Какъв документ е длъжностната характеристика? Достъпна във всяка институция, тя определя функциите, правата и мярката на отговорност на служителя, заемащ конкретна длъжност. Инструкцията е необходима за правилното разпределение на задълженията, навременното изпълнение на трудовата задача, определянето на работните контакти на служителите и техните взаимоотношения, организацията на равномерно натоварване.
Откъде идват инструкциите
При разработването на този документ те разчитат на съществуващата структура на организацията, наръчник за класификация и стандарти за управление.
Разгледайте примера за професията на мениджър на офиса, как се прави длъжностната характеристика на секретаря. Проба от нея (като правило типична) има няколко раздела.
Първият е общи разпоредби. Първият раздел предоставя информация за наетото лице: кой точно може да кандидатства за тази длъжност, на кого се подчинява секретарят и за какво ще се ръководи в работата, описва знанията и уменията му и кой ще го замести по време на неговото отсъствие. Вторият раздел е относно функционалните отговорности. Какво изисква длъжностната характеристика на секретаря?
Той контролира изпълнението от други служители на заповедите и заповедите на ръководителя, организира срещи и срещи, телефонни обаждания на непосредствения му шеф, приема посетители, регистрира кореспонденция.
Това са общи функции - те се изпълняват от всеки секретар. Те могат да се разширят в зависимост от спецификата на предприятието, която ще обсъдим по-долу.
Други елементи и раздели
Разделът "Отговорности" описва подробно всички детайли на дейността. Съдържанието му следва от предишното.
В параграф "Права" длъжностната характеристика на секретаря обяснява за какво може да кандидатства. Това са: оптимизиране на трудовия процес, възможност за използване на необходимите документи или информация за работа, повишаване на професионалното ниво.
Последният параграф „Отговорност“ описва какво отговаря секретарят пред работодателя. Този раздел, подобно на предишния, обикновено е стандартен за повечето от тези инструкции.
И по-подробно?
Какво точно прави този служител? Помислете каква функционалност съдържа типична длъжностна характеристика на секретаря на ръководителя.
Той организира и осигурява от техническа гледна точка управленските дейности на ръководителя. Приема входяща кореспонденция, прехвърля се на конкретни служители или на структурни звена.
Извършва документи, извършва различни операции на компютъра, за да събира и обработва информацията, необходима за вземане на решения.
Длъжностната характеристика на секретаря-референт поема много различни отговорности. Той приема заявления и подготвя документи за подписване на ръководителя, подбира материалите, необходими за тази работа. Той контролира правилността на изпълнението и прави редактиране на проектодокументи, организира телефонни обаждания на началника, фиксира информация в негово отсъствие, предава и получава по факс, копира документи на фотокопир, получава и изпраща телефонни съобщения.
Длъжностната характеристика на секретаря-референт предполага статута на компетентен и компетентен помощник, който подготвя молби и писма от името на ръководителя, изготвя отговори на тях.
И това не е всичко ...
Секретарят планира и организира срещи и срещи, провеждани от властите, за които той събира необходимите материали, уведомява участниците за дневния ред на събитието, неговата дата, а също така изготвя протоколи.
Той контролира изпълняването от служители на поръчки и поръчки точно и в срок и съхранява досие на регистрационна карта. Длъжностната характеристика на секретаря, наред с други неща, го задължава да осигурява на ръководителя на работното място офис техника и канцеларски материали.
Той отпечатва офис материали, поддържа банка данни с актуална информация. Управлява приема на посетители, помага при оперативното разглеждане на заявките и други проблеми. Изпълнява случаи, подава в архива, контролира тяхната безопасност.
Режимът му на работа се установява в съответствие с правилата на трудовия график на организацията. Длъжностната характеристика на секретаря на ръководителя го натоварва с служебни задължения и командировки в случай на производствена нужда.
Говорете за правата и отговорностите
Правата на секретаря в организацията предполагат възможността да се изискват нормални условия на труд от ръководството, съдействие при изпълнение на служебни задължения, информационна поддръжка - той може да поиска всякакви документи, от които се нуждае в работата си.
Той има право да повишава собствената си квалификация, да знае за предстоящите управленски решения относно дейността си, да отправя предложения и да задава въпроси.
Секретарят получава право да подписва справочни и информационни документи в рамките на своята компетентност.
Както всеки служител, той е отговорен за собственото си неизпълнение на трудовите задължения съгласно Кодекса на труда на Руската федерация, за престъпления, извършени през периода на дейност, за причиняване на материални щети.
Ако мерките за правата и отговорността, предприети за тази длъжност в различни институции, са доста сходни, тогава функцията на секретарите, както вече беше споменато, може да варира значително. Разгледайте тези различия като пример за отговорностите на другите представители на поста.
Описание на длъжността на секретаря на учебното звено
Този специалист се счита за технически изпълнител. За да бъде назначен на длъжността, той се нуждае от висше професионално или средно специализирано образование. Какво точно трябва да прави секретарят на отдела за обучение?
Както всеки секретар, той е длъжен компетентно да води документи, да бъде запознат с ръководството на всички отдели на институцията, да може да използва диктофони, приемни и комуникационни устройства, касетофони. Спазвайте стандартите на системата за бизнес документация и трудовите разпоредби, както и защитата на труда и безопасността.
Отговорности на секретаря тренировъчна част
Длъжностната характеристика на секретаря в образователна институция има своите специфики. Той води протоколи от заседания на комисията по подбор, съставя личните досиета на ученици (студенти). Издава и въвежда необходимата информация в личните карти на студентите и академичните записи, попълва книги за издаване на дипломи и техните дубликати, сертификати, студентски регистри по азбучен ред.
Той отчита часовете на преподаване и посещаемостта на студентите, подготвя дневници за обучение, поръчки за движението на контингента. Той получава счетоводна и отчетна документация за приложенията, обработва личните файлове на учениците и ги изпраща в архива.
Дейностите му се осъществяват в тесен контакт с ръководителите на отдели, учители и счетоводни отдели на образователна институция.
И какво прави училищният секретар?
В длъжностната характеристика на училищния секретар се посочва, че този служител се приема и освобождава директно от директора, образованието трябва да има средно професионално образование или общо образование със специално обучение за необходимата програма.
В своята дейност той се ръководи от нормативни документи за документите, трудовото законодателство, инструкциите за водене на трудовите книжки, стандартите за защита на труда, устава на училището и собствения си инструктаж.
Той говори компетентна писмена реч, знае как да работи върху офис техника.
Основните направления на работа
Длъжностната характеристика на секретаря-чиновник на училището ги изброява достатъчно подробно. Той обслужва дейностите на директора и заместниците на училището, води документи, събира информация за училищните работници и ученици. Организира телефонни разговори за директора, получава и предава факсове, телефонни съобщения, записва съобщения в отсъствие на директора.
Секретарят организира заседания на училищния съвет, общи събрания на персонала, настойнически и педагогически съвети, провеждани от директора на събранията. За целта той събира и подготвя необходимите материали, уведомява поканените за събитието, регистрира участниците. Съставя окончателни протоколи.
Допълнителни задачи
Както всеки секретар, той осигурява на директора канцеларски материали и офис техника, създава условия за шефа да работи ефективно. Предава и получава информация, отпечатва документи и материали.
Формира случаите според одобрената номенклатура, изпраща се в архива своевременно. Приема кореспонденция, систематизира по начина, приет в училището, прехвърля от директора на назначените изпълнители, следи изпълнението, изпраща кореспонденцията.
Приема заявления и документи на служители, студенти, родители. Организира приемането, оптималната последователност на заявки и предложения.
Длъжностната характеристика на секретаря-служител в училище по правило предполага неправилен работен график, обвързан с работния график, но изхождащ от работна седмица от 40 часа. В процеса той взаимодейства с администрацията, преподавателския и обслужващия персонал.
Описание на длъжността на съдебния служител
Той има и свои специфични характеристики. Съдебният служител в работата си изхожда от задачата да осигури безпроблемното функциониране на съдебния апарат. Той трябва да извърши голямо количество от необходимите рутинни дейности, свързани с приемане на граждани, подготовка на писма, разследвания, извлечения и призовки, призоваване на свидетели и участници в процеса.
Той съставя и поставя за преглед списъци с дела, които ще бъдат разгледани на заседанието, проверява уведомяването на известието, дава копия от заключенията, проверява присъствието на призованите на заседанието лица, отбелязва часа на присъствието им в съда по призовки.
Освен това секретарят изготвя документи за призовани жертви и свидетели за заплащане на пътуване, по искане на участниците носи съдържанието на съдебния протокол, съставя дела в края на прегледа (административен, наказателен и граждански), води регистър на книгите.
Трудна професия
Негово задължение е също да подготвя копия от съдебни документи, да изпълнява и прехвърля изпълнителни листове, други материали във връзка с изпълнението на присъдата, както и в отделен съдебен ред.
Длъжностната характеристика на чиновника на съда изисква достатъчно ниво на квалификация за изпълнение на задължения. Той трябва да спазва определени забрани и ограничения, специфични за държавната служба, нормите на официалното поведение на служителите.
Какви знания и умения се изискват от съдебния служител?
На първо място, юридически. В официалната длъжностна характеристика на съдебния служител е поставено изискването да знае много закони, като се започне от Конституцията и Кодекса на труда до официалните инструкции, одобрени в състава му на руската федерация.
Повечето от тях са свързани със съдебните производства и дейността на властите.В допълнение към тях трябва да знаете основите на взаимодействие с управленски структури и различни организации, работа в офиса, граматични норми на руския език, тънкостите на бизнес стила в писмен и говорим език, правилата за корекция и редактиране.
Това включва и основното ниво на квалификационни изисквания в областта на информационните технологии, познаването на работния процес и проблемите на информационната сигурност.
И много, много повече ...
Секретарят се нуждае от умения за планиране на работен ден, анализиране и систематизиране на постъпваща информация, подготовка на аналитични материали и провеждане на конструктивен диалог.
В своята дейност той трябва да може да работи с периферни компютърни устройства и интернет, да използва електронна поща, електронни таблици и текстови редактори, да подготвя презентации и др.
Както виждаме, длъжностната характеристика на секретаря-машинописец през последните десетилетия претърпя радикални промени и днес включва много нови технически и информационни изисквания. Съвременният секретар трябва да бъде не само внимателен и изпълнителен служител, но и да бъде в крак с възрастта, използвайки най-новите разработки в своята професионална област.
