служители Задължения на секретаря представляват основната част от инструкциите за извършване на работни дейности за определената заетост. В допълнение към списъка с някои задължителни препоръки, подобен документ съдържа информация за изискванията, правата, зоната на отговорност на секретаря, както и общите трудови разпоредби. Не трябва да се счита, че подобна професионална позиция е проста и не изисква вземане под внимание на някои нюанси.
Общи отговорности
Първо трябва да разберете какви са класическите, унифицирани задължения на секретаря. Накратко те могат да бъдат сведени до следните задължителни препоръки:
- Осигуряване на административните дейности на управлението.
- Получаване и преразпределяне на кореспонденция, обработка, подготовка и изпращане на отговори на получени писма, ако е необходимо.
- Осигуряване на офис работа, събиране и обработка на необходимата информация за висшето ръководство.
- Приемане на документи от служители за предаване на началници за подпис и запознаване.
- Подготовка на срещи и техните протоколи.
- Закупуване на офис и други продукти, необходими за осигуряване на нормални работни дейности.
- Организация на приема на служители и други посетители.
- Изпълнение на редица инструкции.
Изисквания за знания
Отговорностите на служителя могат да варират леко в зависимост от основната им специализация. Независимо от това, знанията в следните области за тази позиция ще бъдат излишни и много полезни:
- Основи на трудовото и административното право.
- Обща етика и бизнес етикет.
- Основи на документите.
- Предпазни мерки за безопасност.
- Правила за работа с компютър и прием и договаряне, както и офис техника.
- Защита на труда.
- Изисквания за водене на бизнес кореспонденция.
Освен всичко друго, е невъзможно правилно да изпълнява задълженията на секретаря без познаване на вътрешните основи на предприятието, рутината на дейностите, регулаторните документи и много други.
Отговорности на асистента
Задълженията на секретаря на ръководителя не се различават много от общите изисквания, дадени по-горе. Освен това получава и предава кореспонденция, занимава се с копиране и архивиране на документи, контролира доставката на заповеди на ръководителя до отговорните лица, провежда необходимата документация, осигурява закупуването на приоритетни стоки. Освен всичко друго, такъв специалист трябва да може да се справи с:
- Предоставяне на административни и административни дейности;
- събиране и обработка и след това предоставяне на информация при поискване от по-високо ниво;
- организиране на телефонни и лични разговори;
- писане на бизнес писма;
- създаване на условия за повишаване на ефективността на лидера и много други.
По правило такива служебни задължения на секретаря на ръководителя могат да изпълняват лица с висше и средно професионално образование. В последния случай значително предимство е наличието на трудов стаж в професията от 2 години.
Права на секретаря
Трябва да се помни, че не само служебните задължения на секретаря определят работата му, служителят, разбира се, също има определени права. Така че те включват възможността да се запознаят с работещи проекти и правото да правят рационални предложения като част от тяхната длъжностна характеристика.Освен това, когато идентифицира недостатъци в рамките на своята компетентност, секретарят има право да насочи вниманието на ръководителя към тези аспекти.
Изисквания към дейността на чиновника
Задълженията на секретаря-чиновник по правило са малко по-различни от описаните по-горе. В този случай помощник-мениджърът трябва да осигурява предимно директни мениджърски дейности, докато чиновникът в по-голямата си част е фокусиран върху работата на хартия. Инструкциите за работата му трябва да включват такива аспекти като:
- Обработка на входяща поща, компилиране и изпращане на отговори.
- Мониторинг на изпълнението на поръчки и инструкции.
- Проверка на правилността на дизайна на вътрешната документация.
- Регистрация, счетоводство, съхранение на документи.
Изисквания за дейността на съдебния служител
Много по-съществени промени включват служебните задължения на съдебния служител. По правило тези специалисти участват пряко в поддържането и определянето на съдебните заседания. Освен това те подготвят писма, запитвания и други документи, могат да призовават лица, участващи в съдебния дебат. Такава активна работа може да се извършва от лице с висше и непълно висше образование, без подходящ трудов стаж. По правило тази позиция се избира от млади хора и момичета, които искат да натрупат опит в съдебната сфера и да продължат кариерата си в областта на съдебната практика.
На някои може да изглежда, че подобно свободно място не изисква специални знания и умения, така че ще подхожда на мнозина, но това не е напълно вярно. Какво друго прави съдебният служител? Неговите задължения включват:
- Спазване на Конституцията, Федералните закони и всякакви други нормативни нормативни актове и разпореждания.
- Изпълнение на заповеди на съдия или други упълномощени лица.
- Взаимодействие с други членове на съдебната структура за решаване на въпроси от компетентността на чиновника.
Обща информация
служители задължения на чиновника, помощник-началникът и служителите на съда се регулират от специален документ, наречен длъжностна характеристика. Присъствието му във всяка компания е задължително, тъй като според определения списък от правила служителят разбира какви действия трябва да извърши и кои не. Такъв документ е разработен и изготвен с участието на мениджърския екип и несъмнено съдържа такива подраздели като общи разпоредби, права и задължения, зоната на отговорност, отношенията на служителите в компанията, както и необходимите приложения.
