Нито едно модерно предприятие не може да работи без документи. Следователно компетентната организация на работния процес е един от факторите, влияещи върху цялостната работа на предприятието. Какво включва това понятие? Какви са видовете и системата на работния процес? Ще разгледаме всичко това в статията.
Работен процес и документи
На пръв поглед това са идентични понятия. Но ако погледнете отблизо, можете да видите разликата. Документацията включва три етапа:
- Създаване на документ по факта на стопанската дейност - документация.
- Организацията на счетоводството на ценни книжа и тяхното движение в цялата организация и извън нея е документооборот.
- Съхранение на документи - архивиране.
Потокът на документи е един от етапите на работата в офиса. Вътре в този процес също се разграничават етапи или потоци:
- Входящата документация е това, което идва в предприятието отвън.
- Изходящи - които компанията изпраща на контрагенти.
- Вътрешната документация е това, което се създава в организацията и се използва за управленски дейности.
Правилната организация на процеса ви позволява да контролирате движението на документа на всички негови етапи, от момента на създаването му до получаването на съхранение. Това позволява по всяко време да се знае къде е хартията, каква работа се прави с нея.
Стъпки за обработка на документи
Всеки входящ документ в предприятието преминава през определени етапи. Дължината на пътя зависи от реда, който е фиксиран в организацията. Цялата входяща кореспонденция може първоначално да отиде на масата до главата, а чак след това при изпълнителите. Това е по-дълъг начин, не се използва толкова често.
По-кратък начин е, когато секретарят се занимава с разпределението на отделите. Тази опция се използва по-често. Предимството му е очевидно: документите стигат до изпълнителя по-бързо.
Всеки входящ документ преминава през процедурата за регистрация. Това се прави в специално списание. Посочва се датата на получаване, както и предварително зададеният сериен номер.
Могат да се наблюдават особено важни документи. Последният етап на обработка е изпращането на документа в архивното хранилище.
Принципи на организацията на работния процес
Организацията на работния процес има за цел да намали времето, прекарано в документи. За постигането на тази цел са разработени някои принципи:
- Централизирано приемане, предварителна обработка и доставка. В малките организации секретарят се занимава с това, в голяма компания цял отдел може да изпълнява задачи.
- Намаляване на точките за преминаване на документа, премахване на възможността за неговото връщане.
- Разработване на схеми и разпоредби на работния процес.
- Регистрация на документи.
- Въвеждане на предварителния етап на разглеждане на документите.
Спазването на тези правила елиминира загубата на време за дублиращи се действия, създава равномерно натоварване на хората, работещи с документи.
Какво представлява документооборотът?
Така че е обичайно да се наричат документи, които са сходни по предназначение или тип, които имат една цел да следват.
Потокът се характеризира със структура, честота и плътност. В търговска организация, която всеки ден изпраща стоки до голям брой магазини, документооборотът ще има еднаква структура, ежедневност и висока плътност. Ако компанията се занимава с производство на скъпо промишлено оборудване, тогава потокът му ще бъде с различни характеристики.
Електронно управление на документи
Фактът, че в класическия документооборот има материална среда на документа, създава редица сериозни проблеми. Документите трябва по някакъв начин да се прехвърлят от една организация в друга. За това се използват куриери или поща. Това изисква финансови и времеви разходи, освен това са възможни провали и грешки в доставката поради човешки фактори. Потокът на документи е сериозен финансов и времев разход.
Документите трябва да се съхраняват някъде. Ако организацията е голяма, тогава се изискват големи площи за съхранение. При форсмажорни обстоятелства смъртта на документите е възможна без възможност за последващо възстановяване. И това е далеч от всички проблеми.
Електронното управление на документи е система, която става все по-популярна, тъй като е лишена от горните недостатъци. За пренос на данни се използват съвременни защитени системи, което гарантира бърза и точна доставка, намалява времето за обмен на документи и гарантира надеждно съхранение. 
Правителствените организации, като данъчната служба или пенсионния фонд, бързо оцениха ползите от споделянето на информация по електронен път, така че те се опитват да накарат възможно най-много организации да се отчитат.
Ясен работен процес е възможността бързо да намерите необходимата информация и да я изпратите до адреса с най-малко време.
