, нарушение на трудовата и (или) производствена дисциплина, дисциплинарни нарушения и нарушения и др. В тези случаи работодателят трябва да поиска това от служителя (съгласно Кодекса на труда на Руската федерация, член 193) , тъй като той се разглежда от законодателя като форма на неговата самозащита. По този начин обяснителната бележка (пример по-долу) е неразделна част от процеса на дисциплиниране на служителя.
Издаване на обяснителна записка
За първия вид документация документите са задължително изискване, а за втория - ръкописен текст на стандартен лист от хартия А4. Всеки трябва да знае как да напише обяснителна бележка и какво да посочи в нея, защото на практика това е много често. Колкото и да сте пример за служител, ситуациите са различни и никой не е в безопасност от тях. Структурата на обяснителната бележка включва следните задължителни елементи:
- подробности за адресата;
- име на документа, индикация на типа;
- заглавието на текста (започва с предлога "O (O) ...");
- телесен текст;
- дата на писане на документа;
- личен подпис.
Обяснителната бележка (пример е дадена по-долу) в съдържателната част трябва да отразява обективни данни за събития и конкретни факти, да дава ясни обяснения. Основният текст отразява личната позиция на служителя в текущата ситуация, отношението му към перфектното поведение и последствията. Ако служителят се признае за виновен за неправомерното поведение, той може да отрази това в съществената част, като посочи покаянието си за деянието и да обещае да не повтаря това в бъдеще. Ако смята себе си за невинен, тогава има възможност да изрази своята гледна точка и да представи своите аргументи и необходими доказателства.
Обобщавайки, можем да кажем, че обяснителната бележка е пример за това как служителят може да се защити при наличието на противоречива ситуация. Неговите обяснения по същество допринасят за обективна оценка от страна на работодателя на определен факт и дават възможност да се идентифицират всички обстоятелства на престъплението и, ако е необходимо, да се избере справедлива мярка за дисциплинарно наказание.
Уведомление на служителите за обяснение
Както вече беше споменато, работодателят е длъжен да поиска писмено обяснение от своя служител, преди да се предприемат дисциплинарни действия (Член 193 от Кодекса на труда Руска федерация). Освен това сроковете, в рамките на които трябва да се даде обяснение - два работни дни. Въз основа на факта, че законодателят разпределя определено време, работодателят трябва да документира датата, когато е помолил служителя си да представи бележка. За това няма задължително изискване, но от практическа гледна точка такъв документ би бил полезен. Първо, това е началната дата и второ, документално доказателство, че правата на служителя не са нарушени. По-долу даваме пример, за да стане ясно какво трябва да се посочи в него и как да се пише. На бланката се изисква обяснителна бележка с подписа на представителя от работодателя, чиято компетентност е да издава дисциплинарни наказания. Обикновено това е лидерът или лицето, на което е делегиран този орган.
Пример за известие
Заместник главен лекар
Кукушкина Р.Р.
Относно предоставяне на писмено обяснение
Във връзка с вашето неправилно изпълнение на трудовите задължения, изразени в отсъствие на работното място от 21.12.14 до 23.12.14, Ви моля да предоставите писмено обяснение по този факт на отдела за персонал преди 18:00 ч. На 26 януари 2014 г.
Главен лекар (подпис) П. П. Сорокин
Уведомлението е получено на 24 януари 2014 г.
Заместник главен лекар (подпис) Кукушкин Р.Р.
Възможно е служителят да откаже да получи и подпише такъв документ, а обяснителната бележка за работата е написана със закъснение, когато вече не е възможно да се приложи дисциплинарната мярка и всички крайни срокове са преминали. В този случай може да има следващият изход - да се предаде известието на комисията, тоест в присъствието на непосредствения ръководител, представител от профсъюза, юрисконсулт на организацията и други заинтересовани страни. Ако е имало отказ, тогава си струва да се състави акт с подписите на всички присъстващи. По този начин потвърждавате спазването на разпоредбите на чл. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация.
Обяснителна бележка (проба) за работа: пример №1
Най-често срещаните ситуации, свързани с отсъствия или закъснение за работа.
Командир на военната част 65487
Полковник Сидоров С.С.
От служител на Министерството на отбраната на Руската федерация, чиновник
Волкова Р.Л.
Обяснителна бележка
За закъснение за работа на 16 май 2014 г.
Аз, Волков Роман Львович, закъсняхме за работа за 4 часа на 16 май 2014 г. По същество мога да обясня следното. Тази сутрин, по време на пътуването ми до работа в собствената си кола, станах свидетел на инцидент. В тази връзка той беше принуден да даде показания пред КАТ. Отне много време. Прилагам копие от протокола като доказателство и подкрепяща бележка от инспектора на КАТ Орлова П.П.
16 май 2014 г. (подпис) Волков Р.Л.
Пример №2
До директора на магазина „Парус“
Малинина М.М.
От управителя на склада
Смородинцева С.С.
Обяснителна бележка
За закъснение за работа на 30 декември 2014 г.
Аз, Смородинцева София Семеновна, на 30 декември 2014 г. закъсняхме за работа за 2 часа. Факт е, че предния ден купих нов часовник с будилник. След като не разбрах напълно механизма, настроих таймера неправилно и заспах един час. Признавам грешката си. Обещавам, че отсега нататък това няма да се повтори.
30 декември 2014 г. (подпис) Смородинцева С.С.
Обяснителна бележка за грешка: Пример
Този тип документи също се срещат доста често.Грешките могат да бъдат от различни видове, свързани с практически дейности документи и др. В този случай се разглежда ситуацията с неизпълнението на работния план.
На директора на много пари LLC
Monetkina L.D.
От главния специалист Р. Божкина
Обяснителна бележка
За неизпълнението на плана за септември 2014 г.
Аз, Монеткина Людмила Денисовна, след като анализирах настоящата ситуация, свързана с неизпълнението на плана за сключване на договори за заем, обяснявам следното. Проблемът е свързан с липсата на служители, тъй като два месеца бяха уволнени двама специалисти и никой не беше нает да ги замени. Двамата останали служители не могат да се справят с обема на работа, въпреки че работят извън нормата.
15 октомври 2014 г. (подпис) Monetkina L.D.
Съставяне на акт за непредставяне от служител на обяснителна записка
Ако в края на установения период служителят не е предоставил обяснителна бележка (пример по-горе), тогава в съответствие с посочения член от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят трябва да състави специален акт. Вярно е, че законодателят не посочва кой конкретен служител трябва да направи това, в какъв срок и дали се изисква да запознае служителя с него. Това се определя на ниво организация, като се вземе предвид правила за работа в офиса. Актът се съставя с участието на група лица и потвърждава установените от тях събития или факти. Следователно е необходимо да се състави колективно, препоръчително е да се привлекат онези служители, които са присъствали по времето, когато служителят е бил връчен на известие за изискването за предоставяне на обяснителна бележка. Тя е написана на обща форма и може да има формуляра, представен по-долу.
Примерен акт
ACT
10.07.2014
За неуспеха на служителя да представи писмено обяснение във връзка с дисциплинарно нарушение
Аз, началникът на кадровия отдел, Королева Е.Е., в присъствието на главния счетоводител Иванова Н.Н. и икономист Певцова Р.И. Този закон е изготвен, както следва:
07/06/2014 счетоводител Петрова И.И. беше предложено в съответствие с член 193 от Кодекса на труда на Руската федерация от 9 юли 2014 г. да се представи писмено обяснение на извършеното от нея дисциплинарно нарушение, което се проявява в отсъствието на работното място в продължение на 6 последователни часа. Петрова И.И. Тя не е направила това в предписаното време, казвайки, че вече е дала устно обяснение и няма да пише нищо друго.
Този акт е съставен в два екземпляра.
/ подпис / Королева Е.Е.
/ подпис / Иванова Н.Н.
/ подпис / Певцов Р.И.
Копие на получения акт:
/ подпис / Петрова И.И.
Не считайте отказа да напишете обяснителна бележка като ново дисциплинарно нарушение, защото това е изключително право на служителя, а не задължение. И с този акт работодателят само потвърждава, че са спазени всички норми на закона.
Разликата между обяснителната бележка от лекцията и официалното
Не бъркайте тези три понятия. Вече сме подредили първата. Знаейки как да напишете обяснителна бележка, лесно можете да се справите с останалите. Нека поговорим за тях накратко. меморандум е обратното. Целта на писането му е да информира ръководството за текущата ситуация, ситуация, факти, които са се случили, тоест да ви мотивира да предприемете каквито и да било действия.
меморандум включва прехвърляне на определена информация за "хоризонталния" клон на управление, тоест от един ръководител до друг, служител от един отдел към служител в друг и пр. По правило те се отнасят до материални, технически, организационни, икономически и други въпроси. Всъщност това е бизнес кореспонденция.
Как да напишем обяснителна бележка (проба или пример) можете лесно да намерите в мрежата. Няма единна форма, обаче има определени изисквания, които сме посочили. Можете лесно да използвате и преработите горните примери „за себе си“.
