Архивистът може да бъде служител на архива или пазител на документи. Задълженията на архивиста в предприятието са насочени към компетентната организация на работата и работния процес в архива. Нека поговорим за тях подробно в тази статия.
Къде може да работи архивистът?
Задълженията на този специалист са големи. Служител с такава професия е в търсенето там, където има голям работния процес. Така е може да има застрахователни, финансови предприятия, банки, държава институции.
Има и такава позиция като архивист в съда. Неговите отговорности са в управлението на документи в тази институция.
Как се появи професията?
През двадесетте години на 18 век Петър I издава Общия регламент, който поставя основата за формирането на държавната администрация в страната и посочва формирането на архиви във всички ведомствени институции. В същото време беше създадена позиция като актюер. Това беше писар в съда, който участваше в писането на различни актове, вписването им в регистъра.
С течение на времето неговата функционалност надхвърли обхвата на съдебните производства и професията стана известна като „архивист“. През 20 век думата е остаряла и постът „архивист“ я замества.
Основни точки
Архивистът е технически изпълнител. Тази длъжност може да бъде заето от лице, което има професионално образование или средно образование и всички завършени курсове в тази насока.
Служител може да бъде повишен на свободна позиция и да бъде уволнен от ръководството на компанията.
Каква е отговорността на архивиста?
Задълженията на този служител са както следва:
- формиране на архив: може да бъде както на хартия, така и в електронен вид;
- получаване на кореспонденция, която идва в компанията, фиксиране и завеждане в архива;
- издаване на копия на архивни документи или за временно използване на оригиналните файлове в архива;
- формиране на отчет за дейността им.
Освен това задълженията на архивиста в предприятието са както следва:
- предоставяне на документация на компанията, от която е направено искането;
- спазването на правилата за безопасност в архивната зала и техния контрол.
Какви умения трябва да притежава архивистът? Задълженията на този служител е да знае следната информация:
- различни видове актове, разпоредби, свързани с неговата работа;
- процедурата за получаване и подаване на документация в архива, методи и методи за неговото съхранение и използване;
- единна система за чиновническа работа, приета на държавно ниво;
- методи за формиране на опис на документи, техните кратки описания, актове за унищожаване на документацията;
- процедурата за подготовка на документи за съхранение и употреба;
- счетоводни и отчетни процедури;
- организационна структура на компанията;
- Компютърни умения на професионално ниво;
- методи за работа с офис техника на ниво напреднали потребители;
- умения за работа с колосални обеми информация;
- трудово законодателство на Руската федерация.
Освен това той трябва да може правилно да изразява мислите си както писмено, така и устно. Що се отнася до образованието, то може да бъде както висше образование, така че е много желателно то да бъде специализирано („архивен бизнес“, „управление на документи“) и недовършено по-високо. Можете също да се сдобиете с тази професия, като вземете специализирани курсове.
Предимства и недостатъци на позицията
Професията „архивист“, отговорностите на която са очертани в тази статия, има своите плюсове и минуси.
Предимства:
- проста работа във физическия план;
- не се изисква специално образование.
Минуси на професията:
- повечето работници я смятат за най-скучната професия;
- ниско ниво на възнаграждение;
- почти няма кариерно израстване.
Ниво на заплата на архивист
Размерът на възнаграждението за този служител може да бъде от 20 000 до 70 000 рубли. Нивото на заплатата зависи от региона, количеството работа и други нюанси. Средната заплата е 45 000 рубли.
Заключителни разпоредби
Архивистът, чиито задължения са строго залегнали в длъжностната му характеристика, в работата си разчита не само на нея, но и на разпоредбата за архива.
Ако вземем предвид способностите, които архивистът трябва да има, тогава това:
- отлична памет;
- способността да се анализира огромно количество информация;
- способност да се обръща внимание на детайлите;
- канцеларски умения;
- способността да се извършва дългосрочна малка монотонна работа;
- фина ръчна подвижност.
Като се имат предвид личностните черти, интереси, можем да различим:
- способност за организиране;
- чистота;
- постоянство;
- способност да контролирате себе си;
- яснота;
- постоянство;
- педантичност, самообладание.
Качества, които ще възпрепятстват ефективното изпълнение на задълженията:
- невнимание;
- тесни хоризонти;
- неспособност да се организираш;
- невнимание;
- импулсивност.
Основни дейности на професията "архивист":
- задължението за съхраняване на документите в безопасност;
- проследяване на документи за кандидатстване;
- издава при поискване на документи, удостоверения;
- формиране на списък на документация, която трябва да бъде депозирана;
- приемане на документация за съхранение за дълъг период;
- проверка на грамотността и правилността на регистрацията на входяща информация;
- създаване на входяща информационна система;
- изпращане на информация по дела в държавния архив;
- формиране на опис на документация, която се намира в архива.
Права на архивист
Служителят има следните права:
- да знае за проектите и решенията на ръководството на компанията, които са свързани с нейната работа;
- отправят препоръки за подобряване на тяхната функционалност;
- в рамките на своята позиция и инструкции да уведомява висшето ръководство в случай на откриване на недостатъци в процеса на изпълнение на своята работа, да предлага предложения за тяхното отстраняване;
- попитайте висшето ръководство или други служители за цялата документация, необходима за изпълнение на техните задължения;
- свържете се с ръководството на предприятието за съдействие и подкрепа за изпълнение на предписаните задължения.
отговорност
Този служител отговаря съгласно трудовото законодателство за пълното изпълнение на своите задължения.
Имайки предвид административния и наказателния аспект на дейността, можем да кажем, че архивистът е отговорен за нарушенията, извършени по време на работата. В рамките на Гражданския кодекс и законодателството за труда на Руската федерация - за причиняване на материални щети.
