Какво трябва да направи всяка организация, независимо от спецификата и насоките на дейност? Разбира се - водете записи. Потокът на документи е това, което има във всяка институция, затова е ясно откъде е дошло и защо е важна такава професия като чиновник.
Важна позиция
Мнозина казват, че няма смисъл да наемате чиновник, ако персоналът вече има секретар или дори няколко секретаря. Този подход е абсолютно погрешен, защото отговорностите на тези две напълно различни професии включват изпълнение на различни задачи: секретарят трябва да помогне на ръководителя да спазва графика, да отговаря на обаждания, да донесе кафе, да изпълнява малки задачи, а задълженията на чиновника включват контрол върху цялата документация на организацията.
Комплексен документален контрол
Отговорният чиновник трябва не само да контролира циркулацията на документите в организацията, той е и основният надзорен орган на архива. Задълженията на чиновника включват следните функции:
- управление бизнес кореспонденция връзка за управление;
- формиране на структурирана база от документи;
- наблюдение на изпълнението на разпоредбите, посочени в конкретен документ.
Отчитането на кореспонденцията (както входяща, така и изходяща) също води до задълженията на чиновника.
Разлика в отговорностите в малките и големите компании
Както показва практиката, колкото по-голяма е организацията, толкова повече персонал ще има служители. В малки организации, където просто няма начин да наемете чиновник, но не можете без неговите услуги, те привличат човек, който ще заеме поста секретар-чиновник. Отговорности на секретаря както вече стана ясно, това е смес от задълженията на тези два поста. Един човек успява да се справи с всичко, защото работният процес в малките предприятия не е толкова богат и разнообразен, колкото този на мегакомпаниите.
Специфични изисквания, които могат да бъдат представени пред потенциален служител
Отговорностите на чиновника зависят от спецификата на организацията. Например международните организации или компании, които имат чуждестранни партньори, могат да изискват от чиновниците си да превеждат кореспонденция, например, от английски и обратно.
Човек с опит в работата е по-често поеман на такава длъжност, защото тук трябва да имате високо ниво на постоянство и да бъдете наистина щателен човек, който работи от няколко години. Младите хора, току-що завършили образователни институции в тази област и които нямат опит, трябва да се опитат да впечатлят потенциалния бъдещ работодател с желанието си да работят, тогава, може би, има шанс да получат такава позиция дори в голяма, обещаваща организация.
Трябва да разберете спецификата на компанията, с документацията на която трябва да работите. Достатъчно дълбоко познаване на правната рамка, която ръководи предприятието, също е голям плюс за потенциален служител.
Трябва да сте подготвени за факта, че ще трябва да изучавате не само структурата на компанията, но и да станете истински специалист в областта на правилата и стандартите за защита на труда, а също и да не забравяте за бизнес етикет комуникация.
Какво организации не могат без чиновници
Позицията на чиновника винаги съществува в училищата и детските градини на големите градове.Това се дължи на факта, че без човек, който е в състояние да следи цялата документация и, ако е необходимо, незабавно да предостави някой от съхранените документи, не можете да направите.
Задълженията на чиновника в училище малко се различават от задълженията на чиновника, например, в търговска организация. Тук ще се работи с документите на всеки ученик. В края на отчетния период ще е необходимо да се предостави информация за извършената работа. По-добре е човек, който работи в такива организации, да намери лесно общ език както с децата, така и с техните родители, защото проблемите в управлението на документи, наличието на несъответствия, които трябва да бъдат изяснени, са доста често срещано явление.
Всяка голяма детска градина също има свой чиновник. Работните отговорности тук са подобни на тези, които имат служители от този профил в училищата. Това се дължи на единния фокус на дейността на такива публични или частни организации. Такива институции също искат отговорен и квалифициран служител да работи с тях. Отговорностите в детската градина за този специалист остават същите: работа с документацията и архивите.
Някои лични качества трябва да има добър чиновник
- Човек, който иска да стане висш чиновник, трябва да има много добра памет. Емоционалността е враг, който трябва да се бори и да не му се позволява, така че промените в настроението по някакъв начин да повлияят на производителността на работата.
- Толерантността е истинско съкровище, което би трябвало да има чиновник. Работните му отговорности се допълват от функцията да обяснява на много хора „на пръсти“ значението на много документи и значението на всеки отделен „лист“, без което би било нереалистично да се реализира всяко желание.
- Самоконтролът е също толкова важен, колкото и толерантността. В тази област доста често има ситуации, които могат да изведат неподготвен човек извън себе си. Трябва да се контролирате постоянно.
- Уменията за бизнес комуникация ще ви помогнат бързо да решите текущите проблеми с хора, които работят в една и съща организация или са свързани чрез бизнес контакти с компанията.
- Организация на маниакално ниво. Всъщност добрият чиновник никога не отлага нещата и документите за по-късно, защото разбира, че това може да доведе до грешки или пълен хаос, което не бива да се допуска за работа с документи във всеки случай.
