Всяка организация, независимо от формата на собственост и сферата на дейност, създава документи. Поръчки, протоколи, писма, електронни и хартиени. Всички те са част от общото и кадровото управление на предприятието. Успехът на бизнеса и просперитетът на компанията пряко зависят от това колко добре установен е този процес.
Общи основи на организацията на чиновническата работа
Документацията е процес на създаване и разпространение на всички документи на организация. Включително тяхното получаване, обработка, изявление за контрол и изпълнение. В предприятието тази дейност се осъществява от секретар, офис мениджър или цяло звено, оглавявано от водещ специалист - специалист по документи.
Основните етапи на работа в офиса са:
- Създаване или получаване на документи, включително тяхното регистриране.
- Контрол върху изпълнението на документа, неговото прехвърляне на адресираните длъжностни лица, подписване, отговор и други действия.
- Документи за оперативно или архивно съхранение. В някои случаи е възможно унищожаването на файлове и документи.
Воденето на записи в предприятието може да се организира по различни начини, като най-често се срещат следните видове:
- децентрализирана - документите се създават, приемат и обработват индивидуално във всяко звено. Това важи за големите предприятия с разнообразни дейности;
- централизирана - организацията има специално звено, което се занимава изключително с работа с документация. Това може да бъде секретариатът, офис отделът или един служител, изпълняващ тези функции. Характерно за малки и средни предприятия;
- смесен - включва комбинация от първите два вида.
Колкото и да са организирани документите - това трябва да бъде отразено в регулаторните документи на предприятието.
Водене на документи и управление на документи в предприятието - организационна необходимост
Финансовият успех на дейностите на компанията пряко зависи от това колко добре е организиран процесът на работа. Ръководителите трябва да избират компетентен персонал, редовно да отровят секретарите за допълнително обучение и да следят промените в законодателството.
Във всяка организация документите са всъщност "кръвоносната система" на предприятието. С компетентен подход той функционира безпроблемно, доставя необходимите документи на отговорните служители, изпраща писма, премахва ненужни документи за съхранение.
Всеки мениджър на компанията разбира, че документите са система, която трябва да действа ясно и компетентно. Ако е необходимо, обмислете различни опции за електронни асистенти и съответно обучете персонала да работи в тези системи.
Управление на човешки ресурси като основа за стабилна работа на предприятието
В повечето големи предприятия те участват активно не само като цяло, но и в управлението на документацията за персонала. Тоест система, която включва документи, свързани с личните и трудовите данни на служителите.
Управлението на кадровите записи се характеризира с много по-строга регулация. Повечето документи се издават на стандартни формуляри. Всички формулировки и бележки трябва да са в съответствие със закона - по-специално с Кодекса на труда. Освен това компанията има свои актове, регулиращи работните отношения със служителите.
Организацията на управление на документите за персонал винаги е отделна единица на предприятието.Ако фирмата е малка, тогава може да е един служител, но в този случай задълженията му трябва да бъдат посочени в трудовия договор.
Имената на единиците могат да бъдат много различни:
- „Отдел човешки ресурси“;
- „Служба за персонал“;
- „HR мениджъри“;
- HR отдел.
Регулиране на работата в офиса и работния процес
Структурата на чиновническата дейност на предприятието трябва да бъде посочена в местните разпоредби.
Тя може да бъде:
- колективен трудов договор;
- инструкция за деловодството на организацията;
- длъжностни характеристики на служителите, пряко свързани с работата с документи;
- харта на компанията.
Всички нормативни документи на предприятието, свързани с персонала и общата работа в офиса, не трябва да противоречат на действащото законодателство.
Правилно организираният персонал и общата документация са основата на стабилната работа на предприятието.
